档案信息化在工程档案管理中的现状及实施措施

2020-11-25王丹

商品与质量 2020年47期

王丹

辽宁省调兵山市铁煤集团档案馆辽宁调兵山 112700

如今信息技术在档案管理时期得到了广泛的使用，档案改革速度不断增快，信息技术对于档案改革来说是比较重要的，在新时代背景中要想确保档案管理工作可以更好地满足时代的发展需求，在社会中发挥一个显著的作用，就需要针对信息资源开展有效地管理，进而促进档案信息的发展和进步。不过要想能够更好地应对各种影响因素，提升档案的信息化和现代化，就需要改进信息化建设，确保档案管理能够变得更加规范化、更加电子化。

1 工程档案管理

1.1 主要内容

工程项目建设，其自身具有特殊性，环节众多，流程复杂，是系统性与专业性的统一[1]。从资料角度分析，其包含工程建设过程中产生的土建、安装文件、施工竣工图纸以及多种综合性文件。文件资料类型多样，如技术交底文件、设计变更、质量文件、相关验收资料、评估资料、竣工图等；综合性资料类型涉及项目多方面，如报批文件、环境资料、安全管理、协议、合同等。

1.2 信息化现状

随着信息技术在各行业应用的拓展，工程档案管理领域也加强了先进技术的应用，切实提升档案管理水平，为行业发展提供更加便捷与高效的档案管理服务。尽管工程档案管理信息化建设得到行业认可，但在工程建设领域，通过大量调查可以发现，信息化建设成果仍不尽如人意，问题较多。首先，硬件落后，设备与设施更新不及时。其次，工程档案管理思维尚未转变，重点放在实体档案整理方面，档案管理信息化尚未真正贯彻在档案管理实践，对信息化建设认识不到位。最后，鉴于工程档案来源渠道的多样性与分散性，集中管理难度较大，不利于对资料进行统一管控，信息整合效果不佳。

2 档案信息化在工程档案管理中的实施措施

2.1 工程档案数字化建设

制定存量工程档案的数字化目标和工作计划，一步步实现工程档案内容的数字化，要进一步提升档案利用效率，还需要实现照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库等。数据质量是数字化建设的关键，要严把数据关，建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对，保证所输入的数据是全面和准确的，并且对已有的电子目录的数据资源与实体档案进行比照，查漏补缺，优化数据结构，确保数据的真实完整一致。

2.2 先进的档案信息化管理软件

电子档案作为档案的主要形式之一，不仅是行业的重大财富，而且是社会经济发展过程中的一项巨大财富。虽然电子形式的工程档案无法直接产生经济效益，但它在利用过程中所产生的社会效益不容忽视。在信息化时代，越来越多的电子文件出现，管理电子文件也成为一大问题。选择恰当的管理软件是工程档案管理信息化建设的第一步，也是工程档案管理信息化建设所不可规避的问题，如若选择一个先进、合适的管理软件，将为档案数据信息的最大化利用提供可能。

2.3 优化存储环境

也要认识到由于工程档案自身的特殊性，必须要在纸质化和信息化数字化两种选择中达到一个有机平衡状态。对于能够通过信息化手段保存的内容率先考虑数字建档，不能通过信息化保存的内容也要与信息化档案管理体系建立有机联系。而对于两种档案信息的管理，优质、安全性强的电子档案存储环境尤为必要，通过科学的管理方式，保证电子档案在保管、利用、迁移、移交过程中操作的不可抵赖性、数据存储的完整性、用户身份的真实性，并妥善管理在运行过程中使用的密码、密钥等认证数据，选择符合长期保存要求的电子档案存储格式，确保电子档案信息不被非法更改[2]。

2.4 提升人员业务素质能力

（1）在档案管理工作当中，管理人员的作用相当大，因此企业要聘用相关专业的工作人员，也要将档案管理人员的综合素质以及专业技能进行全方面提升。

（2）随着社会的不断发展，各大行业对信息技术在档案管理中的运用也在不断上升，所以企业一定要定期对档案管理员的业务与学习加强培训。

（3）企业需要制定出完整的奖惩制度与考核制度，调动工作人员的极性，定期对档案管理人员信息化管理工作实施考察与考核制度，奖励工作认真负责、积极学习、更新自己知识和技能的工作人员。

2.5 加大资金支持力度

当前，多数企业对于档案信息化投入力度不大。由于档案管理在企业管理事项中占据重要地位，会直接影响企业工程建设情况。然而，大部分企业没有意识到工程档案管理的重要性，并且认为工程档案无法创造经济价值，对企业的发展效益帮助不大。所以在现代企业管理工作中，对于工程档案管理的投入力度不足，导致工程档案管理存在较多问题，没有深入落实和践行管理制度，也影响了工程档案管理对企业发展的推动作用。对于工程企业来说，应当将建设工程档案的资金投入纳入到年度预算当中，不断提升基础设施建设的投入力度，注重服务器、扫描仪、计算机等信息化设备的优化配置。