文书档案管理办公自动化应用分析

2020-11-24江西省咨询投资集团有限公司徐敏

办公室业务 2020年22期

文/江西省咨询投资集团有限公司徐敏

从我国现阶段的发展来看，自动化技术在各个方面有了良好的应用。文书档案管理涉及的工作内容较为复杂，整体的工作较为繁琐。借助现代化的设备进行自动化的管理，能够有效提升工作效率。

一、文本档案管理自动化应用的优势

（一）促进资源共享。原来的文书档案管理，都是手工操作，归入文件管理库。这种管理方法不方便人员进行后期查询，在大量信息资源中查找比较困难。与此同时，大量的资源和空间用于档案管理，造成空间和资金的浪费，不利于在企业内部进行成本控制。借助于自动化管理系统，可以进一步突破文书档案管理的时空限制，使之更加体系化、更完善。利用因特网进行互动，可以有效地实现资源共享，保证文书档案的查询和资源的传递。在资源分析、数据处理、档案规划等方面，自动化技术实现了文本资源的统一管理，有效提高了资源的利用率。与此同时，保证人员能及时分析和使用数据。资源在各个信息平台之间的传输效率不断加强，各个方面的人员能够进一步根据实际的需要对数据资源进行选取和整合，进一步促进资源的利用效率提升。

（二）提高办公效率。文档管理自动化主要是指在文档管理过程中，将计算机技术与文档管理相结合。传统的文书工作当中采用手工操作的方式，对传统的文书档案管理工作进行分类统计、归档。实际操作效率较低，这种工作方式浪费了大量人力物力，并且存在较大误差，这对于提高工作效率有很大影响。办公自动化系统可以进一步处理文书档案中的数字文本，利用电脑的辅助操作对数据库进行归纳，保证每个文本能够归入相应的类别当中，确保各方面操作的效率。与传统档案管理相比，文书自动化管理具有更明显的优点，能进一步简化工作流程，减少纸张浪费，提高工作效率，方便人员后期查阅资料。由于应用范围很广，而且发展速度很快，文书自动化管理将成为未来发展的主要趋势。文书自动化管理可以更持久、稳定地保存文件，利用计算机处理技术，使文件信息的分类自动实现。这种工作模式可以避免外部环境对文书的影响。与此同时，文书档案管理自动化可以进一步提高数据检索效率。在多次查询过程中，同一数据容易出现多次查询、效率不高的问题。在同一时间多次使用工具，导致数据容易被破坏或丢失。电子技术平台能有效防止数据被破坏，使数据被多次重复使用。检索过程中，只要输入文件号名称，就可以进行快速查询，进一步提高整体检索效率。

（三）文本安全性较高。纸质书籍档案储存时间短，操作过程中容易造成纸张损坏，并且书中的数据资源可能随着时间的推移而出现损坏。文件一旦被破坏，将会造成信息丢失。在传统的管理模式中，经常采用多次书写的方式进行备份，避免资料丢失。这不但会造成大量的纸张浪费，而且会导致工作量增加，工作效率受到影响。通过电子文档管理借助因特网管理的方式，能够有效建立电子数据文件，在相应平台中通过移动硬盘、VCD、DVD、优盘等数据存储设备，将文本资源传输到载体中。在文书管理的过程当中，通过多道防火墙、安全软件等对内部的资源信息进行管理，能够较好地屏蔽外来的侵害，随着安全管理设备的不断升级，未来的资源安全管理将会进一步提升。

二、文本自动化管理缺陷分析

与传统的文书档案相比较，在电子自动化背景下，电子文件的可修改性受到很大的限制。若电子文件自身存储不够清晰，人员在后期阅读和查找中，很难辨认字迹内容。同时不同人员对查阅文书档案的要求各不相同，在电子平台当中，电子文档具有统一的字体和字体大小，造成很多人难以辨别，导致阅读困难。此外在文件变动方面，人们也很难对电子文件进行盖章、签名处理。对于后续的资料修改带来较大的约束。这个问题还需要进一步研究和分析，进一步提升文本管理的灵活性。在管理人员方面，根据现阶段工作的情况，自动化的档案管理系统对管理人员的整体素质提出了更高的要求，而我们国家的自动化管理人员大多数水平有限，许多管理者的技能和要求都难以达到所需的水平。随着文书档案数据库的不断扩大，对档案综合管理质量提出了更高的要求，管理人员技能应当进一步提升。一部分人员知识储备较窄，眼光仅限于传统的管理方法上，很难接受新技术和新理论。一些员工电脑操作能力较差，不能主动学习电脑技术、云计算、数据处理等。如果工作人员的操作技能不足，在数据进行分类时容易产生一些困难，导致数据误用、错误分类以至后期查找困难等。

