疾病预防控制中心档案管理数字化建设的路径思考

连刚强

(佛山市三水区疾病预防控制中心，广东 佛山 528100)

0 引言

疾病预防控制中心是政府组建的公益事业单位。疾病预防控制中心的主要作用是保护人民健康、预防疾病传播，其工作职能主要是对于传染病的疾病进行预防，并对突发卫生事件进行处理。在疾病预防控制中心运作中，档案资料是极其重要的参考依据，其中疫情数据更是珍贵的资料文件，对防控疾病研究有至关重要的意义。在开展疾病预防控制中心档案管理工作时，对数字化管理技术进行充分应用，能够提高档案资料的规范性以及标准性，并且有利于提升档案资料的综合利用效率，能够为促进疾控事业的高效发展奠定良好基础。

1 疾病预防控制中心档案管理数字化建设意义

现阶段，信息化技术以及数字化技术的快速发展促进了各行各业的进步以及变革，在档案管理过程中促进数字化建设对提高档案管理水平具有重要的意义。主要表现在以下方面：第一，促进疾病预防控制中心档案管理数字化建设能够提高档案管理效率。传统的档案资料是以纸质文档为主的，在对档案资料进行管理时，需要投入大量的人力、物力以及财力，并且消耗的时间也比较多。在管理过程中因为工作人员的失误可能会出现资料错误的情况。特别是在对资料进行二次查阅时，复杂程度比较高，这会在很大程度上影响档案管理工作的整体效率，不利于充分发挥档案资料的应用价值。而利用信息技术促进档案管理的数字化建设，不仅能够节省管理人员的投入精力以及工作时间，而且能够降低在档案管理过程中出现的错误情况，进一步提高档案资料的真实性以及完整性。特别是利用档案管理数字化建设工作能够对各种管理软件和管理技术进行充分应用，有利于开展二次查阅、调用以及复制档案，可以提高档案资料的开发利用效率。第二，促进档案数字化建设能够优化档案管理环境。在开展传统档案管理时，纸质文档很容易受温度、湿度以及空气等外界环境的影响，并且在长期保存中会出现丢失、数据模糊以及破损等情况。建立数字化档案管理系统，可以直接利用相关软件开展档案保护和管理工作，在极大程度上优化了档案管理环境。对一些比较陈旧模糊的文字档案，可以将其转化为电子档案进行保存，方便后期开展档案资料分析利用工作。在利用数字化管理系统进行档案查阅以及整理时，可以直接利用计算机完成各种需求，有利于提高纸质档案的使用频率与档案保存质量[1]。

2 疾病预防控制中心档案管理数字化建设中存在的问题

2.1 数字化管理制度不完善

在疾病预防控制中心档案管理数字化建设过程中存在的最主要问题是数字化管理制度不完善、不科学，严重影响了档案管理数字化及社会水平。当前，信息化技术的快速发展提升了疾病预防控制中心档案管理工作效率，与质量。但是在实际档案管理过程中，因为传统思想的影响，并没有建立完善的信息化档案管理体系，再加上没有建立全面可行的档案资料库，导致档案过于分散，不能对各个科室的资料进行收集和整理，影响档案资料的全面性，从而影响档案的利用效率[2]。

2.2 数字化软硬件设施投入不足

在档案管理数字化建设中加强数字化软硬件设施投入工作是保证数字化建设顺利进行的重要基础。但是疾病预防控制中心在构建信息平台时，并不重视软硬件设施的投入工作，导致在采购软硬件设施时，资金投入不足，使用的软硬件设施比较落后，这会使软硬件设施投入使用后存在很多问题而影响档案管理数字化建设效果。

2.3 缺乏复合型管理人才

档案管理人员是确保档案管理数字化建设能够顺利进行的重要因素。在开展疾病预防控制中心档案管理数字化建设的过程中缺乏复合型管理人才是影响数字化建设进程的主要问题之一。现有的档案管理人员受传统档案管理理念的影响相对较大，不能及时掌握数字化档案管理的各种技能以及方法，并且对档案管理工作缺乏正确的认识，会在一定程度上影响档案管理效率和质量。还有一些档案管理人员没有积极的专业素养，不能摆正工作态度，在对档案资料进行处理时，会丢失部分信息而影响档案管理工作的整体水平。

