人事档案管理信息化建设的主要路径

文/青岛市食品药品检验研究院 刘济敏

当今，全球已经处于大数据时代背景下，各个国家都在加速实现信息化，抢占信息资源。信息化社会的发展在一定程度上刺激了国家经济的增长，信息资源已经成为当前最重要并且不可或缺的资源。这种资源的价值在慢慢体现，数据信息已经渗透到各个行业之中，各行各业已经在加速信息化建设的脚步。行业之间的竞争已经从实体转到信息层面上，信息的价值也越来越受到企业的关注。而记录个人信息的人事档案管理也在寻求新的发展方向，对人事档案的信息化建设已经刻不容缓，所以研究人事档案管理信息化建设的路径是非常有必要的。本文主要阐述了人事档案管理存在的三个重要问题：一是地方管理的差异问题；二是从业人员素质有待提高问题；三是档案利用率低的问题。通过以下几种方式可逐步实现信息化建设：第一种方式是投入资金引进信息化的技术设备；第二种方式是实现人事档案信息数据化；第三种方式是提升档案信息管理水平；第四种方式是确保信息的安全；第五种方式是加大对档案信息管理人员的培训力度。

一、加强人事档案管理信息化建设的必要性

对于任何一个国家来说，人事档案管理的重要性都是不言而喻的。它是一个国家根据法律法规所履行的社会管理职能，对于社会人才流动情况具有重大意义。我国公民的人事档案一般都是由相关事业单位进行保管的，如果当事人需要可以直接通过管理部门调出。从另一个层面来说，人事档案管理不仅是公民个人信息的保管，同时也是社会人力资源的整合。无论是国家，还是企业，最为重要的就是人才，好的人才会推动国家的发展，尤其是优秀的科研人才，会促使国家发展到另一个高度上，这也是为什么人事档案管理如此重要的原因。人事档案管理可以在一定程度上帮助企业发展，帮助企业引进合适的人才，提升企业的工作效率。目前我国人事档案的管理还存在一些问题。

二、人事档案管理存在的问题

（一）不同地方的人事档案管理存在差异。各个地方都有人事档案管理单位，当地人的信息一般会保存在当地。由于我国各地区之间存在一定的差异性，不同地区的人事信息档案管理方式不同，所以会出现人事档案找不到的情况。而且各个地方还没有能够做到人事信息的互通，导致有一些人事档案在传递过程中出现磨损，还需要再次核对完善相关信息，这大大阻碍了人事档案管理信息化进程。

（二）相关从业人员不具备专业素质。从表面来看，人事档案信息管理并不是一个复杂的工作，但绝没有想象中的那么简单，外行人根本不知道如何快速有效地进行档案管理，只有专业的人才会容易地做到。由于人事档案信息管理工作的薪资水平相对低一些，所以很多人根本不愿意从事这项工作，为了引进更多人才，企业招聘根本就不重视人事档案管理专业方面的从业人员，而更多是有人愿意干就可以，这就导致了人事档案管理工作不够专业，最终带来很多后续问题。

（三）人事档案利用率低。从人事档案本身层面来说，人事档案信息并不会频繁使用，大多数时候处于被动使用状态。重点是人事档案信息属于个人隐私范畴之内的，所以就不太容易进行信息挖掘和利用，只是将人事档案放在相关部门进行管理即可，一旦用到的时候，直接去调出来即可。因此，档案的利用率也就越来越低，长期以来，人事档案也就没有什么利用价值了，这种方式只能导致档案管理水平逐渐落后，实现信息化建设更加困难。

三、人事档案管理信息化建设的主要路径

人事档案管理如果不进行改革，那么这些人事信息将会逐渐没有任何用处，这也是为什么要进行信息化建设的理由。如今，人事档案管理应该朝向信息化方向发展，在人事档案管理信息化进程中，应该多多探索人事档案信息的特点，有什么信息是值得反复利用的，有哪些信息是不常用的，不常用的信息如何进行管理，常用的信息应该怎样管理，抓住重点内容，推进人事档案管理的信息化建设。

（一）加大资金投入，引进先进的信息化设备。人事档案管理的信息化建设并不容易，不仅需要大量的资金，还需要完善的技术支持，二者缺一不可。人事档案管理部门需要想各种方式扩充资金，或者和企业进行合作，让企业提供一定的资金支持，通过各种渠道募集资金也可以。凡是能够用到人事档案信息的企业都可以进行交谈，说服企业注入资金用于信息化建设。在资金筹集完成之后，准确计算人事档案信息建设所需要的花费，将所有准备工作做好，建设信息化办公场地，然后安装专业的信息技术设备，营造一个良好的信息化工作氛围。除此之外，人事档案管理部门还要注意信息化设备的更新、人事档案的备份以及如何优化人事档案信息，尽可能建立一个比较完善的信息管理系统。

