新形势下做好档案管理保密工作的思考

2020-11-23新疆维吾尔自治区水利水电勘测设计研究院孙娅洁

办公室业务 2020年12期

文/新疆维吾尔自治区水利水电勘测设计研究院孙娅洁

作为涉及国家利益与安全、社会秩序、个人隐私的关键内容，档案信息至关重要，因此必须要做好档案管理保密工作。在新形势下，如何完善和加强档案管理保密工作措施，既确保档案信息的绝对安全，将各类档案的价值充分发挥出来，更好地服务于社会，又不会出现泄密等现象，是值得我们深思的一个课题。

一、新形势下档案管理保密工作问题分析

（一）档案保管人员的保密意识不够。一般情况下，我国档案保密工作分为改革开放前、改革开放后两个阶段。改革开放前，我国档案保密工作具有非常多的规定，呈现的状态是封闭式的。然而，改革开放后，人与人之间的合作、交流越来越频繁，档案管理开放及利用也变得越来越频繁，但人们的观念却不同以往，产生的变化十分明显，很多档案保管人员缺少较强的保密意识，错误地认为档案一旦开放，就没有值得保密的，所以混淆了一些保密与不保密的档案及资料的规定、要求，导致档案保密工作出现诸多错误及利益损失。

（二）缺少完善的档案保密制度。目前，《档案法》《保密法》是我国档案保密工作必须遵循的法律。另外，部分单位依据自身实际拟定了一些相应的制度规定，虽然具备了规章制度，但在切实落实期间出现了很多问题，如落实不到位、制度不完善等，虽然部分单位拟定了定期督查制度，但在执行期间，通常一年甚至两年才督查一次，只是规章制度逐渐趋于形式化，从而经常出现档案失密现象，不仅损害了国家的利益，还损害了个人利益。

（三）相关档案保密技术滞后，不能顺应科技信息飞速发展的需求。现阶段，随着科技信息的迅猛发展，同时在日常办公中的有效运用，为档案保密工作带来了全新的挑战，如加密防盗技术、木马技术等均会威胁或危害档案保密管理。然而，与我国档案保密管理技术相关的研发一直停留在原地，不能很好地顺应科技信息飞速发展的需求，进而引发一些冲突矛盾，对档案保密工作的可持续发展具有一定的制约作用。

二、新形势下加强档案管理保密工作的措施

（一）科学、高效地实施档案保管阶段的保密工作。提升档案安全性，降低或防止密级档案外泄的关键途径是，科学、高效地实施档案保管阶段的保密工作。在档案保管期间，必须要将以下工作做好：1.谨慎、仔细地管理好档案库房。假设条件允许，则可以详细地规划一下档案库房的建设工作，促使档案库房能与国家档案库房相关标准相符。即使不能太过干预档案库房建设，也应在设置档案库房过程中，从档案保密的角度去选择库房，禁止随意使用其中的一间办公用房作为档案库房。比如，禁止选择办公楼最底层设置档案库房等。与此同时，还应设立专业的档案库房管理者，严格依据库房规定、要求，科学、高效地实施档案保密工作，真正保障档案安全。2.科学、准确区分档案的保管期限与保密期限。应依据档案内容的现实价值及历史价值，明确档案的保管期限，同时依据本机关工作、积累国家历史文化财富的需求，明确档案的保存价值，进而进一步提升档案保管期限的精准性。应依据档案的影响程度，明确档案的保密期限。如根据国家安全与利益、社会利益等，档案外泄所带来的危害程度等，设定保密期限。与此同时，在档案保密期限内应受国家相关法律法规如《档案法》《保密法》保护。

（二）科学、高效地实施档案利用阶段的保密工作。在档案利用期间，若想将这一期间的档案保密工作做好，必须要遵循以下几点要求：1.科学、高效地实施档案开放期间的保密工作。处于开放中的档案，我们也需要将保密工作做好。在对档案开放进行明确前，需要认真、详细审查要开放的档案，保障要开放的档案不会影响到国家、社会，同时严格控制其开放范围。除此之外，还应将档案解密工作切实有效地落实，档案管理者应严格依据档案密级管理规定，切实落实执行相关密级档案资料的管理方案，保障在规定范围内将档案开发、利用价值最大化。此外，应保障档案解密工作不在档案保管期限、档案保密期限内实施，否则将因小失大。2.科学、高效地实施档案利用期间的监督工作。档案信息泄露风险经常会在档案利用期间出现，所以有必要科学、高效地实施档案利用期间的监督工作，以保障档案的保密性。严格监督档案的利用过程，不但对控制档案利用期间的部分不良现象有着很好的帮助，还能有效提升档案的安全性。（1）为严格规范档案阅览、复制及外借等行为，拟定配套监督管理机制。（2）为保障档案利用的安全性，需要根据档案利用对象与目的，准确掌握档案利用人员的心理，进而有针对性地重点监护档案。（3）为有效防止盗取信息及档案资料等行为，可利用相关监控设备如360°旋转高清摄像头、摄像监视器等实时监控档案室。3.将档案保密和利用之间的关系协调好。协调好档案保密与档案利用间的关系，是有效提升档案利用价值的关键途径。档案管理者应深入了解所管档案资料即馆藏，做到了然于心。转变传统的档案管理理念，从根源上理解“档案既要保密，又要充分利用”的含义，只有这样，才能将档案保密工作做好，全面发挥出档案管理工作的职能，也就能对档案进行更好的利用，从而全面发挥出档案管理者的价值。倘若摒弃档案利用价值来提升档案保密性，则会促使档案保密工作失去真正的意义。所以应同时进行档案保密及档案利用工作，协调好档案保密与档案利用间的关系，保障档案在安全保护前提下将利用价值充分发挥出来。

（三）为实现档案保密工作的制度化、规范化，建立并完善监督制度。建立并完善监督制度，可有效保障档案保密工作的健康运行。因此，各档案保管机构需要制定严格、规范的档案借阅复制制度，根据自身的情况，针对不同的保密级别，明确不同层面、不同范围的查阅、复制权限，同时强化各种文件审批及加密等，杜绝出现国家规定的绝密文件失泄密现象。档案管理者在工作开展期间，需要明确规定档案查阅、复制的流程，尽可能做到不损坏、不泄露档案文件、材料信息，一切依据规定办事，确保档案保密工作有法可依、有章可循。

（四）加强档案保密人才队伍建设，提升其综合素质。加强档案保密人才队伍建设，可大大提升档案保密管理水平，因为档案保密工作的重要执行者是管理人员，只有对管理工作人员的综合素质进行全面提升，在档案保密工作期间严格按照法律法规进行，才能更加规范、健康地进行档案保密管理工作。