探析人事档案管理模式的发展方向

2020-11-26张晔

商品与质量 2020年21期

张晔

河南省计量科学研究院河南郑州 450000

在现代计算机技术快速发展的过程中通过利用网络技术能够实现信息的传输与共享，提高资源交换的整体效率，而这种颠覆性的变革对我们的日常生活工作产生重要的影响。档案作为人事管理的重要组成部分，由于传统的档案以纸质为主，存在着材料多、查找困难、管理复杂等问题，为此必须要积极推进人事档案信息化的建设，完善信息化管理制度，保证档案信息化工作开展效率全面提高，这样才能够充分的加强档案管理工作的服务性特点[1]。

1 现代人事档案管理工作的价值

当前企业在经营管理的过程中，需要依照工作人员的兴趣以及工作的能力合理对岗位进行安排，这是对员工积极性进行强化，让企业经营质量提高的有效方式。在经营管理的过程中，人事档案管理工作主要包含以下两点内容：首先，人事档案是对工作人员信息进行记录的载体，在管理和招聘的时候，企业可以对人事档案进行完善，充分了解工作人员的实际能力和工作经历，让招聘人员和管理人员更好的了解员工[2]。在管理的过程中，对人事档案进行合理的管理，可以积极的帮助管理人员选择人才，依照人才的能力选择合适的岗位，让优秀人才的能力充分的挖掘出来，对企业的管理质量提升具有很大的帮助，其次，在企业发展的过程中，人事档案也是保证企业员工利益的基础，员工的离职、转岗、退休等都需要根据人事档案的记录来进行操作，在员工工作的时候属于原始凭证，在实际操作的过程中具有一定的法律效力。

2 人事档案管理模式的发展方向

2.1 利用现有资源，借助网络进行信息共享

当前是网络时代，最大的一个特点，就是信息共享。人事档案管理模式的发展，也应该跟随时代的潮流，借助网络进行信息共享。就比如我们经常说的：你有一个思想我有一个思想，互相交流就有两个思想，信息共享，就能够很好的帮助我们取长补短。再者来说“一千个个读者就有一千个哈姆雷特。”每个人的见解都是独到的，我们进行信息共享，就可以很好的将优秀的建议吸纳进来，完善自己本身的管理模式[3]。

2.2 人事档案是办理公证的信息来源

随着人们法律意识的增强，经济的发展，个人家庭财产的丰富，近年来，做公证的业务越来越频繁。公证一般都要进行人事档案的摘抄，这就要求人事档案管理人员做到公正公平，实事求是进行人事档案的摘抄。如：摘抄《职工履历表》或《干部履历表》时，表中的父母情况、配偶基本情况、子女情况、社会关系情况等如实填写。有的人事档案中的履历表不止一本，要认真查阅，进行综合分析后，摘抄其中一本履历表，并在公证用的摘抄记录上注明摘抄的是哪年哪月哪日的履历表。如果有问题，负责人事档案摘抄的人员和公证处的人员要协作研判人事档案材料，保证公证的严肃性。

2.3 人事档案信息化发展趋势的现实可行性

计算机技术和互联网技术被人事档案信息化广泛应用，从理论上将这两者的应用改变了人事档案信息化的存在方式，从静止发展逐渐趋向动态发展。这一转变不仅展示了信息化的价值，最重要的是信息化的发展提高了人事档案的运行方式以及管理质量，使人事档案管理工作更加依赖信息化，这也进一步凸显了信息化所占据的社会地位。但是在实际人事档案管理工作中，人事档案管理工作依据处于传统的工作方式，从本质上讲违背了信息化发展的要求。但是随着科学技术的不断发展，相信不久后人事档案信息化成为工作的必要方式，建立人事档案系动化系统，对人事资料进行自动化管理指日可待。通过人事档案自动化管理系统，对相关工作人员的工作情况、绩效考核、业绩评定、工资工龄等情况进行系统的存储，及时的更新，并且方便资料的提取。大力推行人事档案管理信息化工作，使整个工作在短时间内进入正常的工作状态，从而避免资料的杂乱现象[4]。人事档案管理信息化，就是以信息化为载体，以计算机技术为管理手段，以网络传播为途径的一种新型管理方式，这样能够保障人事档案管理工作的有序发展，还能够实现资源的共享，在对人事资料进行查找时，免除了各种因素的困扰。

2.4 加强对人事档案信息化建设的投入力度

从现阶段来看，在人事档案信息化建设的过程中，必须要从资金，技术，设备管理等方面加大投入，这样才能够确保人事档案信息化建设管理水平全面增强，通过制定合理的人事档案规划及目的能够确保各个资源项目得到优化，保障信息化系统的顺利开发，而且也能够改善人事档案，硬件设备和软件设施，确保在软硬件条件下，根据具体的网络环境来购置相应的硬件设施，保证档案信息数据库建设水平得到提高，在档案信息数据库建设时，还要确保硬件投入和采购满足网络通信安全等要求[5]。各级单位领导最主要的就是加强对信息化人才的培养，为档案管理人员提供更多的学习实践机会，确保档案管理的质量和水平得到全面提高。加强档案管理人员的信息素养，拓展自身的知识，提高自己运用信息技术分析和解决问题的能力，打造一支更高质量的档案信息化管理团队。