浅析新形势下如何做好财政局档案管理工作

2020-11-23山东省菏泽市单县财政局葛鑫

办公室业务 2020年12期

文/山东省菏泽市单县财政局葛鑫

财政局在社会公共服务事业中扮演着重要角色，而档案管理属于财政局的重要工作之一，对推动财政局的深入建设与规范化管理有着积极的作用。然而长期以来，档案管理工作得不到足够的重视，加之工作方式滞后等原因使得档案管理水平得不到有效提升。基于此，本文就如何提高财政局档案管理工作效率进行探讨。

一、财政局档案管理存在的不足

（一）对档案管理工作缺乏重视。档案作为财政局发展进程中形成的宝贵财富，记录着财政局在发展过程中的点点滴滴，必须认真保管以便后续利用。但从实际情况看，不少领导对档案管理工作不够重视，将档案管理等同于对文件资料的收集保管，并未意识到这项工作对本单位的重要性。由于档案管理工作处于可有可无的尴尬境地，档案管理效率自然不高，表现为档案资料不健全，调取档案速度迟缓等。

（二）缺乏健全的档案管理制度作支撑。目前财政局所沿用的档案管理制度是多年前制定的，符合当时社会发展以及财政工作的需要。然而伴随着社会环境的巨变，财政局的工作内容发生了很大的变化，在此背景下，若仍依据传统的档案管理制度开展工作，跟不上时代发展的需求，若按照现有的制度办事，又无法获得较好的执行效果。

（三）档案管理硬件设施有待改进。随着信息时代的到来，互联网信息技术在人们生活中得到了广泛的应用。目前，档案信息化建设早已展开，也取得了不错的成效，极大提升了档案管理的时效性。但在一些基层财政局中，仍沿用着传统手工管理的方式，由于资金不足，对档案管理的投入偏少，难以更新硬件设施，信息化程度较低，不少管理人员仍习惯采用传统人工管理的方式。这必然达不到大数据模式下的统一管理要求，制约了档案管理工作的发展。

（四）档案利用效率有待提升。档案管理工作的一项重要任务是充分发挥档案资源的价值，然而现实当中不少档案管理人员缺乏服务意识，仍坐等利用者上门查阅，缺少服务的主动性。

二、新形势下提高财政局档案管理水平的措施

（一）高度重视，进一步完善档案规章制度。财政局领导必须充分认识到档案管理对单位发展的重要意义，将其纳入单位的重要议事议程中，围绕单位实际建立健全相关档案管理制度，提高本单位全体职工的档案意识，让各科室、部门积极配合好档案部门做好文件资料的收集、整理工作。其中，要完善档案查阅制度，明确分工，责任到人，统筹规划。严格落实档案管理制度，凡是需外借的档案资料必须由借方单位开具介绍信并由主管部门盖章签字。完善档案存储制度，对破损档案进行定期清理抢救，加强档案归类管理，保证档案的完整性与真实性。

（二）加大投入力度，促使档案管理现代化水平的提升。县财政局档案管理部门因为自身条件的制约，档案室的软硬件设施仍有较大的优化空间。其中，档案部门未配备现代化的办公设备与网络技术，或者使用的电脑与管理系统都比较陈旧落后，无法满足现代化办公的要求，办公效率较低。为此，财政局应加大对档案管理的财力、物力、人力的投入，为档案管理部门购置统一的电脑、传真机、打印机等硬件设施，并引进先进的档案管理系统与应用软件，切实提升档案管理的有效性与规范性，推动档案管理的信息化建设。目前，伴随着网络技术的进步，专门针对档案管理的应用软件不断涌现，为此，财政局应根据自身需要合理选择相应的软件系统以满足本单位档案管理工作的需要。档案资源要进行扫描上传，建立电子档案数据库，同时也要保管好纸质原件档案。针对部分秘密文件，工作人员在上传与整理的过程中要注意保密，防范信息的泄露。借助计算机检索、多媒体显示等先进手段提高档案管理的自动化程度。日常文件可实现自动归档、组卷、主题词自动标引、自动编目等功能。

（三）加强档案人才队伍建设，做好人才保障。任何工作的实施都需要人去实现，因此，员工的工作态度、业务能力在很大程度上决定了工作质量。为提高财政局档案管理水平，必须配备一支服务意识强、档案技能娴熟的管理人才队伍。对于县财政局来说，可从三方面加强人才建设。第一，重视对现有档案管理人员的业务培训，通过定期集中学习、专家讲座等不同形式组织在职档案人员参加学习。其中，要重点学习档案学理论、电脑操作技术以及档案管理规章制度与法律法规，在提高档案人员业务技能的同时也要增强他们的服务意识与法律意识。同时，全体在职档案管理人员必须获得计算机等级证书，具备良好的计算机操作能力，确保能够正确运用计算机开展档案信息化管理工作。第二，定期选派档案部门的优秀员工、业务骨干外出学习，可安排其到高校学习档案理论知识，或者到其他单位考察学习档案管理的先进经验与做法。第三，目前，财政局不少档案人员是非专业出身，档案专业知识储备不足，档案专业人员数量极少。为此，财政局应重视对档案专业人才的引进，严格按照公平、公开、公正的原则从社会、高校招聘档案专业人才，为现有的档案管理队伍输送新鲜的血液。

（四）增强服务意识，创新财政局档案服务机制。财政局档案人员必须增强大局意识与服务意识，将“要我服务”转变为“我要服务”，积极思考档案资源的开发利用渠道，充分发挥档案资源的有效价值，具体可从三方面抓起：第一，对服务方式进行创新，在提供常规档案查询、借阅服务的基础上还应创新服务方式，提供咨询、复制、网络传输、跟踪服务、定向服务等多元化服务。第二，对服务内容进行创新，围绕财政局各项业务实际以及档案管理的需求，在现有档案资源的基础上创新服务内容。比如，为了让利用者获得更全面的档案服务，档案部门要加强对档案资料的编研管理，共享档案资源，提高档案服务质量。第三，注重服务效果的创新。档案管理的最终目的是为利用者提供档案服务，让档案资源发挥出应用的作用。在此过程中，应注意档案利用效果的反馈情况。财政局档案部门可根据《查阅利用档案登记表》统计分析档案借阅利用者的相关信息以及档案利用情况，总结分析档案服务需求以及相关规律，把握好档案资源的利用情况，更好地指导本局档案资源的开发与利用工作。另外，财政局可加强与其他兄弟单位的档案资源开发合作，实现相关信息资源的共享利用，提高档案资源的利用率，更好地推动本地财政事业的发展。