企业档案数据信息化建设的思考

2020-11-25张雅丽

无线互联科技 2020年21期

关键词：档案管理信息化建设

张雅丽

(山西省市场监督管理局信息中心，山西太原 030000)

0 引言

随着大数据时代科技的发展、“多证合一、一照一码”登记制度的推广，进一步完善企业登记电子档案管理，满足不断发展变化的档案管理需要，加快企业档案数据信息化建设已经显现出重要作用。

1 企业档案数据信息化建设的必要性

1.1 满足新形势下全程电子化的档案管理要求

为构建开放和服务型政府，《国务院办公厅关于加快改革的登记制度“多证合一、一照一码”的意见》提出通过大力促进电子化注册的管理模式，满足新形势下企业档案数据化建设的要求。如采用网上申请、网上受理、网上审核、网上公示、电子执照等电子化登记方式[1]。

1.2 适应大数据时代下档案管理的要求

电子档案可以进行实时归档，文件只需要以正确的形式发送给档案管理人员，节省了时间和精力，而且保证了信息的准确性，提高了工作效率。此外，采取电子档案可以进行实时归档技术，还可以极大地提高企业登记业务的受理效率和社会公共查询服务效能。

2 企业档案数据信息化建设的优势

2.1 减少成本、提高效率

2.2 数据安全，存储时间长

电子文档在管理的过程中，只需确保按照国家标准及相关特定要求进行存储、保证设备的安全，便可以一直进行使用。避免了传统纸质档案容易存在的损毁、丢失或是出现时间过久而无法查看的现象，确保信息数据的安全性及可靠性。

2.3 实现快速查询、检索、补充标记

电子档案不仅能够全面、完整、准确地将企业档案信息保存下来，还可以满足大数据档案管理的需要。通过采用云计算的方式对电子档案进行存储，快速检索可以实现随时随地地在相关设备中进行查询，只须进行一次信息录入，便可以随时随地地为人们提供档案查询服务[2]。

3 企业档案数据信息化建设管理中存在的问题

3.1 电子档案的法律效力及真实性验证

电子档案的真实性一直是档案管理部门关注的核心问题之一。电子载体易于修改、复制、传播的特性，对于注重保持“原始状态”的档案部门而言，无疑带来了新的管理挑战。在实际工作中，档案室担负着接收和整理档案的重要职责。在纸质档案转化成为电子档案的过程中，档案室在如何保障纸质档案和电子档案的法律效率及真实性是企业档案数据信息化建设管理的难点与重点[3]。

3.2 电子档案管理的安全性

3.2.1 不易保证电子档案数据的安全性

信息化时代海量的企业档案信息资源库建立之后，客观上电子档案存在被复制、窃取、篡改破坏等安全隐患。因而必须采取切实有效的安全防护技术和措施，对电子档案全程实现“不间断”的防护，否则无法确保电子档案数据的安全性。

3.2.2 电子档案信息安全保障技术及设备不足

一方面我国信息化产业核心技术发展尚未成熟，自主研究不足，全面的电子信息化管理容易导致档案信息被敌对势力窃取，为我国电子档案的信息安全带来隐患；另一方面，保密安全技术的落后，使得电子档案系统易遭遇不法分子入侵、病毒入侵等，进而使得电子档案无法读取、内容篡改，更甚至于出现保密信息泄露的情况。

除电子档案信息安全保障技术的落后外，保障电子档案信息化的设备也存在供应不足、设备老旧、无法达到保密级别等问题，安全防护存储设备的过时，将会产生一些不可弥补的错误，不利于电子档案的安全保障工作。

3.2.3 档案人员安全防范意识薄弱

档案管理人员对电子档案信息安全的专业性知识不足，档案法制观念淡薄，尚未建立起良好的电子档案安全意识，解决突发事件的能力较差，缺乏信息备份、保留和保存机制。这种潜在的隐患可能会造成我国数字档案资源的严重流失，无法保证信息化电子档案的安全。

3.3 缺乏对电子文档及其归档重要性的认识

档案的归集整理是十分重要的工作，然而目前很多机构对于自身的档案管理没有足够的认识，更遑论对档案进行精细化管理，使得档案管理处于混乱的状态。在企业档案数据信息化建设中应该有专业的管理人员负责，档案管理人员需要有较强的档案法制意识，而且需要具有相应专业的技能及知识支持，否则容易使得电子档案损坏、损毁、丢失，造成不可挽回的损失[4]。

4 企业档案数据信息化建设管理中存在问题的解决对策

4.1 树立法律、法规及行业标准

目前，相关法律、法规及行业标准的制定赋予了电子文件和电子签名具有法律效力，为企业档案信息化提供了法律依据。如《电子签名法》《电子文件归档与管理规范》《纸质档案数字化技术规范》等。在山西省市场监督管理局推进企业档案数据信息化建设的过程中需要从政策方面对电子档案的效力及真实性核验问题进行支持。如可以根据国家相关政策法规对采用电子报送方式报送的工商档案资料规范相关措施，在电子档案形成后，档案管理部门要肩负起对电子文件初始状态的维护、保障和延续工作，同时还需要防止电子档案被篡改、误用，确保其真实性[5]。

4.2 保证电子档案管理安全性问题

4.2.1 制度保障

从电子档案信息安全标准体系着手，建立制度保障机制。电子档案在内容、载体上的关系不如纸质资料紧密，按照《中华人民共和国电子签名》的要求，对网络电子文件采用可靠的技术手段，标准化数据处理规则，确保相应规章制度的执行，即可满足法律的要求保证电子档案的安全性、真实性、完整性。

因此，在山西省市场监督管理局推进企业档案数据信息化建设的过程中，可以采用数字证书和PKI技术，确保电子档案签字的真实性，充分发挥电子档案作用，优化电子档案管理。

4.2.2 基础保障

推动企业档案数据信息化建设需要加强技术及设备等基础保障的支持。电子化办公时代的推行使得电子文件成为文件的载体，企业档案数据信息化建设需要的技术可以从以下几个方面展开加强：电子档案元数据维护，保障电子档案的真实性；提高数字档案输出技术；进一步开发电子档案信息保密技术等。

程序的良好运行是建立在设备正常运作的基础之上的，因此在档案信息化管理中除上述技术需要加强外，电子信息存储设备也需要进行提升，以提供基础设备保障。

4.2.3 加强档案管理人员保障

加强档案管理人员保障。首先，可以在招聘人才的过程中，选择高素质的档案管理专业的人才；其次，提高档案人员的思想素质，使其树立正确的档案管理意识，重视档案管理工作；最后，开展培训，加强档案管理人员对电子档案管理信息技术的学习。

4.3 加强对电子文档及其归档重要性的认识

企业档案数据信息化建设中核心工作是对电子档案的归档与整理。在规范电子档案管理、建立电子文档工作管理制度上，可以从以下几个方面进行：一是严格遵守国家相关电子文件归档管理规范的规定;二是建立平台软硬件测试、维护和管理系统;三是建立电子档案管理合作机制;第四，建立电子档案信息安全管理应急预案做好档案备份与预留保存。