浅谈如何规范电网招投标档案“移交—接收”流程管理

冯力

【摘  要】在企业中，采购的每一个环节都至关重要，直接影响采购成本，为规范招投标流程，必须大力提高审计力度，这几年招投标档案借阅次数急剧飙升，对此规范招投标档案管理极为重要。

【关键词】招投标档案;“移交—接收”;现状及问题

引言

档案管理是企业管理的重要组成部分，是企业各项活动的真实记录，是企业有形资产、无形资产的凭证和承载体，在企业资产保值、增值、延续企业历史和发展等方面具有不可或缺的地位和作用。在企业中，采购环节至关重要，随着巡视及审计力度加大，招投标档案借阅次数急剧飙升，对此规范招投标档案管理极为重要。

1.目前电网招投标档案的现状及问题

目前按照《南方电网公司采购项目档案管理业务指导书》的相关要求正式开展“规范化档案工作”，指导业务部门人员进行系统条目录入、检查系统条目与档案实物是否一，核对移交的档案资料是否完整。在档案“移交与接受”环节中出现业务部门的资料堆放无序，移交速度慢，档案室归档效率低等情况。以下是档案工作出现的几个问题：

（1）由于指导书中流程过于简洁，具体细节未做明确规定，在实际操作中出现不少问题。业务部门与档案室在“移交—接收”环节中流程混乱，移交思路不清晰，增加部门之间的工作量，大量的时间都浪费在档案室与部门之间的工作协调上，使得档案工作效率低。

（2）档案室存在部门资料移交时间不固定，接收无计划，工作状态被动，档案人员工作场所分散无规律等情况，导致无法合理安排后期档案归档及上架时间，以至于档案堆积如山。

（3）根据数据统计，投标文件电子版（U盘及光盘）录入量占总文件录入量的57%，其中部分移交的电子文件名称不规范，出现漏写、乱写等现象，不便于档案人员接受资料。档案人员每年花费大量的时间对投标文件电子版（U盘及光盘）进行整理、添加标签，耗费大量人力物力，甚至容易出错。

2.提升管理意识及规范电网招投标档案管理的对策

（1）提高档案人员综合业务能力。由于档案员不熟悉项目业务，对项目产生的具体资料一知半解，无法审核资料是否齐全。所以应该加强档案人员对业务的熟悉度，对项目档案进行培训，档案人员不仅仅只是一个“接收员”，而应该起到监督作用，对移交的资料进行审核，如发现错误，及时联系业务部门。

（2）加强中心档案移交意识。项目负责人应该提高档案移交意识，只有把档案整理齐全，做好档案移交工作，该项目才予以完成。项目负责人对该项目是最熟知的，参与整个过程。为了今后审计检查，应该按时立卷，并移交档案人员进行保管。

（3）具體实施对策：

①结合招投标档案实际情况，制定“移交及接受”流程，明确工作思路，大大提升业务部门与档案室的工作效率。流程如下：

②为了确保档案室接收资料时间固定，便于后期工作顺利开展，建议制定档案接收月计划及固定接收档案时间。规定业务部门在每月某个时间段填写“移交档案月计划表”，在月计划表上写明本月是否有移交的资料，如有资料移交则填写项目名称，预计有多少案卷。

档案室根据每月的“移交档案月计划表”安排档案人员在每月月底主动到业务部门接收资料，认真核对部门移交的档案并进行修正调整，办理“移交-接收”签收手续。接受档案之后，档案室进行分配任务归档，大概每月每个人会分配到2-3批次的归档任务，确保当月接收的资料立刻开展后期档案归档工作，及时上架。

③为加强档案管理，便于档案整理、移交、归档，希望采购业务部门在招标文件中严格规定投标人提交的移动存储设备及电子光盘按下述要求进行标注：

3.结束语

档案工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。

针对招投标档案出现的问题，提出合理化的对策，进一步梳理招投标档案管理流程，固化工作流程，减少各部门的工作量，树立规范化长效管理意识，结合档案实际工作，规范“移交-接受”档案环节。便于今后审计部门查阅、审计，为各项工作的发展提供必要的原始凭证保障。