新时期事业单位档案管理信息化建设创新探讨

苑晶

德州市公路事业发展中心德城分中心 山东德州 253000

现如今，我国社会经济飞速进步，以往的事业单位档案管理模式已经无法满足广大人民群众的需求，为确保我国事业单位的长远发展，必须紧跟时代发展的步伐，积极开展资源档案信息化管理工作，同时事业单位是否能够长远发展，直接影响到我国国民经济的建设及国民民生保障的方方面面[1]。

1 我国事业单位档案管理存在的不足

1.1 档案管理方式滞后

目前，我国大部分档案管理方式十分落后，仍然停留在以往的管理方式上，已经无法满足现代化管理信息的需求。同时，档案管理信息机制单一，无法对档案进行有效的分类和整理，导致大量的档案信息资料被丢失和破坏，直接降低了档案管理工作的效率。上文所述，领导和档案管理人员对档案管理工作不重视的问题，也间接导致事业单位管理工作过于形式化。随着科学技术的快速发展，信息的处理和储存都慢慢取代了传统的档案管理方式，在计算机技术的支持下，档案管理工作变得更加方便和快捷。

1.2 专业的管理人员配备不到位

部分从事档案管理工作的人员，自身并不具备良好的业务技能以及专业的管理能力，导致在行政事业单位档案管理过程中不能达成档案管理的基础工作需求，工作效率低下。大部分档案管理人员并非专业的档案管理人员，多数是由其他的部门转来的，这就导致整个档案管理工作不够专业，人员精力没有集中到档案管理工作中，其档案管理水平得不到提升，整体的档案资料就达不到高的利用率。即使现阶段的档案管理人员综合素养已经得到提升，但是由于没有得到有效的培训，导致自我业务水平以及文化素养不高，即使已经非常用心地做好档案管理工作，其档案管理工作质量还是非常的低。

2 新形势下事业单位档案管理的优化对策

2.1 加强档案管理意识，优化管理方式

为了有效提升事业单位的档案管理效率和质量，应该对事业单位档案管理工作方式进行优化和改革。首先，在档案管理信息化建设方面，领导要看到档案管理对单位发展的重要价值，积极转化自己的观念，树立正确的态度和认识，把档案管理信息化建设提上工作日程。同时，在档案管理信息化建设过程中，为了确保员工个人档案的保密工作到位，为员工的个人档案管理提供专门的保管空间，没有经过领导批准，员工不得随意进入，并对空间门窗进行加固处理。其次，聘请专业的档案管理人员进行管理和归档，并与其签订保密协议。此外，事业单位应该与时俱进，紧跟时代发展步伐，大力提倡档案管理信息化建设，优化档案管理方式，通过计算机设备将纸质的文字、图片档案等信息转化为数据信息，进行信息化保存。最后，引入先进的信息化设备和系统，不仅可以有效减轻人工档案管理的负担，还可以提升档案材料的利用率，实现事业单位档案信息化管理，提升事业单位的档案管理水平[2]。

2.2 培养专业的管理人员

行政事业单位要加强档案人员专业培训活动参与力度，贯彻信息化时代的培训理念，从具体的档案管理技术中进行培养，融合科学合理的管理方案进行有效的档案管理，整个档案管理工作中，不要忘记对档案管理人员专业化管理思想的建设，让管理人员强化自己的职业责任感，对档案管理工作认真负责。针对档案管理工作性能较强的特点，相关的档案管理人员不仅要具备强大的责任感以及使命感，同时还需要具备良好的管理能力，多项现代化技能也要掌握，比如对于计算机技术、信息化技术等。

2.3 与时俱进，提高档案管理的服务水平

全面提升档案管理的服务能力。第一，进一步培养档案管理人员的创新意识。第二，档案管理的创新服务要实现转型，在信息化的指导下，档案管理工作是由内部资源向共享型体制发展，整体提升与社会发展相适应的水平，不断优化、坚持用更好的服务理念，为事业单位发展提供健全的服务，突出信息服务的质量及在档案管理时的工作水平。第三，档案管理服务流程的优化。切实体现档案管理的服务，需要明确服务流程，这样能够提升档案管理质量，还能使服务按照规定去严格执行。

2.4 完备设施，提升效能

一是事业单位应按照相关规章制度来对相应的信息技术进行有效应用，对科学合理的档案管理操作系统进行建设与开发，且配备规范化管理设备，搭建起一个切实有效的档案信息运营网站，开展信息化操作与管理，借助多样性的网页形式来开展对应的档案信息服务，方便社会大众通过事业单位档案信息运营网络来获取所需信息；二是事业单位需具备更高的档案信息资源管理数字化程度，利用数字化与信息化管理进程来确保每一个部门之间的信息共享与共建，也有利于每一个部门在第一时间内整合对应的档案信息资源，结合相关规章制度搭建起有机的资源整体，并利用档案管理操作系统来更加高效地来自信息化管理；三是事业单位需具备更强的网络技术水平与工作平台建设能力，积极应用各种有意义的图像、文本、视频等档案资料，以此来不断充实档案信息资源数据库，从而真正实现档案管理的数字化与智能化[3]。

3 结语

总而言之，随着国民经济的发展，新时期背景下，事业单位档案管理手段的优化和创新对事业单位的可持续性发展有着重要的作用。同时，事业单位领导必须意识到档案管理工作对单位未来发展的重要价值，认识到加强档案管理信息化建设是改变事业单位档案管理所现状的关键。现如今，传统的档案管理方式已经无法满足现代化档案管理需求。因此，事业单位应该创新档案管理方法，结合单位的实际情况，完善档案管理制度和基础设施设备，提升档案管理人员的综合素养，为事业单位的发展提供基础保障服务。