完善人事档案管理制度提高事业单位管理水平

2020-11-23西安市绿化管护中心李雯

办公室业务 2020年12期

文/西安市绿化管护中心李雯

当前我国人事档案管理工作相较以往出现了较多变化，无论是具体的管理模式、管理方法还是管理技术等，相较以往均有明显进步，对促进人事档案管理工作的效率提升与质量优化等均发挥了非常积极的作用。然而结合当前我国经济的快速发展背景来看，人事档案管理工作在具体的成效上仍然没有紧跟时代发展的步伐，没有充分发挥其人事管理基础工作的重要职能，在具体管理手段上也存在一定的落后现象，对整体人事管理工作的效用发挥造成不利影响。基于此，本文以事业单位为例，针对当前我国范围内事业单位人事档案管理制度存在的问题进行分析探讨，同时提出相应的改进措施，以促进人事档案管理工作的水平能够得到有效提升。

一、事业单位人事档案管理工作存在的问题

（一）管理制度的滞后问题。当前我国事业单位在人事档案管理工作中仍然要执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》，以及各个事业单位具体的《档案管理违法违纪处分规定》等相关规定。然而上述规定的建立与使用背景相较当前时代均已经发生了极大的变化，上述管理制度在具体使用过程中对建立我国档案制度、完善档案管理等均发挥了非常重要的作用，但伴随着当前事业单位用人制度的逐渐改变与调整，上述制度在一定程度上仍然存在发展滞后的现象，且事业单位本身人事档案管理工作就处于较为封闭的状态，由此导致在制度层面上人事档案管理工作始终无法跟随当前时代发展潮流的变化，对人事档案管理工作的职能发挥造成了一定的影响和限制。

（二）管理地位的认知问题。当前我国事业单位仍然存在着对人事档案管理工作地位的认知问题。首先，人事档案管理工作本身无法产生直接的经济效益，且人事档案管理工作本身就是一项基础性工作，事业单位的相关领导很容易忽视人事档案管理工作的重要性，在人事档案管理工作的开展中仅仅处于不犯错、不失误等应付上级部门检查的状态。其次，事业单位部分员工对档案管理工作的重要性也存在着认知偏差，没有全面了解人事档案管理工作的重要地位和重要价值，在具体的档案填写过程中经常表现出随意填写、错误填写等问题，对人事档案管理工作的职能发挥造成不利影响。

（三）管理服务的范围问题。当前我国范围内人事档案管理工作在人事档案管理工作的开展过程中，仍然存在着人事档案管理工作服务范围较为狭窄的问题。其原因在于：一方面，事业单位的人事档案管理工作有着相应的保密性要求；另一方面，部分人员没有充分思考人事档案管理工作与其他相关工作的紧密联系，由此导致人事档案管理工作在具体开展过程中只重视档案信息的收集与保存，忽略了人事档案信息的更新与利用，总体服务范围狭窄、利用方式单一，在如此被动的服务状态下，对人事档案管理工作的开展效果造成了一定的不利影响。

（四）管理措施的方法问题。标准化、科学化、合理化、信息化是当前政府部门对于事业单位人事档案管理工作的总体要求。然而结合当前我国范围内事业单位人事档案管理工作的实际开展情况来看，其距离上述目标仍然存在相应的差距。以标准化而言，部分人员在档案信息的登记纸张上就很容易出现违背其标准化规定的问题，经常使用A3、A4等不同规格的纸张，对优化人事档案管理工作的职能发挥造成不利影响，也充分反映了事业单位在管理措施上的方法问题。

二、事业单位人事档案管理工作的改进建议

（一）健全事业单位人事档案管理制度并优化其管理手段。在国家各项人事档案管理制度的基础上，事业单位要结合当前自身人事档案管理工作的实际情况，建立健全人事档案管理制度，针对人事档案管理工作中的具体过程、具体要求、结果标准、服务范围、人员责任、效益影响等多项内容提出明确要求，确保当前事业单位的人事档案管理制度符合事业单位的发展情况与发展战略，也为后续的人事档案管理制度改革留下充足的空间与保障。同时在管理手段上，事业单位可以尝试丰富人事档案信息内容，记录相关人员的业务能力、技术能力、业绩内容、社会信用等相关材料，将信息化技术纳入人事档案管理工作中，以提升人事档案管理工作的效率和质量。

（二）加强事业单位人事档案管理队伍建设并提升其能力。事业单位在人事档案管理工作中要建立起一支具有综合素质和专业能力的人事档案管理队伍，要求管理人员必须熟读和遵从国家各项档案法律法规的要求，主动学习中央精神并加强对各项档案管理技术的培训与锻炼，严格遵守各项保密规则与法规要求。

（三）加强事业单位人事档案管理宣传并扩充其服务范围。事业单位应从上至下提升对人事档案管理工作的重视程度，加强对人事档案管理工作重要地位和重要作用的宣传，将人事档案管理工作纳入日常工作中并结合单位人力资源工作、人事管理工作等相关工作内容，恰当合理地扩充人事档案管理工作的服务范围。事业单位可以结合员工个人的成长对人事档案信息进行及时变更和扩充，结合政府人事档案信息平台的相关要求将人事档案管理工作进一步纳入信息平台的服务范围中，对缓和人事信息保密要求与使用要求之间的矛盾有积极作用。

（四）完善事业单位人事档案管理基础设施与标准化建设。事业单位应贯彻落实人事档案管理制度的各项要求，加强对人事档案管理工作的基础设施投入以有效缓解人事档案管理工作在标准化进程中出现的各项矛盾，促使人事档案管理工作能够朝向标准化、科学化、信息化的道路前进。针对有员工在此情况下仍然不遵守人事档案管理要求的问题，事业单位应当建立相应的奖惩措施以维护人事档案管理工作标准化的要求，使得人事档案管理工作能够更加统一、更加规范。