关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

李佳 山东工艺美术学院

从电子信息技术为代表的信息化环境之下，档案管理工作形式也在不断的转变。目前我国电子政务的建设已经成为国家信息化建设的重点，所以档案管理工作的信息化发展也属于重要工作项目。但是目前来看档案管理的信息化仍然处于发展阶段，问题较多。对此，探讨关于档案信息化建设与档案管理的几点思考具备显著实际意义。

1 档案管理工作现状

从理论层面上来看，以往的档案管理工作都是以被动性的服务模式为主，也就是等待对档案有需求的人上门索取档案，这也导致档案管理工作本身存在明显的滞后性，缺少时代发展紧迫感，过度的安于现状，工作发展思维缺乏，整体工作效果不佳。在信息化环境之下，做好档案管理工作显得非常重要，这也是提高档案管理工作影响力的重要途径，一流的档案管理工作，不仅可以有效解决档案管理之后的问题，同时也可以更好的拓展档案管理工作在具体部门、企业发展中的影响力。但是当前来看，仍然存在许多的管理工作缺陷，例如档案管理工作理念不足、档案管理的信息化程度不高以及档案管理的措施不合理等，这一些现象都直接制约着档案管理工作的发展，导致档案管理工作存在较大的发展空间。

2 档案信息化建设与档案管理的几点改进思考

2.1 建立信息化档案管理理念

从当代信息化社会发展环境角度来看，档案管理的具体发展方向已经成为一个必然的趋势，为了更好的适应这一种环境变化，档案管理工作必须从服务社会角度着手，做好信息化的建设。与此同时，必须做好档案管理理念的创新和优化。在具体工作中，需要先从制度体系方面着手，促使档案管理相关工作可以有章可循，在出现问题时可以更好的根据规章制度追究责任人并落实惩罚机制，促使责任可以落实到个人，制度可以更好的落实到基层。在制度方面需要完善收纳、借阅、电子版管理等相关内容，并尽可能规范管理措施。另外，还需要做好管理意识与责任意识的培训教育，促使相关工作者可以对档案管理工作形成正确认知，杜绝工作中的随意性，提高档案管理工作整体水平。

2.2 推进档案的信息化建设

在信息化时代环境之下，做好信息化的改进显得非常重要。也正是因为信息化的发展，会导致档案管理工作相关内容不断增多，管理工作的繁琐性持续提高，这也会导致档案管理工作的压力不断提高。对此，在档案管理工作期间，需要做好基础性的投入保障，从技术、设备等方面保障与社会的协同性发展，每一年需要做好相应的设备资金保障，确保相关信息化设备的运行可靠性。同时强化信息化的管理工作强度，针对不同部门的，需要持续提高档案的信息化参与水平。突出档案管理的二次信息加工应用价值，强化服务终端的信息化建设技术水平，做好信息资源的录入便捷化建设，从管理软件以及信息设备等方面持续创新，强化档案管理信息化技术水平。

2.3 规范档案管理标准和安全信息保证系统

做好规范化的管理体系是提高档案管理工作实效性的关键，只有在持续规范和优化制度体系的同时才可以更好的确保档案管理的技术水平。在具体的管理流程方面，必须做好归档、接纳、储存与交换等多方面制度体系的建设，同时突出落实信息化的管理机制。档案管理必须从起点与终点两方面着手，在标准化制定的同时，需要做好相应的宣传。安全属于信息化环境下档案管理工作的重点，在管理工作中需要从硬件设备、软件设备双方面做好对档案的安全性管理，强化网络平台的安全性建设与管理工作，提高档案信息的安全性，提高档案实践性应用价值。

2.4 细化档案管理措施，提高管理效益

需要高度重视档案归档范围的规划，在工作中需要制定具体的归档范围，必须细致却明确，在职能调整以及业务持续发展等过程中不断的调整与优化。在制定范围同时需要充分考虑归档信息的晚会增兴，确保内部管理机制与实施期间的可信性。其次，需要做好归档环节的管理，不仅需要做好归档工作机制的落实，同时还需要根据归档的关键点问题，从根本上提高归档质量，落实全面、集中的文件材料归档管理工作。

3 结语

综上所述，伴随着社会的持续性发展以及信息化技术的不断提高，档案管理工作也需要持续性的发展创新。在今后，需要进一步探讨档案管理工作的发展方向以及技术创新需求，做好信息化的建设，并以积极建设信息化档案模式作为基础，持续完善和优化档案的管理技术水平，促使档案管理工作实效性持续提高，从而提高档案管理的意义和社会价值。