高校档案信息资源数字化建设初探

2020-11-23黑龙江工程学院余浠婉

办公室业务 2020年12期

文/黑龙江工程学院余浠婉

高校档案信息管理工作是高校的基础工作，与高校的人才管理工作和高校人才与社会的衔接具有密切联系，随着我国科学技术水平的不断提升，高校档案信息资源数量不断增加，档案信息资源的管理方向也产生了多元化特征，基于此，应用先进的现代化技术进行高校档案信息资源数字化建设是切实可行的。

一、高校档案信息资源数字化建设的意义

在大数据、5G、云计算、物联网等相关现代化科技的全面加持下，我国已经步入了信息化时代，信息时代高校档案信息资源的数字化建设，代表了高校与时俱进的建设观念，进一步推动了高校现代化建设水平的提升，切实提高了高校档案管理的服务性能。高校档案信息资源数字化建设以高校档案管理人员和负责人员的先进建设理念为基础，在建设过程中，引进了多种类型的管理人才和现代化的数字技术以及管理技术，切实实现了高校档案信息管理环境的更新，提升了高校档案信息资源管理效率，显著降低了高校档案管理人员的工作压力，对于高校的持续发展和高校人才与社会的良好衔接产生了正面影响。另外，高校档案信息资源数字化建设是将高校传统纸质档案中的信息转化成数据信息进行合理储存和应用的有效途径，不仅高度保证了档案信息资源的储存质量，还进一步挖掘了高校档案信息中蕴含的深层价值，有助于高校教育水平和高校建设水平的持续增长。

二、高校档案信息资源数字化建设对策

（一）更新建设理念。在时代的更替中，高校传统的档案信息管理方式不仅在管理效率上难以满足高校师生对档案的应用需求，还在管理层面性上存在着一定的缺陷。基于此，高校档案信息资源数字化管理区别于传统高校档案信息管理方式，在管理路径、管理层面、服务功能上出现了明显的现代化发展趋势，就这一趋势而言，高校档案管理人员和负责人员应该具备全新的建设理念，并以先进的建设理念为基础，积极引进档案信息资源数字化管理技术和管理人才，为高校档案信息资源数字化建设提供动力。在更新建设理念上，我国相关部门可以组织区域内的高校档案管理人员召开档案信息资源数字化建设会议，在会议上着重强调档案信息资源数字化建设的意义和影响，并以当前我国已经建成的部分高校档案信息资源数字化管理格局为基础，向高校档案管理人员和负责人员重点推广和介绍数字化管理技术，为高校档案信息资源数字化建设奠定理念基础。另外，在更新高校档案管理人员建设理念的过程中，还可进行有组织、有规划的参观学习活动，让其设身处地感受高校档案信息资源数字化管理体系的优势，进而加快高校档案信息资源数字化建设的步伐。

（二）加强人才管理。高校档案信息资源数字化建设是脱离传统高校档案管理方式限制的现代化建设，对于高校的未来发展和高校的人才管理具有深远的意义和影响，要想尽快达成高校档案信息资源数字化管理目的，必须加强人才管理，将拥有信息化管理技术和数字化管理技术的综合性管理人才与高校档案信息资源数字化建设工作进行紧密结合，进一步落实高校档案信息资源数字化建设规划。在人才管理上，高校的档案管理部门可以立足于当前的档案信息资源数字化建设进程和建设趋势，积极扩大数字化管理人才和信息化管理人才的引进方式，通过网络途径广泛发布人才的引进信息，从而为高校档案信息资源数字化建设提供和储备具有高精尖管理技术和数字信息处理能力的领先人才。另外，还可对高校档案部门内部的原有档案管理人员加强培训，邀请高校档案信息资源数字化建设专家，对高校档案信息资源数字化建设环境、阶段进行精准定位，并以高校档案信息资源数字化建设的趋势和目的为基础，对高校原有档案管理人员进行专项指导，使其明确高校档案信息资源数字化建设的方向和具体内容，从而针对性地强化档案管理人员的管理能力和信息处理能力，使高校档案信息资源数字化管理体系能够发挥其应有的作用效果。

（三）引进数字技术。高校作为我国重要的人才培养基地，长期以来，为我国源源不断地提供了各种类型的人才，支持了我国的建设和发展，高校档案信息资源数字化建设能够服务于高校教育工作整体，进一步完善了高校的教育教学格局，对于高校教育教学水平的提升具有明显的促进作用。在高校档案信息资源数字化建设过程中，可以合理引进数字技术对建设工作进行有效支持，以下对其进行分析：第一，在多种信息技术和现代化技术的融合应用下，大数据时代已然来临，大数据时代中，信息资源的利用率大大提升，信息资源包含的内在价值也全面凸显出来，基于此，高校档案管理人员可以积极地引进数据挖掘技术，对高校档案信息资源管理环境中的档案信息进行全面搜集和有效处理，形成覆盖全面的档案信息数据库，为用户高效、精准地提供档案信息，满足用户的档案处理需求和处理期望。第二，在高校档案信息资源数字化建设过程中，还可引进自动化数字扫描技术，对高校的纸质档案进行智能扫描，并将扫描的档案数字信息实时上传到档案信息数据库中，形成纸质档案的电子备案，进一步完善高校档案的信息化管理格局，避免档案信息资源的遗失。

（四）健全管理体系。随着我国科学技术水平的不断提高，高校档案信息资源数字化建设已经成为高校档案事业发展的必然趋势，对于高校整体管理体系的完善具有重要的意义，同时也是支持高校持续建设和长期发展的重要基础。由于高校档案信息资源数字化管理格局区别于传统的档案信息管理格局，因此需要具备更加完善、更加全面的档案信息管理体系。

以上重点介绍了数据挖掘技术在大数据时代可以将高校档案的信息化数据进行充分收集，形成高校档案信息数据库，以此为基础，在高校的档案信息管理体系中，可以构建配套的档案信息调取体系和档案信息录入体系，加快档案信息资源的处理效率。另外，在高校档案信息数据库、档案信息调取体系和档案信息录入体系的协同作用下，高校档案信息资源管理格局产生了翻天覆地的变化，基于此，应该制定全新的档案管理规程和档案管理人员行为规范，充分细化高校档案信息资源数字化管理任务，落实安全管理责任，对高校档案管理人员进行严格要求，培养高校档案管理人员的责任感和工匠精神，在档案信息资源处理过程中，能够全面保证档案处理流程的有序性和处理工作的安全性，全面避免高校档案信息资源的流失，对高校的建设和发展造成负面影响。高校档案信息资源数字化建设是现代化社会中高校档案管理工作的主要方向和必然趋势，高校必须进行有组织、有规划的数字化建设管理工作。