基层单位建立数字档案室的必要性研究

2020-11-23上海航标处周锦

办公室业务 2020年15期

文/上海航标处周锦

随着大数据和区块链计算机应用技术的发展，数字信息技术在档案管理中得到了广泛应用，数字档案应运而生。负责统筹管理数字档案的数字档案室目前在市级、区级以及大型企业单位的普遍应用，开创了档案管理新模式，成为档案管理行业领域里最早受益于信息技术最新成果的急先锋。作为国家机关的基层单位，也应该紧跟信息技术的发展步伐，与时俱进，为解决传统档案管理模式和信息时代日益产生的新需求之间的矛盾，基层单位应该尽早地建立数字档案室。

一、数字档案室的概述

数字档案室是立档单位在履行职能过程中，运用现代信息技术，对于电子档案和传统载体档案数字副本、数字档案信息进行采集、整理、存储管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。数字档案室的基本特征是档案资源数字化（增量档案电子化）、档案实体虚拟化（存量档案数字化）、档案管理系统化、信息传递网络化、档案利用知识化几个主要方面。具体以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式、信息记录形式的数字化是数字档案室的基本特征。

二、国家机关基层单位传统档案管理模式的现状

（一）传统档案管理模式对电子档案管理的缺失。国家档案局紧跟信息技术的发展步伐，逐年颁发新的规定指导全国的档案工作。2018年12月出台了比较完善的《电子公文归档管理暂行办法》，紧接着2019年1月1日起又施行了《机关档案管理规定》，对电子档案和数字化档案的信息化建设做出的规定。规定中明确，国家机关应当开展数字档案室建设。数字档案室的建设按照《数字档案室建设指南》执行，指明了国家机关档案工作努力的方向。基层单位是国家机关中最小的机关，顶层先行积累数字档案室运行的经验，有利于基层单位遵照执行，不走弯路。基层单位管理手段暂时滞后能理解，但一直停留在传统载体档案管理的模式中，两耳不闻窗外事，就是过度漠视档案工作现代化发展了。目前基层单位的实际情况是没有制度要求，没有业务能力和技术设备对工作中产生的大量的电子文件转换成数字档案进行管理和利用。面对日益增长的大量电子文件的产生，我们传统的档案管理模式只是把电子文件转换成纸质档案进行归档，没有把新产生的电子文件转化成数字档案，也没有把库藏档案转化成数字档案进行统筹管理，形成了信息时代档案管理工作长期存在漏洞，暴露出了与信息时代不相适应的问题。数字档案室建设工作启动越晚，这个漏洞就越大，也可能很难再弥补。

（二）传统档案利用方式的局限性。录音、录像、照片等各种形式的档案信息经过数字转换，既承载了档案的真实性，又方便了管理、利用。另外，通过档案的数字化处理后，复制时不容易丢失信息，从而避免了纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现的清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，我们应该充分利用数字化信息的这些特点。但是目前基层单位多数情况下，还是沿用传统的借阅方式，去档案室调取纸质档案，当场借阅归还抑或复印档案副本提供利用，档案副本由于装订的关系复印总是不太清晰。外单位借阅还必须提供介绍信，亲自前往存档单位调阅档案，不能即需即取，非常耗时耗力。目前开始普遍使用手机拍照取得档案的副本，通过微信等第三方平台作为传输工具进行利用，很大程度上方便了利用者，特别是远程利用者不必再登门借阅档案了。这种利用方式启发我们应该采用比拍照取件更为安全便捷的网络传输方式提供本单位人员利用，并借助网络终端开发远程利用，为远程的利用者提供利用的便利。

（三）传统档案检索方法漏检现象严重。用现有的档案管理系统软件检索档案，经常碰到漏检的情况。库房中的档案在软件里通过标题名的字段检索却找不到。因为利用者多数只能提供文件标题的字段，提供的字段和档案文件标题里的字段也不匹配。最后只能利用纸质检索工具逐个进行人工搜索。档案数据逐年庞大，检索效率日益低下。有的利用者很急，就会放弃借阅档案，让档案管理人员存有深深的挫败感。数字档案具有文字、图形、声音、影像等多种媒体表现形式，多种媒体信息可以单独或者相互作用形成数字档案信息，档案检索必须充分利用数字档案的多媒体集成性，统一标识数字档案，确保其原始性、标准性，使数字档案检索起来更加灵活，提高检索的准确性和快速性。