（二）将人事档案信息资源数据化。传统的人事档案信息管理工作步骤比较多一些，一般情况下，人事档案信息都是使用纸质材料所记录的，但也有一些人事档案是利用电子文档进行保存的。人事档案管理的信息化主要是将以往的信息资源进行整合，保障人事信息的完整，避免纸质破损、信息丢失的情况发生。在人事档案信息整合完成之后，挖掘出更加精准的信息，利用计算机科学技术将信息录入，规范存储方式，将一些比较难处理的信息内容进行转化。比如大量的文字可以转化成数据，有些图片内容同样可以转化成数据，最终将人事档案信息实现数据化管理，为信息化建设打下坚实的基础。

（三）提升信息化档案管理系统水平。对于信息化建设来说，最重要的是信息化管理系统的建设，当然人事档案管理同样需要建立一个自己的信息系统。建立信息化管理系统主要有以下两大优势：第一大优势是帮助人们迅速准确查找到相关信息；第二大优点是信息不会杂乱，可以将新加入的信息快速整合到一起。建设信息化管理系统需要将一些基础性配置准备好，其中包含信息化硬件设施，还有相关的软件设施，让操作方式更加简单，实现人事档案信息电子化。将人事档案按照不同的标准进行分类，类似信息实现模式整合，极大提升了工作人员的工作效率，既节省了人力资源，又避免了人工整理可能出现的错误。针对那些纸质版的人事档案，要尽快录入到计算机中，将纸质文件转化成电子文件进行储存，通过信息系统实现以下功能，如信息的储存功能、信息的调取功能、信息的查阅功能等。需要强调的是，当今时代，纸质档案的储存绝不是唯一的方式，尽量降低人力资源的消耗，对于保密信息尤其要进行加密处理，也就是说普通人并不能够调取人事档案材料。例如，某些特殊职业的人事信息，警察、医生等等。根据信息档案的隐私程度，设置不同的访问权限，对于一些需要公开的信息，可以直接实现网络共享。

（四）确保所有人事档案的安全性。在数据时代背景下，传播速度最快的就是各种各样的信息，人们在享受信息共享带来的益处时，也不能忽略信息的泄露，信息安全正在面临很大的挑战。由于一些人事档案信息一旦泄露，可能会发生一些意想不到的事情。例如，一些军人档案信息的泄露，可能会威胁到人身安全，所以信息安全一定要得到足够的重视。因此，在人事档案信息化建设时，要注意信息的保密性，设置信息共享范围，某些信息只能在固定多少公里的范围之内才能够看到。如果信息发生泄露情况，能够及时采取相关措施，避免保密信息全网传播。与此同时，人事档案管理人员要提升自身的专业能力，严格遵守工作制度，提高信息安全警惕性，不能因为自身疏忽导致某些信息的泄露。同时，还需要注意数据的更新，及时上传相关人员的最新信息，建立一个完善的信息安全保障系统，对于需要进行备份的档案信息也不能含糊，认真对待每一份档案信息。

（五）加大对人事档案管理人员的培训力度。人事档案管理工作可以被划分到服务性工作种类之中，从服务人员的角度来说，人事档案管理工作人员需要提升自身的专业素质，提高自身的职业素养。因此，从业人员需要定期参加相关的职业技能培训，多学习了解档案管理方面的知识，掌握相关技能，提升自身的综合能力。比如在实际的工作中，需要以下几种类型人才：第一种类型是负责网络开发方面的人才；第二种类型是网络管理方面的人才；第三种类型是设计方面的人才；第四种类型是数据分析方面的人才。因为不同类型的人才掌握的技术是有差别的，不仅需要懂得各种不同的信息存储技术，还需要懂得网络信息技术，更需要懂得多媒体技术。不同类型人才之间应该经常进行技术层面的交流，及时分享信息建设的难点及处理这些难点的方法，才能够从根本上完善人事档案的信息化建设工作。

四、结束语

在全球推进信息化建设的今天，各行业的专业技术人才显得尤为重要。而对于人才信息整合的人事档案管理来说，信息化建设势在必行。将各种各样的人才档案信息整合到一起，建立一个完善的人事档案信息管理系统是推进信息化进程的一部分。国家不仅要关注人事档案信息化建设的方式，还要意识到其重要性。通过各种不同的信息化建设路径实现人事档案信息的数据化，使人事档案管理不受时间和空间的限制，才能保证数据安全、实现长远的发展。