3 疾病预防控制中心档案管理数字化建设路径

3.1 转变档案管理理念

在促进疾病预防控制中心档案管理数字化建设的过程中，必须转变传统档案管理理念，树立数字化档案管理理念，才能够为档案管理数字化建设奠定良好的基础。档案管理数字化建设本身就是从思想上开始的，要树立现代化档案管理理念，才能打破传统的档案管理格局，突破封闭管理过程中存在的限制，促进传统档案管理朝着数字化档案管理的方向转变。疾病预防控制中心领导人员以及管理人员需要正确认识档案管理数字化建设的意义，要了解数字化建设的紧迫性以及必要性。要加强档案管理数字化建设的宣传工作，提高工作人员对数字化建设的理解与认同。与此同时，疾病预防控制中心需要创新档案管理理念，要对传统的静态管理模式进行改变，使其成为动态管理模式。并根据疾病预防控制中心的具体情况确立正确的数字化档案管理观念。除此之外，在开展档案管理数字化建设时，要将该项工作纳入到疾病预防控制中心的发展战略规划中，要在实践中对档案管理数字化建设中问题进行准确分析和把握。同时要查找产生问题的原因，尽快提出有针对性的解决措施。这样才能够提升疾病预防控制中心档案管理数字化建设水平[3]。

3.2 建立全面准确的数字化档案数据库

为了提升档案管理数字化建设水平，需要建立数字化档案管理数据库。因为疾病预防控制中心涉及到的档案资料比较多，为了保证数字化建设工作能够顺利进行，需啊哟对庞大的传统纸质文件进行有效处理，使传统纸质文件向数字化档案管理方向转变。因此，数据库建立具有至关重要的意义，同时是档案管理数字化建设的必要环节。在数字化管理数据库建立过程中，必须以疾病预防控制中心的具体情况为基础，确保数据系统的合理性与全面性，同时要与内部工作人员达成共识，才能够使工作人员在最短时间内掌握数字化档案数据库的应用规范和方法，提高档案管理效率。除此之外，在开展数字化档案数据库建立工作的过程中，疾病预防控制中心工作人员需要根据档案数据库的具体情况，建立相应的管理系统以及规章制度，要在促进资源共享的同时，保证档案管理数字化建设的规范性以及标准性。这样能够确保在档案管理数字化建设时，与我国的相关法律法规以及规章制度相适应，提高档案管理数字化建设的合法性与规范性。

3.3 加大数字化软硬件设施的投入

软硬件设施是疾病预防控制中心档案管理数字化建设中的必需品，是决定档案管理数字化建设效果的关键因素。因此，疾病预防控制中心要重视软硬件设施投入工作，要对软硬件设施进行充分有效应用，才能够确保档案管理数字化建设的有效性。疾病预防控制中心在对软件以及硬件设施进行投入时，要根据自身的经济水平采购合理的软件和硬件设施。同时要确保软硬件设施与档案管理数字化建设发展需求相适应。在对软硬件设施进行选择时，要坚持从优选择的原则选择与档案管理数字化建设发展最适合的设施设备，这样才能够确保数字化建设能顺利发展与实施[4]。

3.4 重视对数字化档案管理人员的培养

为了加快档案管理数字化建设进程，需要重视档案管理人员的培训工作，要培养复合型档案人才，提高档案管理数字化建设效率。复合型档案管理人才是档案管理数字化建设中必不可少的重要因素，疾病预防控制中心需要对现有的档案管理人员进行数字化技能培训，使管理人员能够适应数字化建设各种需求。除此之外，疾病预防控制中心需要积极引进具有较高水平的档案管理人才，要尽可能提高复合型档案人才的薪酬以及待遇，提高对人才的吸引力，充分利用人才，确保档案管理数字化建设顺利进行。在人才培养时，除了要对管理人员的专业技能进行培训外，更重要的是要加强对人才综合素质的发展与培养。这样才能够提高复合型档案人才培养水平，保证数字化建设顺利发展。

5 结语

综上所述，在疾病预防控制中心档案管理数字化建设的过程中，必须认识到档案管理数字化建设的必要性，同时要了解在数字化建设中存在的各种问题。在此基础上，从转变档案管理理念，建立数字化档案数据库，加大软硬件设施投入，重视人才培养等方面出发，提高档案管理数字化建设效率，加快档案管理数字化建设进程，提升数字化建设水平。这对提升我国疾病预防控制中心档案管理工作效率与质量有积极意义。