社保档案管理中的数字化技术探究

胡文惠 平和县机关事业单位社会保险中心

社保档案直接关乎到国家人民的利益，也是保障我国公民正常生活的重要方法，以便于我国公民能够在生活中享有属于自己的相应利益。但是，就从当前的社保档案中能够看出，很多社保档案在管理过程中都存在很多的问题，那么为了能够更好的保证社保档案的完整，进而为人民提供更加完善的服务，就需要积极引进数字化技术，更加全面的管理社保档案，为国家发展打下良好的基础。

一、社保档案管理工作的作用

（一）具有重要的使用价值

社保档案中详细的记录参保人员相应的信息和缴费记录，而通过对其有效的管理，就能够及时的反映出个体的参保情况。这样也就能够从侧面看出社保档案具有一定的专业性和真实性，可以作为基础信息供相应单位或者是个人使用，同时也是公民享有利益的基础凭证，具有较高的使用价值，所以社保档案管理工作在社会发展中非常重要，是公民参与各种事情的重要凭证。

（二）社会发展的重要基础

在我国社保事业发展越来越快的今天，社保事业也就越来越受到人民的关注，为了能够保证满足人民的利益，就需要对社保档案管理工作进行规范化管理。在当前的社保档案管理工作中，不仅有着明确的法律规定，而且对于社保档案的管理年限也有着详细的规定，相应配套服务在不断完善，这些都为我国社保事业的稳定发展做出较大的贡献。

二、数字化技术在社保档案管理中的优点

（一）征管信息预测

因为社保档案主要是基层人民，那么需要接触到的信息就非常多，内容涉及方面较广，不仅仅需要收集公民的基本信息，而且还有着公民相应的各种资料。而征管信息预测就能够帮助社保档案管理更好的完成这些工作，通过利用数字化技术来建立管理系统，就能够明确每一位公民的基本信息，在这其中包括姓名、年龄、家庭住址等等，都能够在数据后台搜索到，这样也更加有利于公民根据自身情况进行投保，让社保档案管理更加方便，更好的保护公民的基础信息。

（二）机构内控管理

将数字化技术应用于社保档案管理中，就能够将经办机构的信息有效的录入其中，并且更加明确的让管理人员看到公民每一笔业务的流向和内容。这样在对机构进行审计时，就能够更加及时的查找出该项业务的具体内容，更加明确的了解到业务的实际信息，在社保档案管理中应用数字化技术，为社保档案管理体系的完善提供非常大的帮助，利用数字化技术不仅仅为其提供有力的技术支持，还能够有效的提高管理水平和质量。

（三）经办业务事后监督

对于社保档案来说，不管是使用哪种技术来进行管理，都需要进行事后监督，这是进一步保证管理质量的重要手段，而且在事后监督过程中还需要设立相应的部门，这样才能够让工作有秩序的进行。在数字化技术没有完全的投入到社保档案管理工作中时，在这其中所存在的问题并没有及时的被发现。而通过建立经办业务事后监督部门，就能够第一时间发现数字化技术应用于社保管理中所存在的问题，更好的保证社保管理工作能够顺利开展，并且经办业务事后监督部门也作为一种警示，提醒工作人员要认真工作。

三、社保档案管理工作中所存在的问题

（一）基础管理不够全面

在进行社保档案管理过程中，想要让档案工作能够顺利完成，就应该保证相应设施的完善，以及管理体系的标准化。特别是当前对于社保档案管理工作要求越来越高的前提下，就更加要保证基础工作的顺利完成，这样才能够有效的进行下一步工作。目前社保管理工作内容较为简单，涉及内容不够全面，所能够使用的应用软件较少，并且并没有合理化的管理，这些问题都严重的影响到社保档案数字化效果。

（二）社保档案工作缺少专业策划

因为社保档案管理如果想要真正实现数字化，所涉及到的部门不仅包括管理部门，还有信息技术、业务利用等等多个部门，在工作过程中需要保证各部门之间的统筹规划，从建立数字化平台，到应用、维护等等，需要各部门的及时参与，保证考虑全面。但是，当前一些社保档案管理在开展工作时，如果只是将数字化技术作为一项简单技术，只注重于眼前的工作，没有根据实际情况进行长远技术，就可能无法保证数字化技术的准确应用，还会导致虽然投入大量人力，但是却没有取得良好效果的情况。

