事业单位档案管理存在的问题与对策分析

2020-11-23宜昌市教育局赵爱华

办公室业务 2020年12期

文/宜昌市教育局赵爱华

事业单位的档案所涵盖的范围广，对于人才的考核选拔以及事业单位的其他工作帮助都很大，工作人员可以在档案中获取有用的信息，以此来应对所要做的工作。从我国改革开放起，事业单位的档案管理工作取得了不小的进步，然而欠完善，仍然存在着一些问题。如果不对这些问题加以妥善解决，会对事业单位形成一些不利的影响，因此事业单位一定要加大对于这些问题的关注力度，满足时代发展的要求，取得更好的发展。

一、事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员缺少专业知识。就目前来看，我国很多事业单位的管理人员不够专业，甚至有一些事业单位会将一些非专业的工作人员安排在这个岗位上工作，工作的过程显然仅是流于形式，很难做出不错的成绩，而且会对事业单位的其他工作造成影响。

（二）档案管理人员缺少该有的工作态度。事业单位的工作人员对于自身工作所持的态度对于事业单位的发展起到很关键的作用，其中也包括档案管理工作。大多事业单位的档案管理人员在工作时采取敷衍了事的态度，档案无法第一时间更新，档案室呈现脏乱差的状态，工作人员没有耐心去发现存在的问题，责任心方面也极为缺乏。很显然，这种态度进行日常工作，对于事业单位的发展无疑是有害的。

（三）离岗档案管理工作人员造成的档案管理问题。当下社会，大多数人不会在一个工作岗位上一直干，即便存在一个岗位干到老的工作人员，终有一天是要退休的，另外还有可能会遇到例如出国、生病等意外情况。这些情况的存在都会对档案管理工作形成一定的影响。大部分事业单位在换掉原有的档案管理人员时，其中的交接工作没有做到位，这就造成了很多档案被遗忘或是废弃。难免给事业单位造成一定的损失，而且这种损失很难用钱来弥补。1.事业单位不能合理有效地利用现有的档案。有些事业单位存在着大量的档案文件，然而利用率却不高，很多档案被放在角落没有人去理会，因此这些档案的作用就不可以得到发挥。另外，一些事业单位虽然利用了档案，但只是仅限在很基础的层面，没能充分发挥出档案的功能。这类要么不利用档案，要么不好好利用档案的问题是当下必须要进行合理解决的。2.事业单位没有采用妥善的档案保管措施。在一系列档案管理工作中，保管好档案是非常关键的一步，即使现在的档案大多趋向于电子化，但是仍有一些事业单位还是采取传统式的纸质档案。因此做好档案文件的保管工作就变得非常重要，纸质档案容易被损坏，事业单位的档案管理人员一定要采取妥善的防护工作加以对待。3.事业单位对档案的管理不规则化。一个单位的档案管理不是一项简单的工作，但是目前大部分事业单位在档案管理工作方面无章可循，工作人员自身想采取什么方式就采取什么方式进行，没有规则加以约束。有些档案的纸张无序杂乱，当一些工作要查阅档案时，就得花去很多不必要的时间，大大降低了事业单位的工作效率。4.事业单位的档案不能及时更新。很多事业单位的档案更新工作都没办法做到位，更新的速度较为缓慢，但是现如今时代加速发展，社会上很多事情都在变化，这就需要档案进行及时更新，紧跟时代的发展，不允许做毫无进步的应付工作。5.事业单位缺少利用高科技来保存并管理档案的意识。随着社会的不断发展，曾经传统化的档案管理方式和设备都难以适应当下时代的进步，然而有些事业单位并没有留意到这个问题的重要程度。另外，损害的档案需要科技产品才可以进行修复，但是很多事业单位没有这些设备存在，很难做到在高科技的加持之下做好档案管理工作。

二、加强事业单位档案管理的对策分析

（一）加强对事业单位档案管理人员的培训。事业单位要对所属的档案管理人员进行培训，提升他们的专业能力水平，并且树立工作责任意识，深知这项工作的重要性。近些年我国的发展速度很快，这无疑会加大对于信息的需求量，因此档案管理工作一定要适应时代的快速发展环境，有关单位必须禁止使用非专业人员从事该岗位的工作。

（二）对档案管理人员的工作交接做好相应规定。在档案管理人员的工作交接上，事业单位一定要做好明确的规定。遇到工作人员因某种情况离岗时，一定要按照相应的规定做好档案的交接工作，并且给单位留下自己的联系方式，事后遇到工作问题可以及时联系，为解决问题提供帮助。

（三）做好档案管理的保护工作。档案的保管工作非常重要，事业单位一定要将这项工作落实到位，强化管理人员的责任意识，对档案的情况定期进行查看，一旦发现有问题存在及时进行解决。档案保管工作存在着一定的复杂性，相关人员一定要有足够的耐性才可以落实好这项工作，不可以粗心大意。

（四）合理有效地利用档案为自己服务。事业单位档案利用率一定要提高，让现有的档案发挥出自身的作用。当下是一个信息化的时代，随时随地都有信息相伴，因此事业单位要加大对于现存档案的关注力度，有需要及时查阅，只有这样才可以利用好档案，并且获取到自身想要的信息，为工作的后期开展提供帮助。久而久之，事业单位将会取得不错的发展。

（五）形成属于自己的档案管理规则。事业单位在做档案管理工作前，要制定健全的档案管理规则，避免档案散乱的现象存在，一定要按照规则开展工作，合理规制管理。以此来减少人力以及财力成本的投入。在减少事业单位成本的同时，也能够大大提升其工作效率。

（六）及时更新档案。一个单位是一个动态的整体，每一天都会有信息变化存在，因此负责档案管理的工作人员要将工作做到及时到位，在第一时间收集新的档案填充单位的档案库，使其变得完善健全，这对于今后事业单位工作的开展将会提供极大的帮助。

（七）引进先进的设备管理档案。目前多数事业单位档案管理设备跟不上时代的发展，难免会对单位造成不好的影响，因此很有必要引入先进的现代化管理设备来辅助工作人员做好档案管理工作。例如档案电子化是当下档案管理的发展趋势，事业单位都该朝此方向进步发展，以此来提高单位档案的利用率，为单位工作的开展提供有效的帮助。