三、文书档案管理自动化应用对策分析

（一）健全管理标准。文书自动化管理进程在我国现阶段的发展中逐步加快，未来自动化将会成为资源管理的大趋势。因此在管理过程中，应积极制定相应的法律及制度，保证与管理流程、管理制度及实际状况相适应。为进一步做好公司的文书档案管理工作。应从以下几个方面着手进行规定。从安全性来看，电子档案安全质量需要进一步规定，基于电子档案易于修改的情况，加强对文本资源真实性的管理。从技术层面来看，设置标准化的文件管理系统，保证运营技术的统一。从运营来看，在档案管理中，很多部门将档案管理与文件管理划归两个部门，因此产生了部门对文本资料掌握程度各不相同，工作的衔接与协调有困难。同时各部门的职责不明确，缺乏规范容易造成越权行为。因此，在管理工作中要注重加强对文本管理职责的分配，在管理体制上，要把档案管理和文件管理统一起来，制定统一的计划，保证二者之间能同步发展，统一管理，在整理、归档、修改文件当中进一步监督工作制度实施。自动化的标准和规格必须严格执行，确保各项规则的落实，保证人员的文字信息处理水平和能力符合要求。同时，在数据资源的管理当中，应注重自动化系统的参数设置，保证企业内部有数据安全标准以及数据接口标准，制定更为稳定的文书管理制度。建立一定的文本管理规则监督制度，结合工作的实际状况，全面落实工作的各项规定，确保工作内容与工作规定相互结合。

（二）提高档案管理人员的综合素质。优秀的档案管理队伍，能进一步保证档案管理质量。在自动化管理当中，要注重培养高素质的工作人员。首先，应该定期对员工进行培训，通过定期外出培训、讲座等方式，使员工了解最新的技术进展，不断提升自己的专业素养。其次。对人员工作观念进行培养。很多工作人员在工作过程中，容易出现厌烦的情绪，这对于提高工作效率具有不利的影响。为进一步解决这些问题，在工作过程中，注重帮助员工树立良好的意识，工作态度要端正，认真进行文本资源的分类、整合。督促档案管理人员掌握必要的设备操作技能，持续学习并熟练运用应用软件。采取以教为主、自学为主的培训方式，协助员工树立终身学习的意识，保证档案管理人员的素质能随着时代的发展而不断提高。最后，在公司内部，应该重视公司环境建设，加强硬件建设和资金投入力度，确保公司的硬件环境优良，加强公司内部的网络建设，为人员的培养提供良好的环境。工作内部环境中，可以适当采取考核制度对人员的工作状况进行监督，结合公司的实际运营需要，充分对文本自动化管理人员进行考核，对于考核优秀的人员进行奖励，对于考核没有达到必要水平的人员进行再培训，加强内部人员技能和意识的管理，进一步确保工作人员整体素质提升。

（三）文本自动化系统网络隔绝。应在办公室内网和外部网络之间建立一定的隔离，保证内网与外部网络的隔离。首先，路由器应该受到保护，屏蔽所有IP地址，把网络连接到一个办公地址上，保证联网的合理性。其次，应当设置防火墙保护，目前防护中，许多防火墙采用了自动认证机制，具有滤波数据功能、可以访问网络中的数据行为、监视并关闭某些被禁止的业务、处理并记录穿越防火墙的业务、发现并防范网络攻击的发生。文件管理中的每个自动化处理环节都应该受到管理，对于数据处理、数据归档和电子格式调整等方面更加全面，保证员工在进行文件档案的整理工作时，能够按照特定的流程逐步进行。系统网络隔绝能够进一步保护系统内部的安全性，结合工作的实际状况，将工作数据进行统一的完善和保护，有效实施工作网络安全管理条款。对内部系统的网络机构以及网络传输速率进行优化，针对日常管理工作当中存在的问题，有针对性地对内部网络状况进行提升，确保实际的管理效率。