（三）缺少专业安全技术

在将数字化技术应用于社保档案管理中时，安全是非常重要的一点，但是当前的档案数字化工作并不能够完善的保证安全性，因为想要保证档案信息的安全，需要从设备、人员和技术等多方面来进行考虑，只有配备合格的硬件、高素质的专业人员，这样才能够保证档案信息不会外泄。而在信息技术水平不断提升的今天，一些不法人员也在想法设法谋取私利，所以如何保证社保档案数据的安全，就成为数字化技术应用社保档案管理的一大阻碍。

（四）社保档案管理人员专业素质不高

在应用数字化技术时，对于社保档案管理人员提出更高的要求。而当前的社保档案管理人员大多并没有接受专业的技术培训，并且在管理上也都是手工管理，没有认识到数字化管理的重要性。这样的情况就使得社保档案管理人员很难满足当前的工作需求。而且社保档案内容也越来越繁琐，一些档案管理人员的自身专业素质不高，对于档案管理本身缺少正确认识，这些情况都会直接影响到社保档案管理的工作效率。

四、社保档案管理中数字化技术的应用策略

（一）建立完善的社保档案管理制度

我国的社保档案管理制度是根据各省和市的具体内容所制定，所以各省市的社保档案管理也就存在一定的差异性，并没有完全统一，这样的情况也就导致在一定程度上严重的阻碍各地区之间的及时交流，并且限制各地区的人才来往。因此，我们就应该真正从我国社保的实际情况进行考虑，由我国相关部门来统一制定社保档案管理制度内容，利用这样的方法来统一社保档案管理工作，保证社保档案管理工作能够顺利进行，相关机构能够在第一时间里了解到自己想要的信息内容。

（二）引用信息技术管理方法

信息技术是推动社会向前发展不可或缺的内容，利用信息技术也能够第一时间有效的完成社保档案管理工作。因为我国社保内容越来越多，所以通过引用信息技术管理方法，能够更好的统一部署，利用这种方法也能够改变传统档案管理模式，减少人力、物力的投入，更好的保证社保档案管理工作效率。与此同时，利用信息技术管理方法，能够保证社保档案管理及时的跟上社会发展，更好的为人民服务。

（三）建立资源共享

在将数字化技术应用于社保档案管理工作中时，就应该及时的建立信息资料库，并且能够提供搜索引擎，这样人们能够利用搜索引擎查找到自己想要的内容，更好的实现社保档案的资源共享。对社保档案信息系统的各个数据接口进行管理，及时更新旧文件，有效的减少社保档案中的重复内容，更好的减少人力的投入，并且为相应机构的进一步工作提供有力帮助。

（四）提高档案人员的信息化管理水平

在社保档案管理工作中应用数字化技术，就必须要让档案人员也提高自身的专业水平，及时的学习相应知识，完善社保档案管理的相关架构。档案管理人员在这过程中应该及时的了解社保档案事业的发展内容，并且及时更新自身的知识内容，要在学习的基础上及时消化，学会利用计算机来提高工作效率，对计算机要更好的利用。相关部门也需要加大对社保档案管理人员的培训力度，通过多方法、多途径来培养管理人员，只有这样才能够保证满足社保档案管理人员的需求，让社保档案信息化管理更加有序的开展。

（五）加强电子数字文件的收集

社保档案机构也应该积极的将纸质文件向数字化信息转化，利用照片、录像等等方法，更加合理的使用社保档案信息，而且这也是对档案信息管理最大化利用的一种重要方法，对纸质文档内容进行扫描采集是未来档案信息管理发展的必然趋势。改变传统档案管理工作内容，将纸质文档储存移交，转化为网上录用、提取，真正实现纸质和数字的双向储存。这样不仅能够保证档案信息不受到外界因素的影响，还能够减少档案管理工作量，推动数字化建设速度。在进行数字化建设过程中，应该保证在扫描纸质文档时不能够马虎，要保证行为规范。其次，要确定社保档案的索引信息，这样在查找时能够更加准确。最后，要保证扫描的各个环节不出现纰漏，对各个环节进行严加看管，保证扫描的顺利完成。

五、结语

总而言之，社保档案关乎到每一位公民的实际利益，我们只有迎合时代发展，不断更新管理技术，才能够保证在社会发展中更加稳定。而我国在不断引进信息技术的今天，也只有将数字化技术有效的应用于社保档案管理工作中，才能够更好的保证社保档案管理工作效率。相关技术研发人员应该积极的建立数字化建设部门，根据社保档案发展情况来构建相应技术，也需要努力的提高管理人员对于数字化技术知识的重要人士，这样才能够保证数字化社保管理工作更加快速的完成。