企业养老保险档案信息化管理问题研究

2020-11-23马济胜

就业与保障 2020年1期

文/马济胜

一、企业养老保险档案信息化管理存在的问题

（一）档案管理人员能力有待提升

随着我国信息化水平的不断提升，各种信息化技术已被广泛应用于企业的养老保险档案管理工作中，在企业养老保险档案管理中充分应用信息化技术，可以方便信息需求者进行科学的检索和查询，对了解企业养老保险的档案动态信息而言具有重要意义[1]。然而，在现如今企业养老保险的档案信息化管理过程中仍然存在档案管理人员的专业能力不足问题。例如，部分档案管理人员在信息化管理工作的推进过程中对于档案信息管理的认识不全面，没有充分掌握相关的档案信息化管理技术和操作方法，对养老保险档案分类管理缺乏科学系统的方法，这就导致了企业养老保险档案管理信息化管理者能力不足，对于企业职工养老保险的长久发展而言产生诸多负面影响[2]。

（二）档案管理安全性相对不足

将信息化技术应用于企业养老保险的档案管理工作中，虽然可以更好地集中管理企业养老保险信息、深度贯彻信息化管理理念、提升企业养老保险档案的管理效率，但在实施信息化方案管理工作的过程中也面临着许多突出的问题。在企业养老保险档案管理工作中应用信息化技术最常见的问题就是档案管理的安全性差，档案管理的相关信息缺乏科学的维护和保护，信息泄露问题比较严重。一部分档案管理工作者在具体的工作中缺乏良好的信息安全维护理念和保护意识，只要有信息需求者以及企业信息查询审批流程不严格，档案管理工作者就会提取出有关信息，严重扰乱了企业养老保险档案管理的科学性与有效性，对于各类档案信息的安全性维护缺乏有效管理。

（三）档案信息化基础设施不完善

对于信息化技术在企业养老保险档案管理中的科学应用，还需要经办机构拥有比较完善的信息化基础设施。在现代化背景下，我国企业养老保险档案信息化基础设施的建设相对薄弱，这是影响档案管理效率的重要因素。例如，部分企业在进行养老保险档案管理工作时会应用到信息化技术，所使用的相关电脑设备比较陈旧和落后，电脑中的软件功能也存在着滞后现象，导致企业养老保险档案管理工作缺乏系统性和整体性。所以，在今后企业养老保险档案信息化管理操作中如何优化企业的硬件设施和软件设施，成为社会保险经办面临着的核心课题。

二、企业养老保险档案信息化管理问题的应对措施

（一）加强培训，促进档案管理人员能力的提升

培训作为企业养老保险档案管理信息化中的核心内容，对于档案管理工作者个人综合能力的培养和提升具有重要的价值和意义。笔者通过研究发现，在企业档案管理信息化工作推进中，相关档案管理工作者不熟悉信息化操作，对于档案信息缺乏科学的分类和整理，严重影响到养老保险档案管理的科学性及有效性。所以，管理人员上岗前一定要加强人员培训工作，围绕养老保险档案管理的信息化要求和相关内容加强培训，让档案管理工作者掌握一定的信息化知识，并熟悉档案信息化管理工作的相关操作流程。管理部门要定期开展档案信息化管理的相关培训工作，不断促进档案管理人员专业技能水平的提升，这对于促进档案管理信息化工作的良性发展具有重要意义，同时，也可以提高企业养老保险档案管理工作的效率[3]。现如今，高素质管理人才已成为企业养老保险档案管理的重要力量，在企业养老保险档案管理工作中起到至关重要的作用，企业管理者需在人员培训工作方面给予科学的管理。

（二）做好档案信息安全的维护工作

企业养老保险档案记录了参保人员有关养老待遇的各种信息，确保档案安全极为重要，安全问题是企业养老保险档案信息化管理中的核心内容。不断加强企业养老保险的档案信息安全维护，可以充分发挥信息化管理的重要价值和功能。因此，企业养老保险的档案信息化管理需积极强化安全维护工作，加强对各类档案信息的安全管理。档案管理工作人员必须要树立良好的信息安全保护观念，不断强化信息安全保护意识，在档案管理中严格遵守职业道德，不随意泄露养老保险档案信息。优化信息查阅审批流程，对于需要获取养老保险档案信息的个人或者团体，需要严格依据《档案法》《社会保险业务档案管理规定》等法律法规，提交申请报告并阐述自身获取养老保险档案信息的主要用途，然后进行依法依规办理。

（三）加大资金投入，优化档案信息化管理基础设施

档案信息化管理工作建设中需投入一定的资金，以加强对档案信息化的科学管理。社保经办机构可从档案信息化软件设施和硬件设施两方面着手，不断加强软件设施和硬件设施的信息化管理，投入一定比例的资金购置新型计算机设备，并聘请专业的平台开发公司开发养老保险档案信息管理网站或软件，社保经办机构档案信息管理工作者可通过平台或软件定期更新社会保险相关信息，让广大职工了解最新的养老保险信息，从而为企业养老保险档案信息管理水平提升创造优质条件。这一做法一方面可以更好地维护信息安全性避免档案信息泄露，另一方面还可以满足广大参保人员对养老保险档案信息的需求[4]。