加强干部人事档案信息化管理的策略

2020-11-23淄博市政务服务中心黄衍洁

办公室业务 2020年15期

文/淄博市政务服务中心黄衍洁

人事档案信息化管理正在随着科技时代的信息技术潮流不断地被普遍地使用和应用。这样的管理方法把传统的、低效的、固化的人事档案信息管理模式进行调整和改进，让干部的管理模式符合社会发展的变化和需求。在实际工作中，通过使用信息化管理的干部人事档案有助于促进相关的工作人员落实具体的工作，也有助于提升他们的工作质量。因此，使用信息化管理的干部人事档案是社会的发展需求和必然趋势。相关部门要积极地采取政策和措施来促进干部人事档案信息化管理的实施，不断发现实施过程中的问题和不足，进而及时地进行完善和改正，让信息化管理模式发挥出最大的优势和作用。

一、干部人事档案信息化管理的意义

（一）能够让干部档案的查找工作更加快速。使用干部人事档案信息化管理方式，对于传统的管理方式进行完善和革新，有利于提高档案管理的质量和效率，而且更加方便和智能化，能够更加凸显出信息化技术的高效性和快速性。使用人事档案信息化管理的形式就是将传统的纸质版资料档案转变为文件版的科技信息档案，能够快速增加干部人事档案记录的数量，也能够在信息科技的帮助下，高效地实现人事档案信息的查找工作。这个措施能够提高人事档案信息工作管理的质量并缩短工作时间。

（二）能够让干部人事档案的管理更加规范化。随着干部人事档案管理政策的落实和发展，现代技术的使用发挥着重要的作用，占据着重要地位，有利于管理干部人事档案管理更加规范化、标准化。在以前的人事档案管理过程中，都采用纸质版的方式，纸页的大小、纸的材料是否一致，纸的合订形式是否相同都会影响档案信息的规范和标准，很难能够统一档案的形式。但是在信息化管理的过程中，纸质材料的信息转变成了电子版的网络文件格式，在使用的过程中使用统一的字体、字号、对齐方式、字体颜色等，使得干部人事档案管理的形式能够有一个统一的标准，保证了干部人事档案信息的规范化。

（三）能够让干部人事档案信息管理更加安全。在以往的纸质版的信息管理中，大量纸张的保存是非常有难度的。受到火灾、水灾等各种未知因素的影响。相关的档案信息工作人员在实际的工作中也可能出现失误，这将会带来很多麻烦。纸质的档案信息也可能被利用和盗取。但是，现在利用干部人事档案信息化的管理模式，将纸质材料的信息都变成了文件的形式，就能够避免很多自然因素带来的危害和不良后果，同时也方便了相关管理人员的工作和储存。同时信息化的技术还可以设置安全的保护和防御，不容易出现被盗取的现象和问题，极大地提升了人事档案信息的安全性能，在一定的水平上能够实现干部人事档案信息的永久保存。

二、干部人事档案信息化管理的现状和问题

随着国家相关部门的不断提倡和要求，干部群体的人事档案信息化管理的模式是社会发展的必然趋势。干部群体的人事档案管理必须要进行相应的完善和改观，通过在革新的过程中将信息化功能不断地加入到管理中，让该项工作不断地符合社会发展的要求，不断地提高工作的质量效率。让干部群体的人事档案信息化管理的政策不断发挥出优势和作用，也要不断发现在实际工作中的问题和困境，进而及时进行完善和改进。

（一）在观念上没有认识到信息化管理的重要性以致投入的资金不足。想要达到高效化的干部群体的人事档案信息化管理，首先需要相关的设施设备齐全和完备。在保证了设备充足的条件下才能实现信息化的管理模式。为了实现这个条件，就一定要投入充足的资金和物资。但是很多工作部门和工作单位没有意识到信息化管理的好处和意义，他们认为设施设备的大量投入是很浪费的，在预计投入的时候可能会很多，但是在实际的应用过程中并没有达到预计的数量，也就造成了设施设备的不足。另外，还有一些部门和单位并没有认识到干部人事档案信息化管理的必要性和好处，认为这项任务实施与不实施都没有什么影响，不需要在这个环节上考虑太多的东西和下太多的功夫。这样的错误观念就使得干部群体的人事档案信息化管理的政策在实施的过程中受到很大的阻碍和限制。它的实效性也会被降低。

