浅谈临床医学专业认证对高校教务档案管理的影响

文/西安医学院 呼俊迪

一、当前高校教务档案管理现状

（一）缺乏专业的档案管理人员。首先，高校部分档案工作人员缺乏专业意识，不重视教学过程档案的收集、管理。其次，由于教务档案都是教师和学生在教学过程中产生的，经常会翻阅，收集难度大，所以对归档工作不积极。最后，由于部分高校没有专职的教务档案管理人员，只把教务档案工作理解为简单的资料收集，缺乏专业的理论指导。

（二）教务档案内容广、种类多。高校的教务档案按照内容可以分为以下几类：教学管理类档案、学籍管理类档案、考试类档案、教师工作类档案。教学管理类档案主要包括上级部门的教学管理文件、日常学年内的培养计划等；考试相关资料如试卷、试卷分析报告、学生毕业论文和毕业答辩资料等。学籍管理类档案包含入学登记的表格、学生的名册、学籍异动材料、学生奖罚资料。教师工作类档案包括教学研究情况、科技情况、培训材料、奖项记录等。教务档案的管理体现在材料收集、管理、编目和统计等很多方面。由于涉及面广、量大，所以教学档案管理容易出现问题，导致资料不完善。

（三）教务档案不能及时归档。高校的教务档案是指在各种教学活动中和教学管理活动中形成的，都是从教学管理的活动中转化得来的，和一般性的文献收集不同，必须要及时收集和整理，但是目前普遍存在材料不能及时收集，很多材料留在个人的手中，一部分甚至遗失了，就会出现很多重要的活动没有保留下重要材料，对教务档案收集十分不利。

（四）教务档案管理方式陈旧。目前高校的档案，尤其是教学档案多以纸质版资料为主，而且纸质版资料的规格和整理标准都不统一，尤其是很多合并的学校，因为由几部分合并，各有各的整理习惯，导致学校教学档案的归档和汇总五花八门。有些学校虽然在教务档案管理上进行了一些电子信息化改革，但内容还不全面，很多是浅尝辄止，即使收集得很全面的资料，有时也会因为无法快速提取而影响作用的发挥。

二、临床医学专业认证对高校教务档案工作的影响

根据教育部临床专业认证委员会颁布实施的《中国医学教育（临床医学专业）标准与认证指南》文件的评估指标体系可以看出，教学档案对认证的各个环节影响非常大，是认证检查的基石，每项评估检查都以档案作为评判依据，每个检查项目都需要教学档案来体现，所以做好教学档案管理是高校是否能通过评估检查的首要任务，也是做好学校教学和科研工作的基础性工作。

（一）在认证中提高教务工作人员的归档意识。目前很多高校的教学档案工作进展不是很顺利，因为教学档案都是在教学活动过程中形成的资料，收集困难，教师归档意识薄弱，有些教师认为教学成果和过程的资料应该由自己保留以便以后使用，造成档案材料的不齐全和不规范，最终教学档案的质量不能达到评估要求。究其原因，是各部门的教务管理人员对档案收集工作不重视，管理意识薄弱。通过教育部的教学评估，可以使高校的教学管理人员在思想上认识到教学档案工作对高校工作的重要性，促进其进一步做好管理工作，提高业务水平。

（二）在认证中提高教务档案的重要性。在迎接认证时，全校上下目标一致，按照评估指标要求准备材料，每一位参与认证的教师和职工都会发现教学档案在评估检查中的重要性，是所有认证条目的支撑，是学校自评报告的基础材料。全体与教学相关的人员在认证中把档案材料移交给教学管理人员，一方面有利于提高自身的档案管理素质，另一方面对现有资料的规范化整合有利于全校教学秩序正规化，解决了教学档案收集不及时、整理不规范的问题。

（三）在认证中推进了教务档案管理工作的正规化和制度化管理。认证工作促使教学档案管理工作进一步走上正规化轨道。根据评估要求，高校应制定相应的教学档案管理办法，提高教学档案管理的正规性和专业性，同时对教学档案管理提出工作要求和目标，对整个教学工作有促进作用。

（四）通过认证加强教务档案管理工作的现代化和信息化。当前社会信息化迅速发展，各行各业正在不断完善信息化建设，借专业认证之力发展自身，有助于促使档案管理进入“信息时代”。因此，档案管理应该采取更多的措施去完善相关制度和工作方法。

三、改进高校教务档案管理工作的措施

（一）做好管理，加强归档意识。在认证工作中，全校教职员工一方面认识到教学档案的价值，另一方面学校领导也深刻认识到教学档案在高校教育发展中的重要性。第一，必须明确学校主管领导为教务档案管理工作的一级责任人，其他各相关部门及二级院系的负责人为二级负责人；各职能部门的主任和各院系部的教学科室是一级执行人，各教研室和科室是二级执行人，将当前的教学档案管理纳入各部门的目标责任管理，促进管理责任落到实处。第二，各部门的领导应该从学校的教学档案在临床医学专业认证中体现出来的重要作用角度，向广大师生做提高重视的思想工作，使他们认识到教学档案工作的重要性，促使师生们重视教学档案，进一步支持教学档案的整理和归类工作，从而由上到下达到全员对教学档案归档工作的重视。

（二）创建教学档案管理的新模式，健全档案管理工作制度。利用好临床医学专业认证这个机会，对全校的教学档案进行正规化梳理和完善。学校领导应提高对教学档案的重视程度，认识到教学档案对日常教学和教学评估的重要性，积极发现目前管理工作中存在的问题。对现有的教学档案管理制度进行梳理，使学校的档案管理做到有法可依、有章可循。应该根据上级部门的法律法规，结合自身实际情况，制定出符合校情的教学档案管理制度。同时要求各相关部门必须严格按照制度执行，责任落实到个人，奖罚分明。另外，不断学习新观念和管理理念，积极开发新的教学档案资源，促进学校教学档案高效发展，走一条新的教学档案管理之路。

（三）提高档案资源的利用率。对教务档案的开发利用，一要发挥其查证咨询作用，了解教学管理最初、最直接的过程，为改进教学管理提供参考依据。二要发挥其服务作用，围绕高校的中心工作，总结经验和教训。三要发挥其反馈作用，帮助师生加强沟通互动，提高教学效率。四要发挥其在临床医学专业认证中的直接作用，提供真实的教学计划及完成情况、课程设置、科研成果、学生成绩等资料，进行定性定量分析与判断，帮助评估专家对学校的各项工作予以客观评价。五要发挥其社会经济作用，教务资料对整个国家的社会文化建设举足轻重，要以政策法律为依据，强化对馆藏档案的社会化开发利用，促进高校档案工作包括教务档案工作走向社会、奉献社会。为提高教学档案利用的深度和广度，档案管理人员要主动参与教学管理活动，开展调查研究，加强各类教学档案的编研，对档案进行系统加工整理，提高档案的利用价值，在制度允许的范围内，高校档案应按照规定向全校和社会开放，在办理合法手续后，最大限度地加大档案的开放程度，提高档案的利用率。

教学档案的整理最终目的是给教师教学和学校决策者提供参考，对学生在校情况进行记录，所以教学档案的利用率高低是教学档案工作管理是否高效的标准。专业认证工作对于教学档案管理工作起了促进作用，应充分利用认证的机会对当前教学档案进行梳理和完善，发现存在的问题，进行制度更新。随之，把新的管理方法用到日常工作中，充分发挥教学档案的作用，更好地为教学服务，为学校的发展和建设服务。