对加强企业人事档案管理工作的思考

2020-11-23乌鲁木齐市新疆昌源水务集团有限公司李春华

办公室业务 2020年12期

文/乌鲁木齐市新疆昌源水务集团有限公司李春华

一、在企业人事档案管理过程中创新的意义

（一）提高企业的核心竞争力。人事档案中包含了企业员工的基本个人信息和其各个工作阶段的工作情况信息，如果档案信息出错或出现不完整的现象，就会对员工的自身价值判断出现失误，也就使得人力资源的利用和工作人员的合理分配出现问题，不利于工作人员的个人发展和企业的高效管理。档案管理工作的能力与创新工作息息相关，管理工作能力不高，就会造成企业管理工作的困难，不利于企业核心竞争实力的提升。

（二）人事档案管理的创新就是企业文化的创新。人事档案管理工作是一个多部门的协调性工作，通过信息工作的综合可以进行企业信息的高效整合。对企业的人事档案进行分析，可以体现不同工作人员的价值。敬业的员工、高效的员工等一系列的工作榜样都可以在此过程中被充分挖掘出来，这也是企业文化的重要组成部分，可以促进企业的文化创新和软实力的提升。

（三）有利于提高档案的服务水平。企业档案管理和服务的宗旨是以人为本，在管理和服务的过程中面对的工作对象为企业的员工，因此，档案管理工作能力的提升也是体现自身服务水平的重要方面。传统的档案管理工作是在档案室进行的档案资料查阅工作，是通过人力搜索的方式来实现的。这种传统的工作模式十分费力、费时，并且查询档案的质量也得不到保证，受到外界影响和人为因素影响比较大。当下档案的信息化管理模式是十分重要的档案管理能力提升的方式，传统的档案管理方案已经被颠覆，更为高效的档案管理方式有助于提升档案管理的效率。

二、人事档案管理现状研究

（一）企业人事档案管理模式问题。我国人事档案的管理模式十分单一，在企业的人力资源管理过程中，主要服务于人力资源查找、资料的利用工作，另外人事档案的保密工作也是十分重要的，需要进行任务、权限、责任的明确划分，从而提升人事档案管理的作用与效果。

（二）现代企业人事档案管理机制问题。部分企业没有充分认识人事档案管理的重要性，极易出现人事档案管理松懈和档案丢失的问题，使得员工的基本权益受到了损害。一部分工作人员的人事档案长时间放置于自己的手中，造成企业对于实际在岗的工作人员的实际情况掌握不够清晰，档案管理工作受到严重的阻碍，职工的利益受到了损害，对职称评定、退休等方面的工作产生影响。

（三）职工档案材料问题。部分企业对人事档案管理不够重视，容易出现档案管理方面的失误，出现涉及职工出生年月、参加工作的时间、入党时间、工作经历等的节点时间等方面的失误，对职工的调动、退休、失业保险等的办理产生不良的影响，也会侵害到工作人员的利益。

（四）人事档案现代化水平低。现代化的信息技术和大数据处理技术的快速发展，使得信息化的工作手段在档案管理中有着十分广阔的应用空间，有利于提升人事档案管理的工作效率。电子档案信息化的建设工作是十分重要的，可以提升管理工作的实际效率，也使得纸质档案管理的难度和工作量大大降低，电子档案具有不易丢失、稳定程度高、保密程度好的特点，从而可以实现精准化和高效的档案管理工作。但是，当前绝大多数企业的人事档案管理工作实体仍然以纸质版的人事档案为主，管理模式依然受到许多外界因素和人为因素的影响，信息化的水平不高。

三、企事业单位人事档案管理的对策建议

（一）完善人事档案管理制度，引进现代化管理设备与技术。人事档案的管理工作需要全企业上下所有部门、各个层次工作人员的配合，并需要在管理的过程中提升工作效率。引进现代化的管理理念和技术方法是十分重要的途径，可以提升档案室的整体工作水平，从而提升管理工作的效率。人事档案管理制度的完善也是十分重要的，尤其是在工作的过程中确立统一的档案管理措施，定期进行人事管理工作人员工作能力考核，规范人事信息的收集、保管、借阅，保证人事档案管理的实效性。

（二）提高员工对档案管理的认识。人事档案管理工作中，需要提升工作人员对于个人档案的重视，提升企业对于档案管理工作的认识。要做好人事档案管理工作的宣传，促使档案管理体系得以建立和健全。档案管理人员应充分认识到档案工作的重要性，保证企业人事档案管理工作的顺利进行，对于员工反馈的人事档案管理问题进行及时解决和处理，全心全意地做好人事档案管理工作。

（三）建设高素质管理人才队伍。对于企业工作人员的个人信息、工作履历、个人生活情况的全面分析，有助于企业合理使用人才，促进工作人员的素质不断提升。例如，选拔政治素养、文学素养、计算机操作能力强的工作人员，提升档案管理队伍的整体素质。管理层需要进行严格的挑选工作，来进行高效的人事档案管理。在工作的过程中，因为档案工作涉及到了众多的个人信息和保密工作，还需要对档案管理人员进行法律知识方面的宣传和教育，建立和健全保密制度，防止出现公司信息和个人信息的泄露。

（四）推进档案管理信息化。互联网技术和大数据处理技术的高速发展，使得计算机等在现代企业的人事资源管理过程中发挥了十分重要的作用，目前的档案查询和管理工作也主要依靠于计算机进行，传统的纸质档案的管理工作已经逐渐被淘汰。信息化、数字化人事档案管理的工作模式，使得存储能力大大增加，也减少了一部分人事档案管理工作人员的工作量。但是开放的互联网环境也为人事管理工作带来了许多风险，面临着硬盘易被破坏和数据传输受阻、数据承载能力差、信息泄露风险大等严重的问题，面临着黑客和病毒的攻击风险。因此，在企业人事档案的管理工作中，需要对大量的企业人员信息进行综合性的分析，还需要在技术方面进行加强，提升信息化管理的能力。企业工作人员可以通过大数据分析做好全面化的管理工作，建立起动态化的管理系统，设置好工作的权限。