（四）传统档案统计方法难以达到精准快速。对于信息化发展而产生的新科技、新模式，基层单位有享用的权利，主管单位也有按照国家档案局的要求尽快推进基层单位的数字化档案室建设的责任。基层企事业单位经过几十年的档案积累，库存档案也达到了一定的数量。利用分类目录和保管目录等检索工具进行手工统计，需要反复核查才能确认数字无误，工作效率极低。如果数字化档案室建成，将原有库存的纸质档案数字化，新增电子文件数字化，经过标准化和规范化标识的数字档案，多次利用都能保证元数据的真实、完整、安全。在此基础上采用计算机统计各种数字档案，统计速度提升，统计数据更加精准，还能免去大量的数据复核时间，解放劳动力。通过对系统软件的辅助功能的开发，无论是对各种类型的档案统计，还是对档案保管期限续存、档案的销毁移交、利用实体档案以及下载的数据都能做灵活精准的统计。系统软件还能通过图表等可视化方式显示各类统计报告，统计结果符合真实、准确、完整的要求，大大降低了时间成本，提高了工作效率。

三、基层单位建立数字档案室的必要性

（一）开创档案管理新模式，提升基层单位档案管理现代化水平。1.数字档案室是信息化条件下基层单位档案工作转型发展的必然要求。很多市区级机关和大型企事业单位已经建立数字化档案室，并且运行多年，完成了海量新旧数据的转换，实现了高效而便捷的远程利用。基层单位开启信息化时代档案管理新模式，建设数字化档案室已经到了刻不容缓的地步。基层单位要将数字档案室的建设纳入本单位3年近期规划中，逐步实现对档案管理人员向复合型管理人才转变的培训，提升档案管理人员的信息化知识水平。同步筹划组织机构设置、技术人员配置、网络设施建设、技术设备落实等方面的建设，逐步缩小和信息时代现代化水平的差距。2.数字档案室是单位数字业务建设和档案信息化建设的重要组成部分。面对电子文件收集和管理的脱节，档案检索的漏洞、档案统计的落后手段、档案利用者的新需求，已经充分显露出建立数字档案室的迫切性和必要性。而我们作为国家机关的基层单位，麻雀虽小五脏俱全。档案收集和归档，档案检索和利用，档案统计和总结等功能一样不少。为什么要长期守着落后的管理模式而对扑面而来的先进技术新技术、新模式视而不见呢？基层单位建立数字档案室对加强档案数字资源的收存、利用，将触发档案工作技术和方法升级，是提升基层单位档案管理现代化水平的重要转折点。

（二）提高档案检索的科学性，实现远程利用档案。目前从国家层面上，国家档案局已经颁布了《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63）、《纸质档案数字化规范》(第DA/T31）等一系列文件，高度统一了数字化档案标注的标准性和规范性，保证了传输数据安全可控。数字档案室建设是一项系统工程，包括网络基础设施建设、数字档案资源保障体系等，需要档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。提高档案检索的快速高效精准，离不开安全的网络设施。按照国家规定，网络设施建设原则是局域网、政务网、因特网三网隔离。数字档案室具备互联网、政务网、单位内部网、局域网等网络信息点。数字档案室应用系统运行于因特网、物理隔离的局域网、政务内网和基于VPN构建的政务外网虚拟专用网络，配备必要的防火墙漏洞扫描入侵检测等网络安全设施。在保证自动采集的数字信息能保持内容、元数据、组件之间唯一性的关联关系后，软件对检索系统实现数字档案分层次、分类别、分权限提供共享利用。设置多项标准化检索字段和逻辑关系的高级检索，实现在浩瀚的库藏档案中快速精准地全文检索，弥补漏检的黑洞。还可以使用网络开展档案在线查看、全文检索、打印下载数据内容、借阅登记、利用审批、利用效果反馈等功能。通过网络终端实现档案的远程传输，利用者不必亲临存档单位，就可以快速获取所需要的档案信息，大大提高了利用效率。

（三）提升档案管理人员的科技知识水平。档案管理信息化是一个系统的工程，特别是数字档案室建立以后，还必须会使用各种先进的信息化设备，完成采集、转化数据、存储、调取、下载上传等新知识、新技能，急需复合型档案管理人员。复合型档案管理人员不仅要有纸质档案管理业务的基本知识，还必须兼备计算机、信息化管理的基础知识。在信息化技术飞速发展的时代，基层单位领导必须主动给他们创造学习机会，为及早启动数字化档案室的建设实现人才储备。

（四）实现“单套制”归档，缓解档案库房需求量。纸质档案归档的方式使档案库房需求量逐年增长，给单位带来了很大的压力。在数字档案室完成库存档案和新增的电子档案全部数字化档案后，可以逐步实现“单套制”的归档方式，以电子档案的形式进行在线或者离线的形式移交档案，可以不必再移交纸质档案，大大提高现有库房的使用率，缓解库房逐年增长的需求。