数字化时代高校档案管理信息化建设

赵帅

山东商务职业学院 山东烟台 264000

在新时期下，高校规模不断扩大，学生数量、教师人员数量逐年增加，这也就导致高校档案急剧扩张，传统人工档案管理模式难以适应，需要结合数字化时代背景，构建起信息化档案管理模式，为高校各项工作的顺利展开奠定基础。因此，联系实际分析数字化时代下高校档案管理信息化建设路径是十分必要的。

1 档案管理信息化建设的必要性

档案通常是历史进行社会活动下的产物，在保存的过程中有多种形式，记载方法也多种多样。高校档案管理作为高校教育中的一项重要内容，其中不仅是涵盖了较为丰富的校园历史文化，同时还包含了较多的学生、教职人员信息，其合理化管理对于高校的健康发展有着重要意义[1]。通常情况下，高校档案管理包括收集、整理、研究、编辑、保管、服务等内容，工作较为枯燥、复杂，若是单纯依靠人工来完成，则难以对高校各项活动产生的活动项目进行详细记录，信息化管理模式就能够较好的改善这一状况，并提高档案管理质量与效率。一方面，随着高校规模的不断扩大，以及高校自身职能的日益明确，如何加快教育基地建设，成为高校必须要考虑的重要问题，在一定程度上为档案管理工作提出了新要求，增加了档案管理难度，数字化信息化档案管理，能够最大程度上降低档案管理难度，提高工作效率，同时延长档案保存年限，为高校建设提供更多参考；另一方面，数字化时代的到来，为档案管理人员提出了新要求，随着高校档案管理难度的增加，人工管理难以维持工作正常进行，需要消耗较多的人力、物力、财力成本，信息化建设能够改变传统档案形式所带来的不便，是适应社会与时代发展的重要转变。

2 数字化时代下高校档案管理信息化建设路径分析

基于上述分析，不难发现在时代快速发展下，社会逐渐发生变化，数字化在高校档案管理中的融入，无疑是为档案管理的持续优化创造了有力条件，需要高校在今后不断强化信息化建设，提高整体管理水平。

2.1 推动档案数字化

数字化档案的实施，能够减少纸质档案的存放空间，避免纸质档案出现损坏、丢失、随意借阅等情况，同时方便查阅，扩大档案资料的存储空间，为后续开展的各项管理工作提供保障[2]。首先，将档案信息录入到计算机中，包括音频、文字、图片等，都需要有效录入，确保后续能够有效查询到相关信息及其完整性。其次，核对录入的信息数据，主要目的是防止档案信息出现错误，保证信息数据的真实性、可靠性、完整性。最后，已经录入的信息数据，应结合实际变化进行更新，强化管理，使数字化档案更加具有真实性、实时性特征。

2.2 加强基础设施建设

高校档案管理信息化建设，在很大程度上依赖于基础设施，只有基础设施得到保证，才能构建起一个相对完善的档案管理信息系统。为此，高校可以从以下几方面着手展开工作：

（1）硬件设施优化，更新计算机、扫描仪、照相机、录像机等设备，便于扫描录入各种信息，并为档案信息提供一个较为安全的储存场所，保证信息录入能够顺利完成。

（2）在软件方面，除了要定期更新计算机系统，所有的软件应用与设计，都需要结合高校档案管理的需求，下载专门的管理软件，应用防火墙技术提高计算机的安全性，阻隔病毒、恶意软件，保证档案管理安全[3]。

2.3 重视人员综合培养

信息化的实现，为高校档案管理人员提出了更高的要求，必须要加强自身学习，提高工作效率与质量。第一，高校应加强对管理人员个人素质、业务能力的培养，除了专业的管理知识，还需要具备较强的信息技术能力，学会如何利用计算机、扫描仪等，保证基础工作能够顺利完成；第二，引入能够较好使用电子设备、计算机并具备一些基本档案管理能力的复合型人才，为高校档案管理信息化建设提供助力[4]。

2.4 强化信息安全意识

信息化建设虽然为高校档案管理工作带来了较大改变，提供了诸多便利条件，但由于网络本身是一个较为开放的环境，存在木马病毒、黑客等，一旦受到攻击，大量档案信息会泄露，为学校发展带来较大影响。这也就档案管理人员必须要具备较强的信息安全意识，在实现档案信息共享的同时，还应该重视信息安全问题[5]。一方面，学校应将安全意识纳入到档案管理人员培训的范围内，在日常工作中不断提高安全警觉性，若是发现可能存在的隐患问题应及时上报，并采取有效措施加以解决，从而有效预防问题；另一方面，加强计算机系统的安全防护功能，采用有效的技术手段抵御病毒、黑客的恶意攻击，避免出现档案信息被窃取、篡改的情况，同时为了防止出现档案丢失的情况，还需要做好双重的档案备份，确保档案信息安全。

3 结语

综上所述，高校档案管理对于学校运营、管理、维护等都有着重要作用，属于一项基础性工作，能够为其他工作提供重要参考。随着档案数量的不断增加，原有的档案管理方法无法完全适应，影响工作效率，必须要结合数字化时代特点，通过推动档案数字化、加强基础设施建设、重视人员综合培养、强化信息安全意识等方式构建起信息化管理模式，保证档案管理工作质量与效率，促进高校持续发展。