档案信息化建设与档案管理的思考

尹娟 南水北调东线江苏水源有限责任公司

引言

档案信息化主要是升级档案保存的方式，将传统的实物保存模式转化成为数据化的信息保存模式，是让档案管理实现长期保存的重要方式，也让档案的查找和共享更加便利，有效提高档案管理的效率，目前大多数地区的档案管理都实现了较好的信息化管理，但是还是有很多的档案管理部门在实施档案管理的时候受到其他原因的影响，导致信息化管理的效果并不理想，下面将对这些影响档案信息化建设与管理效率的因素进行详述，并对档案信息化建设与档案管理的有效措施进行思考研究。

1 影响档案信息化建设与档案管理效率的因素

1.1 对档案信息化建设缺乏正确的认识

要想实现档案管理的信息化建设与管理就必须摒弃传统的档案管理方式，对管理概念进行重新认识，但是很多的方案管理人员对新管理概念的认识不足，导致档案信息化建设和管理不能有效实施。信息化管理对档案管理具有非常重要的作用，不但能使档案管理部门的工作效率大大提升，而且让档案实现更加方便的查阅和管理，让相关的工作人员的工作内容大大减少，也为需要资料的人节约查阅时间，信息化技术的应用，也让档案管理人员之间实现档案的共享，有效提升整个部门的工作效率。但是很多的档案管理人员意识不到信息化技术对自身工作的积极作用，严重影响档案管理的发展。

1.2 对信息化档案的使用观念不正确

很多的档案管理人员对信息化数据的运用思想不正确，也是严重影响档案信息化建设和管理效率的重要原因。很多的档案管理工作人员还保留着旧式的思想，认为档案建设和管理只是将档案建立并长期存在档案局中，便于查阅，这种思想与现代化的档案管理思想完全不同，现代化的档案管理主要目的在于实现资源的共享，是充分利用档案来满足人们的需求，应该尽量提升档案资源的查阅率，让档案发挥自身的作用。很多的档案管理人员还没有完全理解这种新式的管理概念，严重影响档案信息化的发展，让档案管理水平难以得到有效的提升。

1.3 档案管理部门的信息化的水平不同

目前我国大多数地区都能很好地实现档案信息化的管理，但是还是有部分地区缺少信息化的条件，再加上很多的管理人员的专业管理水平也不高，导致这些地区的档案信息化管理水平偏低。一些经济条件较高的地区已经实现了计算机信息化的档案管理，但是经济水平较差的地区还在使用单机档案管理，信息化水平的不同严重影响了档案信息化的建设和发展，使得资源不能实现最大程度的利用，失去了现代化档案管理的意义。

2 有效加强档案信息化建设与档案管理措施的思考

2.1 加强对数据化档案信息的管理

随着档案信息化建设的不断发展，越来越多的档案被信息化输到网络中，所以加强对网络信息化档案的管理成为了非常重要的工作。现代化的电子形式的档案使得管理更加便利，利用价值也在逐渐提升，要想实现数据化档案信息的有效管理必须建立一个完整的档案管理组织，让电子档案的管理更加专业化，相关的档案管理人员应该及时处理电子档案，及时记录、处理和保存，保证电子档案的及时性，对于一些需要长期保存的档案，应该及时进行档案的备份，避免档案的流失现象发生。

2.2 创建网络化档案管理形式

首先应该建立档案网站，利用计算机网络的特征实现公众服务平台的建立，为人们提供更加优质的档案管理合查阅的服务，实现档案网站的合理利用；然后是对网络化档案的安全管理，应该尽量配备比较高端的硬件设备，提升信息化档案的安全性能，让档案实现更好地管理，硬件设备还应该尽量满足共享要求。只有做到以上两点才能有效创建网络化的档案管理形式，增强网络档案管理的可靠性和安全性。

2.3 提升档案管理人员的专业水平和综合素质

在现代化的信息化档案管理中，管理人员的专业水平和综合素质也是提高管理水平的关键。在进行档案管理人员选拔的时候，应该注重审核，确保管理人员对档案管理概念的正确认识，尽量选择专业水平较高的人员，要求会进行档案的接收和保存，具有一定的计算机应用能力；还要对在职的管理人员进行定期的专业培训，对档案管理技术进行实时的更新，保证管理人员的管理水平能够满足档案管理发展的需求，还要注重管理人员的综合素质的培养，保证每个工作人员都能具有足够的服务精神；档案管理部门可以根据实际情况进行岗位竞争机制，调动工作人员的积极性，让他们发挥自己最高的水平，实现档案管理的有效提升。

3 结语

综上所述，是本人对档案信息化建设和档案管理影响因素的分析，并提出相应的加强档案信息化建设与管理的有效措施，只有加强电子档案的管理和保存，创建网络形式的档案，提高档案管理信息化的手段，让相关的工作人员提升自身的专业水平和综合素质，才能实现信息化档案的建设和管理，才能体现出现代化档案管理的重要价值所在。