基层档案管理员如何做好文书档案管理工作

2020-11-23邹平市好生街道办事处耿哲

办公室业务 2020年12期

文/邹平市好生街道办事处耿哲

文书档案管理工作是指管理人员利用文字或者表格等形式将社会公共活动进行记录，并且整理归档。文书档案管理工作的良好进行，能够真实地反映和记录基层行政活动，实现党务活动公开。文书档案管理工作的优化，能够促进基层公共事务的管理水平不断提高。文书档案管理工作的优化，对各类活动的开展提供了有效的参考。

一、开展基层文书档案管理工作的实际意义

有序开展基层文书档案管理工作，能够为企业的发展提供真实的参考资料，是企业发展的有效保证。基层档案管理员的主要工作就是进行文书归档和活动记录，通过整理档案，为相关工作人员提供完整凭证。企业在进行重大活动之前，需要调取借鉴以往活动档案，需要档案管理员进行配合，及时准确地找到相关档案，为当前的活动提供有用的信息。企业在进行生产经营活动或者处理公共事物时，也要通过参考相应的文书档案来做好工作计划，保证经营活动合理有序进行。

二、基层文书档案管理工作存在的问题

现阶段，我国基层文书档案管理工作还存在一定的问题，严重影响了基层文书档案管理工作效率。

（一）文秘与档案管理工作衔接较差。在文书档案管理工作中，文书管理与档案管理工作既互相联系，也有不同的分工。两项工作需要相互协调进行，互不影响。在文书档案管理工作中，文书与档案管理工作从配合到形成一体化管理，很大程度上提高了文书档案管理工作的效率。这样就将文秘和档案管理员的工作建立了更加紧密的联系。但是，由于文秘与档案管理员对对方的工作了解都很少，导致双方在工作过程中，经常会出现误差和错误，文秘和档案管理工作配合不够默契。在实际的文书管理过程中，会出现文书纸张使用不合格、文书格式不正确、文书附件不完整等现象，这些文秘工作问题，最终会给档案管理工作造成一定的麻烦。

（二）基层档案管理工作不受重视。基层文书档案管理工作，对于单位和企业的发展有很大的作用，能够为单位的发展提供真实有效的数据资料。但是，部分单位认为基层档案管理工作不是一项非常必要的工作，认为档案管理部门工作过于清闲，对单位的发展作用不大。档案管理工作一直不受单位领导重视，没有投入精力和财力，使档案管理工作模式落后，人才缺失，从而影响了档案管理工作的效率。

（三）文书档案管理员综合素质偏低。基层档案管理工作不是简单的文书档案归类，要求档案管理员具备相应的综合素质，包括业务素质和心理素质。文书档案管理工作，涉及档案学、文书学、目录学等多方面的档案知识，要求档案管理员有绝对专业的档案管理知识。随着科学管理模式的应用，要求档案管理员要有一定的自动化管理知识，这是对管理员的业务素质要求。而面对单调枯燥的文书管理工作，档案管理员更要具备良好的心理素质，保证工作的积极主动性。但是，就目前而言，由于工作不被重视，管理员的心理素质首先发生变化，对工作缺乏积极主动性，产生厌烦心理，进而影响了工作效率。另外，档案管理员没有重视自身的工作，没有跟进学习先进的管理方法和知识，管理方式落后，也影响了文书档案管理工作。

三、做好文书档案管理工作的有效办法

（一）做好文书管理工作，统一管理文件。文件集中统一管理，有利于提高文书文件保存的安全性以及完整性。对在单位的生产经营活动中产生的文书进行归类时，一定要由专门的文书管理员负责，做好单位活动文书的收拆、等级划分以及归档记录工作。如果单位文书并不多，则可以每周进行一次文书登记管理，或者每月进行一次。在文件收录和登记过程中，文书管理员要对登记的文书进行流水编号，一个流水编号可以记录一年的文书登记。而在单位发文时，文书管理员要另外进行登记，等到单位文件正式发出后，再将文书归档。在文书管理过程中，不管是管理员收文还是单位发文，都要及时进行记录登记。

（二）强化档案管理团队建设。档案管理员是档案工作团队的主要力量，加强档案工作团队建设，就要提高档案管理人员的综合素质，要对档案管理员进行培训。首先，要对档案管理人员的业务能力进行培训，提高档案人员文书档案的管理水平。对档案人员的标引、检索、修裱等相关业务技术进行专业的培训，提升管理员的基础技能水平。还要对管理人员进行新技术的培训。例如计算机技术，现在计算机技术在档案管理中应用越来越多，单位要加强对管理员的计算机能力培训，逐步实现文书档案管理的自动化，提高工作效率。其次，要对文书管理员进行心理调节，文书档案管理工作非常单调，枯燥，也得不到领导的重视，很多管理员心理上已经产生了厌烦的情绪。档案管理者要积极调节管理员的情绪，通过一对一的心理辅导和谈话，了解文书管理员的内心状态，积极辅导，让管理员保持良好的心态，能够正确面对工作中的问题，并对工作充满热情。

（三）运用先进的手段加强文书档案现代化管理。现在的社会是科技型社会，科学技术应用到我们工作和生活的各个领域。在文书档案管理工作中，应用新型的技术软件，可以有效地改善传统手工管理模式的弊端，提高文书档案管理的工作效率。OA自动化系统的应用将很大程度上提高文书档案管理质量，帮助文书管理员减轻工作压力，提升文书管理员的工作能力。首先，在实现文书档案现代化管理过程中，要选择适合文书档案管理的OA系统，利用自动化技术完成文书档案的整理、立卷、编号及检索等工作。其次，利用OA文书系统，能够使档案管理工作变得更加全面、准确。将单位活动的文书及档案利用信息技术输送到数据库中，并利用数字技术进行有效分类，在相关人员进行查阅时，可以很大程度上节省时间，提高工作效率。而利用计算机技术和OA系统也能够让档案管理员的工作更轻松，更简单。

（四）完善文书档案管理制度体系。文书档案管理制度的建立能够确保管理员的工作良好进行，也能对文书档案管理员的工作进行约束。首先，落实文书档案管理制度，要完善文书档案管理员的行为规范，通过制度的确立，提高管理员的责任意识，杜绝消极怠工的现象出现，让文书档案管理员工作更有积极性。其次，完善文书档案管理制度，要利用好绩效考核制度。对文书档案管理员进行绩效考核，管理员出勤情况、服务态度、工作状态以及学习情况，都要纳入绩效考核范围，通过绩效考核来促进管理员进行业务学习和业务创新，有利于提升管理员的综合素质，提高文书档案管理效率。