浅谈对建筑设计单位档案管理工作的几点建议

2020-11-26李乐苹

建材发展导向 2020年7期

关键词：库房纸质建筑设计

李乐苹

(湖南省邮电规划设计院有限公司，湖南长沙 410000)

1 建筑设计档案档案管理中的主要问题

1.1 管理流程性较差

在档案管理实践中，绝大多数单位都将管理工作放在建筑设计全流程的末端开展，仅是对相关资料的简单收集，未做到向全设计流程的有效渗透。此外，过度依赖对纸质档案的应用，没能意识到电子档案对管理效率的促进作用。

1.2 管理制度缺失

大部分建筑设计单位由于对经济利益的过度关注，只重视设计任务的承接、设计方案的优化，在其中投入绝大部分精力，而对于档案管理工作却觉得可有可无。部分设计单位甚至并未设置关于档案管理的相关制度，亦或是制度条款不够完善，实际执行效果较差。

1.3 档案管理意识不足

对我国建筑设计行业的整体情况进行分析可以发现，很多单位的设计人员及档案管理人员管理意识较差，没能对建筑归档工作形成足够的关注，无法理解档案资料积累对实际工作所具有的意义和作用。部分负责档案管理的工作人员并不是专业出身，专业知识和技能储备较差，实际管理过程经常出现遗漏。因此，经常会出现建筑设计文本无法及时归档的情况，文本丢失、损坏等问题层出不穷。

1.4 档案库房陈旧落后

我国建筑设计行业早期所建设的档案库房标准要求严格性较差，实际应用的管理设备与技术较为陈旧、落后，已然无法满足目前的管理需求，长此以往会给档案管理和利用形成不必要的麻烦，甚至会对档案资料自身安全形成直接影响。

2 完善建筑设计单位档案管理工作的主要措施

经过上文对我国建筑设计单位在档案管理方面普遍存在问题的分析可以发现，其关键在于管理意识的缺乏。因此，要从提高重视程度入手，同时加强对有关制度、人员和设施配备的优化。具体措施如下：

2.1 档案管理流程一体化

档案管理不应该被当作建筑设计活动的末端环节开展，而是应该深入到建筑设计与建设的全过程，由产生流程为起始，直到档案转换成档案的全过程进行一体化管理。档案载体主要分成两种：纸质载体档案和电子载体档案。要针对纸质项目文件开展全生命周期的动态过程控制，构建起有序化、可控化、可追溯化的文件管理体系，从源头上实现对文件产生的规范，防止文件在进入到档案管理过程各种问题的出现，降低档案管理人员工作量，在文件运转结束后直接进行鉴定上架保存或者销毁。随着计算机技术、互联网技术等现代高新科技的发展，信息化管理已然成为建筑设计档案的主要管理方式之一。与传统纸质载体相比，对电子文件文档的有效利用，能够充分保证建筑档案的永久性，同时提高实际工作效率，达成一次性保管需求，归档过程更为快速，在最大程度上缩减人为活动对于设计档案的影响。

2.2 优化档案管理制度建设

第一，要针对档案管理活动进行科学化分解，明确划分每个环节的主要负责人及相应权责，同时制定考评体系和指标，防止在出现问题之后推脱责任的情况出现。第二，积极完善相关软硬件设施配备，制定更为严格化的档案管理制度，管理人员要妥善保管各类档案资料，依据实际生产与管理需求定期进行检查与修正。保证建筑电子档案归档的及时性，以制度建设合理管控档案资料产生、归类整理以及管理等各项活动的工作进程，避免由于未及时归档造成资料丢失等问题的出现，保证设计档案的完整性，为设计单位后续各项工作的开展提供经验性资料。

2.3 加强培训体系建设

设计人员和档案管理人员属于建筑设计单位各项资料管理的直接参与者，为切实提升其档案管理意识，充分意识到档案管理工作对单位发展的重要作用，需要定期开展相关专业知识与技能的培训活动，聘请相关专家组织相关讲座，优化本单位档案管理人员的专业素质，同时加强思想建设，使每个工作人员都能充分意识到自己所负责工作的重要意义。

2.4 激励机制的完善

为实现对档案管理工作的进一步完善，建筑设计单位负责人要充分优化本单位激励机制，将实际管理效果与相关人员的薪资待遇挂钩。对能够在档案管理工作中认真负责、未出现纰漏的档案管理人员给予一定物质奖励，同时为其提供一定的晋升机会；而对于实际管理效果较差的情况，要严格追究相关责任人，采取通报批评或物质惩罚等措施，严重情况下给予开除处理。

2.5 档案库房的改建

第一，要充分依据国家相关部门所颁布的行业标准进行库房建设。第二，在改造过程中要充分关注某些关键性技术指标，比如温度、湿度等，温度通常需要控制于14℃-24℃范围内，而湿度则应处于45%-60%范围内，这样才能有效延长纸质档案的寿命，避免霉变等损坏档案载体的问题出现。第三，倘若以旧房作为库房，其朝向应以东或者南朝向为主，不应该与卫生间等湿度较大的区域相邻。此外，要充分考量库房地面的承重效果，尤其是库房位于较高楼层的情况下，要对其进行实地勘测，不应该随意进行改建。