医院人事档案管理系统的设计与实现

2020-11-23青岛市第五人民医院刘净净

办公室业务 2020年12期

文/青岛市第五人民医院刘净净

对医院人事档案管理系统进行重新设计可以实现医院工作人员资源的合理配置，一定程度上减少不必要的经济开支，提高医院的经济收入，提高人力资源的利用效率。根据新型人事制度重新设计医院人事档案管理系统能够为医院的发展决策和管理工作的进行作出贡献，促进医院进一步发展，完善我国的医疗事业。

一、传统的医院人事档案管理系统面临的挑战

（一）传统医院人事档案管理系统的时效性比较低。传统的医院人事档案管理系统多采用人工对员工信息进行统计，在统计过程中需要完成收集、鉴定、管理和保管等一系列的环节，以上环节的进行花费了医院过多的时间、精力与财力。由于是采用人力进行统计，在统计过程中极容易出现由于某一环节的错误导致管理系统建设失败的问题，除此之外，在长时间的人事档案管理系统组建过程中，医院会吸收更多优秀的医护人员，新形成的人力资源信息不能及时地收集到人事档案管理系统中，会造成医院工作效率降低。

（二）传统人事档案管理系统不能进行动态化建设。医院的人事档案管理系统不仅仅记录了医护人员的基本信息，同时还记录了医院工作人员在工作过程中所经历的职位升迁、职称降低和工资的变化等一系列情况。构建完善的医院人事档案管理系统不仅可以提供医院工作人员工资调整、职位变动等信息，同时还可以为人力资源的管理提供一定的信息支持。建立完善的人事档案管理系统可以促进医院人事资源的合理配置，提高医院的工作效率。但是传统的医院人事档案管理系统多采用封闭与保守的管理方式，医院人事管理部门不能及时根据人事档案管理系统所包含的信息进行人力资源的合理调控与管理，影响医院管理水平的提高，给医院的运行带来更多的经济支出，影响医院经济效率的提高。

二、医院人事档案管理系统的设计

加强医院的人事资源管理可以减少医院不必要的时间与金钱的支出，促进医护人员资源的有效利用，提高医院的经济收入，促进医疗卫生事业的不断发展。传统的医院人事档案管理系统不利于提高医院的工作效率，对此医院的相关工作人员需要根据医院实际情况重新设计医院人事档案管理系统。根据实际情况重新设计的医院人事档案管理系统经过医院的具体实践展现出一定的效果。在设计医院人事档案管理系统的时候，需要以信息技术与新型人事制度为主要设计依据，在设计过程中始终坚持提高工作效率和便于分析与参考的设计理念，利用现代信息技术建立完善的档案资源信息库，对档案信息库所收录的工作人员的信息进行自动处理与分析。在处理完档案信息之后可以将所获取的信息进行分享，医院人事资源管理的相关部门可以根据分享的相关信息对工作人员进行科学合理的调动。为了帮助工作人员能够更加方便并且准确地找到自己所需要的档案信息，在设计医院人事档案管理系统的时候可以将不同类型的工作人员进行科学合理的分类，根据分类的结果建设不同类型的数据库，从而提高档案信息的查找效率，提高医院的工作水平。除此之外，在重新设计医院人事档案管理系统的时候，需要进行创新，在传统人事档案管理系统所使用的基础编辑功能的基础上开创删除功能、保存功能、批量导入和导出功能等等一系列新型功能。在进行人力资源管理的时候人事档案管理系统可以定时地弹出人力资源管理的相关信息，从而提高人力资源管理的工作效率。尽管医院人事档案管理系统需要导入大量的医院工作人员的相关信息，但是由于每一位工作人员都有隐私，对此在重新设计人事档案管理系统的时候需要设计权限限制的功能，通过使用权限限制的功能系统不仅可以有效地保证医院工作人员的隐私，还可以促进可公开人力资源信息的共享，促进医院人力资源管理工作的进行，帮助医院根据数据库信息进行科学决策，提高医院的管理水平。

三、医院人事档案管理系统的具体应用

重新设计的新型医院档案管理系统大大提高了医院人力资源管理的效率与质量，使得医院有限的工作人员能够得到合理科学的配置，减少了医院的资金支出，提高了医院的管理水平和经济收入，重新设计的医院人事档案管理系统在医院当中的应用能够促进医疗卫生事业的进一步发展。下面重点讲述医院人事档案管理系统在医院运行过程中的具体运用。

（一）人事档案管理系统的应用。新型的人事档案管理系统能够为医院人事资源管理作出贡献，在医院人事资源管理工作中，相关工作人员根据不同类型的工作人员开设不同的权限限制，保证了其他工作人员的隐私，同时还促进了档案管理信息的共享。在医护人员的信息出现问题的时候可以及时查询错误信息，进行信息维护。在信息维护过程中，人事档案管理系统可以发挥重要的作用，利用人事档案管理系统为信息维护工作提供足够的信息，保证信息的时效性，减少了时间、人力与资金的浪费。

（二）大大提高了信息资源的查阅效率。对医院人事档案管理系统进行重新设计可以保证档案系统的信息进行实时的更新，保证信息的时效性，并且医院人事档案管理系统可以不断收录新型员工的信息，扩展信息系统的信息量，提高阅读人事档案信息的效率与灵活性。传统的人事档案管理系统在阅读与查找人事资源信息的时候需要逐一查阅档案系统，工作人员查找信息的工作量比较大，所要花费的时间比较多，在长时间的查找过程中，工作人员极容易出现查找错误的现象。对此可以用信息技术对筛选出来的医院员工的信息进行重新整理，构建信息比较明确的员工信息表格，根据所设计的信息表格进行进一步的数据分析。除此之外，医院人事档案管理系统具有先进的报表统计功能，在设计员工信息表格之前，在信息库当中选择适合的员工信息，利用现代信息技术对管理系统当中的信息数据进行自动计算，有效地保证了查找信息的准确性。

（三）对医护人员的行为进行约束。为了更好地发挥医院人事档案管理在医疗卫生事业发展过程中的作用，医院需要重视人事档案管理工作，建立完善的档案信息对医护人员的行为产生一定的约束力，在档案管理信息系统中可以详细地记载医护人员在医院任职期间所获得的成就与过失，该档案系统可以实现信息资源的共享，给医护人员日后的生活与工作带来一定的影响，对此医护人员为了避免自己的错误行为记载在医院人事档案管理系统中，会对自己日常的行为进行约束，集中自己在工作过程中的注意力，减少医疗事故的发生，提高医院的管理水平。