（二）管理方法单调，信息化构建不彻底。很多部门和工作单位都忽略了人事档案信息化管理的意义和内涵，在开展工作中还一直使用传统的、固化的、单调的开展方式，使得在实际的工作当中，很多信息化管理的现状都只是停留在表层上的应付工作，缺少真正的融入与根本上的创新，无法做到让档案信息更加的有效和安全。在实际的加入信息化技术的时候，很多工作也只是停留在基础上，并没有深入发挥出信息化的作用和挖掘它的深层意义，不能够保证干部人事档案的信息管理更加完善和高效。而且有一些专业的管理工作人员对于基本的干部信息管理信息化没有正确的认识也没有正确的理论支撑。这些都是信息化管理开展过程中的阻碍和困难。

（三）干部档案信息管理人员的工作素养不高。要想使信息化的干部人事档案管理模式能够高效地开展和落实，就需要很多具备高素质、高技能的信息档案工作人员。他们需要具备很强的操作技能和充足的理论知识，只有工作人员具备了这些基本的素养和能力，才能保证这种管理模式的发展和实施。而在实际的开展过程中，很多部门都没有选拔高技能、高素养的相关工作人员，也没有对现有的管理人员进行定期培训和工作交流。这样就导致了在信息化模式的建设过程中，干部人事档案的高技能管理人员比较缺乏，他们的工作知识和工作能力也没有达到应有的水平。工作人员不能够紧跟着时代的发展而不断地学习和完善自己的知识储备，使得信息化档案信息的管理实施的效果差强人意。

三、有效地实施干部群体的人事档案信息化管理的措施

面对新型的干部档案信息化管理模式，相关部门和企业需要不断地对该模式进行深入的认识和观念更新。实施得好有利于很大程度地提高档案信息的安全性和相关人员的工作效率。这种模式也符合当今不断变化和发展的潮流。而为了高效地实现这种模式，必须要采取措施，积极地解决开展过程中的问题。

（一）工作部门要建立专业的信息化电脑管理系统。依照信息化人事档案管理的特色和特点，需要建立一个专门进行信息管理电脑的档案系统。利用系统里面的很多功能和操作来实现干部人事档案的信息化管理模式。相关的部门需要广泛招揽这些技能的人才和工作者，并吸纳这些人加入工作当中。相关部门也需要对这些人员进行定期的培训，让他们不断地去学习相关的技能知识和提升自己的系统应用能力，保证他们都能够灵活地使用这样的信息化系统，从而保证干部群体的信息化管理能够更加精确和高质。这样的信息系统能够保证干部人事档案管理的信息化顺利实施和开展，也能够为信息化模式提供很好的支持和保证，实现信息化管理的最大优势。

（二）在开展的过程中需要明确任务。在信息化模式的构建过程中，将纸张上面的信息转变成电子的文件是执行工作的第一个步骤。相应的工作人员需要明确自己的工作任务，将正确的文字、图像等信息精准地输入到文件当中，然后再根据规定和标准设置相应的格式和形式。这样才能够保证信息化管理模式的建立和实施。将科技信息合理地加入干部人事档案管理中，为实现信息化做好充足的准备。

（三）要不断地革新和改善管理模式和制度。各个部门在实现信息化模式构建的时候，需要完善相关的制度方案，进而推动信息化管理模式能够更好地实施。所以，为了保证干部信息化管理模式高效地实施和开展，相关部门必须先找出传统型管理模式的缺点和不足，进而进行完善和修改，要学会舍弃一些旧的、不符合社会发展的管理办法。在开展干部信息化管理的时候，需要认清信息化的优势，先引入正确的管理意识和观念模式，也要留住一些好的管理体制，不是全部的否定和舍弃。然后，相关的工作部门也需要在信息化管理上制定一个合理的、科学的工作体系和工作制度，保证干部信息化管理的顺利开展和实施。