提升办公室督查督办效能的有效途径探究

2020-11-23内蒙古电力集团有限责任公司鄂尔多斯电业局王懿

办公室业务 2020年12期

文/内蒙古电力（集团）有限责任公司鄂尔多斯电业局王懿

办公室工作是企业运营管理过程中的重要事项，其中督查督办工作是办公室的主要职能之一，可以提升企业的行政效能。督查督办工作的开展紧密围绕在企业日常运营中心目标和任务上，关注企业运营的重点任务。新时期，国企面临市场化经济发展趋势，又一直在全面深化改革，简政放权等政策的提出，使得国企进行管理工作出现较大的变革。在这个背景下，国企需要提升督查督办工作实效，实现企业管理水平的不断提升。

一、企业办公室督查督办工作的重要性

办公室是企业的综合行政部门，也是进行日常管理的辅助部门，肩负较多的工作任务，发挥着不同的职能。督查督办是其负责的职能之一。督查督办的成效影响到上级领导的决策是否可以实施，影响着企业重点工作任务的落实。企业办公室督查督办工作的开展，首先可以推动重点工作的落实，通过这项工作，对各项工作事项进行调查和调研，了解各项工作的办理情况，尤其是上级给出的决策和部署中不容易落实的环节和问题，要加强督办。其次可以提高工作效率，日常企业开展工作过程中，可能存在相互推诿、推卸责任等行为，导致一些工作拖了很久得不到解决，而定期进行督查督办工作，可提升办事效率，进而推动员工讲实效、办实事。最后是可以提升执行力，开展这项工作可以解决运营期间发现的问题，对管理模式和制度进行持续完善，以此提升员工的执行力。

二、企业办公室督查督办工作存在的问题

目前来说，企业办公室开展督查督办工作主要是通过电话、短信、微信工作群、OA办公系统、文件等方式进行，对企业办公室所有的收发文、汇报材料、会议精神等进行督查和督办，保证各项工作都有迹可循。但在工作进展过程中，还存在一些问题：

（一）认识不到位。在企业中，办公室承担着行政后勤、协调沟通、信息调研、承上启下等多种职责，肩负着上传下达的责任，因此日常工作中涉及到的工作内容十分复杂和繁琐，很容易出现分不清工作主次的问题，有时直接忽视这项工作。还有就是办公室领导没有重视其工作的开展，缺少督查督办意识，没有认识到这项工作对于企业发展的意义，因此在日常管理工作中更重视对工作的部署，而忽视了对工作的监督检查，对于上级领导各项政策和任务的落实情况监督不到位；内部相关工作的开展氛围不足，员工对此不太了解，所以难以主动配合。

（二）工作质量不高。一般来说，办公室督查督办工作的质量高低主要在于这项工作解决了多少问题，以及是否彻底解决问题。但目前来看，虽然办公室督查督办工作解决了很多问题，但并没有突出效果，也就是说，一些问题依然重复出现，没有得到彻底解决。这主要是因为办公室工作人员没有掌握督查督办工作的重难点，没有领会到这项工作的具体要求；表面化和形式化严重，具体成果落实不到位；人情化严重，走后门的行为较多，有些问题发现之后只是简单告诫，没有督促改正和优化；在开展工作之后，没有对其成效进行调查，有的开展了工作就完事，不关注是否出现成果，导致资源的浪费，有的是下面报告有成效就不再管，没有核实，工作形式化严重，还有个别短期有效，但没有形成长效机制；一些重难点问题因为涉及的流程环节较多，需要多个部门和领导的协作，但实际工作中出现推脱、扯皮等问题，影响问题的解决。

（三）机制不完善。企业虽然开展了办公室督查督办工作，但并没有建立完善的工作体系，相应的工作机制还存在一些不足，具体到督查报告、督查通报、反馈以及奖惩制度都存在一些漏洞，这使得实际开展工作过程中，督查督办工作中缺少制度的规范和要求，实施成效不高，也不容易被认可。还有就是这项工作的制度建设存在很大漏洞和不足，相应的工作机制等没有标准要求，使得工作的规范性不足。对于这项工作的具体落实，没有制定科学的考核机制，不能针对工作成效进行合理评估，使得实际效果和预期目标存在较大差距，实效性不足，没有可量化的标准，无法对工作的实情进行准确评估。

（四）责任追究不及时。开展这项工作并不是发现问题就可以了，还需要解决发现的问题，但是对于工作结果的责任追究机制不严格，或者说惩罚力度较轻，起不到激励和约束的作用，使得这项工作成效不高。部分领导人员不重视对这项工作成果的应用，工作开展形式化严重，单纯按流程进行，没有对执行结果进行反思和优化，对于反馈结果没有正确的惩处，导致部分员工出现侥幸心理。另外，企业缺乏配套的用人责任激励制度，很多优秀员工长期得不到重用，不能获得晋升资格，长此以往会降低积极性，甚至降低对企业的归属感。

三、提升办公室督查督办效能的有效途径

（一）转变思想观念，提升认识。新时期，企业办公室需要创新思维观念，提高对督查督办的了解，了解这项工作的重要性。所以企业领导人员要积极学习最新的督查督办理论知识，改变自己的思想观念，认可这项工作的重要意义，并坚持遵照三项原则开展工作。第一，领导负责原则，所有需要进行督查督办的工作内容都要经过领导审批后才能立项，而且工作过程和结果要给出报告。第二，实事求是原则，针对督查督办的事项需要进行详细调查，在掌握实情的情况下进行分析，避免出现弄虚作假、敷衍了事的情况。第三，分流承办原则，对于涉及范围广泛的事项，要划分清楚不同部门的责任，要求不同部门进行协作。

（二）提升工作质量，提升人员素质。开展办公室督查督办工作，要保证工作人员素质能力满足要求，要有良好的语言表达、组织协调等方面的能力，可以胜任这项工作。因此企业要重视提升工作人员的业务水平。企业要组织工作人员不断学习，学习国家关于国企的最新政策和指示，掌握国企发展现状和战略规划等内容，同时还要掌握相关的政治、经济、管理等方面的知识。另外工作人员要勇于创新，主动发现工作中存在的问题和不足，及时反思和调整，创新思维方式和工作方法，适应新时期国企发展的需求。

（三）完善制度建设，优化工作程序。国企要完善督察督办工作体系建设，要在督查督办体系上下功夫，健全督查督办相关的工作制度，保证这项工作的规范化和标准化开展。国企要重视配套制度建设，包括绩效考核制度、奖惩制度等，做到有法可依，违法必究，落实这项工作的指导意义和约束作用。加强督查网络建设工作，营造良好的氛围，完善督查督办的工作流程，积极借助先进的信息技术开展工作，提升工作成效。

（四）强化考核激励，建立反馈机制。办公室开展督查督办工作还要注重发挥考核奖惩的作用，借助科学的考核和奖惩机制，建立督查督办工作的权威性。基于此，企业要建立科学的成果反馈机制，针对每次工作成果进行总结和评价，反馈给相关事项责任人，按规定予以奖励和惩处。企业需要重视对这项工作的考核，建立科学的考核标准和指标体系，将之与绩效考核挂钩，提升工作人员的积极性，实现对所有员工的约束作用。企业要注意将督查督办和晋升、考核等挂钩，对相关责任人进行奖惩，同时实现激励和约束作用，进而提高这项工作的实效性。