保密工作在现代档案管理中的作用

2020-11-23西安医学院蔡杨

办公室业务 2020年12期

文/西安医学院蔡杨

改革开放40多年来，我国经济高速发展，各行各业都在为实现现代化的目标迈步前行。面对第四次工业革命，特别是云技术、人工智能、大数据的发展，信息的获取更快捷，传播也更迅速、安全性要求更高，这些都深深地影响着我们的工作、生活、学习。档案管理也从传统模式向信息化模式发展，在便捷每一个人的同时，也对信息安全问题提出了新的要求和挑战，如何保障新时代档案管理的安全，将保密工作更好地贯穿于档案管理显得尤为重要。本文提出了保密工作对现代档案管理的作用，提出了方法和措施。

一、加强现代档案管理保密工作的重要性

档案是人们在各类社会活动中形成的多种形式的具有保存价值的原始记录。改革开放以前的档案主要是记录国家一些重大的事件、重要人物，多以公文形式存在。现在的档案涉及的范围更广，大到治国理政，小到民生需求，都有客观真实的记录。传统的档案主要是纸质的，通过收集、整理、汇总等方式归类造册，存放在专用档案库房。现在的档案管理主要是通过信息化的方式完成的，更多的档案已经通过扫描，成为数字化档案，存储、查询、使用更加方便。但是，信息化带来便捷的同时，也对安全性提出了更高的要求，特别是数字化档案容易受到网络病毒、黑客的攻击，不仅容易出现信息泄露，而且有可能造成信息的永久丢失。因此，只有做好保密工作，才能确保档案安全，保护个人信息安全，维护好公民权利。

二、档案保密工作面临的形势和挑战

（一）现代档案管理人才缺乏。一些单位的档案管理人员学历不高、年龄偏大，非专业人员所占比重较大，而且很多人是常年从事传统档案管理的人员，对现代化的档案管理认识不足，对计算机的应用也不熟悉，缺乏对信息安全防护手段的了解。而档案管理又属于冷门专业，相当一部分人不愿意从事这项工作，觉得专业单一，发展空间不大，档案管理专业人才“门可罗雀”，一些单位出现了老人不能完全胜任现代档案管理和安全工作，新人又招不来的尴尬局面。

（二）档案管理保密意识不强。随着数字化档案的普及，我国外部环境的不断变化，敌对势力或别有用心的人会采取多种手段、多种方式窃取相关保密信息，如果档案工作人员保密意识不强，在电话、短信、微信中涉及保密信息，就会在不知不觉中泄露了国家的秘密，给单位和社会造成损失。因此，应加强档案管理人员的保密知识教育，提高其保密意识。

（三）档案管理安全设备不完备。一是档案涉密载体存在安全隐患。计算机硬盘、软盘和录音带、录像等是否按照保密的要求，确定专人专用，加入了保密防护措施，是日常容易忽略的方面。二是对电子档案载体进行针对性的检测和必要的维护不及时，特别是在定期对病毒库升级，对硬盘、U盘等电子存储设备进行检测和更换方面易疏忽。三是没有及时对电子档案管理软件进行升级。四是没有强化对电子档案使用过程的监管，忽略了使用后进行相关检测，确保没有植入病毒。

（四）档案管理保密制度不健全。有的单位档案管理制度不健全，对涉密的档案没有按照保密要求进行分门别类的管理，任何人都可以借阅，另外在借阅过程中，也没有按照要求登记、备案，落实保密室查阅要求。有的单位虽然制定了各类档案管理制度，但制度的执行仅停留在档案管理人员的层面，其他人员不清楚，也没有定期进行保密知识宣传和教育，导致制度虽健全，落实却落空，应付差事，流于形式，没有内化于心，外化于行。

三、做好现代档案管理保密工作的措施

（一）加强档案管理保密人才队伍建设。一是加强对现有人员的培训，通过定期学习、集中培训、邀请专家授课、观看保密宣传片，熟悉和掌握档案管理相关保密工作，提升现有人员的保密知识和保密意识。二是从管理者层面加大对专业保密人员的引进力度，特别是加大既有计算机知识背景，又熟悉档案工作的人员的引进，必要时可以放宽学历要求，从而提升档案管理保密人才的整体素质和工作水平。

（二）加强档案保密工作宣传力度。加强档案保密宣传工作是提升单位档案管理水平的重要手段，也是确保档案安全的重要保障。要加强可能涉密人员的培训力度，可以通过发放简单、易懂的保密知识资料，或者在宣传栏滚动播放保密知识，或者利用微信和各类学习平台强化保密知识宣传，让相关人员充分了解档案保密工作的重要性以及档案保密方法、手段、措施和法律法规要求，通过这些办法，从思想深处提高他们的认识，增强保密意识和法制观念，营造出良好的档案保密氛围。

（三）加强档案安全防护力度。严格按照档案安全“十防”的要求，全面落实人防、物防、技防“三位一体”防范措施，配齐配全保密档案柜、消防、监控、防护门窗等设施。对计算机硬盘、软盘和录音带、录像等实行专人专用，专人管理。及时检测维护电子档案载体。定期升级病毒库和完善防火墙，定期检查硬盘、U盘等电子存储设备，必要时进行更换。强化电子档案使用过程的监管，加强安全隐患的排查。

（四）完善档案保密工作制度。健全相关制度，完善《档案保密制度》《档案查阅制度》等，确保管理有制度保障。强化责任落实，对不同人员确定相关责任和使用层级，落实好审批制度，确保运行有约束。强化监督检查，定期对档案保密情况进行监督检查，对发现的问题，及时整改到位，对制度的空白，及时健全完善，确保档案管理的安全性。