分析公众号在档案宣传中发挥的作用

2020-11-23中国民航报社刘娜

办公室业务 2020年15期

文/中国民航报社刘娜

各个单位要利用公众号用户量大、传播速率快、形式多样的特点，帮助档案宣传内容得到更为广泛的传播，提高档案宣传工作的质量与效率。公众号是目前互联网环境下最合适的工作方式，也是提高档案宣传有效性的最主要途径。

一、档案宣传中公众号的优点

（一）信息传播形式的多样化。传统的档案宣传多是以报纸、期刊等文字的形式进行。一方面，其传播方式与途径单一，更多的是以简单的文字或者图片进行档案内容的解释与说明，并且由于发行与投递问题，档案的宣传工作往往集中于小部分人群，难以拓展到更大的范围中。另一方面，传统人工档案查找与档案宣传工作需要依靠投入人力进行档案的查找、整理和编排，再印刷成册进行宣传，这样的工作模式效率低下，宣传方式较为单一且有一定难度，需要进行一定的档案活动才能将档案的宣传工作落到实处。

公众号中的档案查找与档案宣传工作能够利用互联网与公众号的优势，利用档案在线查询、自动反馈、信息推送等方式促进档案信息更为广泛地传播，以此来提高档案服务的效果与质量。利用公众号的档案宣传工作还丰富了档案宣传的内容与形式。档案不仅有文字或者图片，还会有很多的视频资料、音频资料，这些都是传统的档案宣传难以涉及的。公众号的档案宣传能够涵盖所有种类的档案形式，使用户更全面、更方便地了解相关档案内容，更好地达到档案宣传的目的。例如《中国民航报》公众号的档案宣传，就可以将中国民航史上令人印象深刻的民航故事、创造里程碑的民航壮举等档案以视频资料的形式推送给公众爱好用户，比如民用航空紧急事件，就可以将相关图像文字资料，用公众号进行推送，使更多人了解到不为人知的民航人和民航工作。通过这样的形式，能够让用户更直观、深入地了解相关档案，从而更好地发挥档案的宣传作用。

（二）档案信息推送的便捷化。除了根据用户的查询进行档案宣传工作，公众号还能够利用互联网的优势主动进行信息的推送工作。公众号作为一个利用互联网的可移动智能平台，具有互联网的信息传播特征：即时性、广泛性、快速性。只要相关内容已经发布，就能够实时将信息推送至用户终端上，这极大地提高了信息传播的速度。而且，公众号上的相关内容是公开的，用户可以将其进行转载，迅速地将内容传播得更广。档案单位通过公众号定期将档案内容进行整理发布，快速地将文章内容发布至公众号的后台中，直接以新消息的形式推送到用户的手机客户端平台上，打破了档案宣传与发布的时间限制，方便了用户的阅读，可以随时随地进行档案宣传工作。

（三）具有良好的用户基础，档案宣传覆盖广泛。随着互联网与智能手机的发展与普及，微信至今已经有超过10亿人的用户量，其体量十分庞大。在目前互联网中的信息公众平台和即时通信中，微信用户的数量仍然在稳步上升，用户基础进一步拓展，用户覆盖面广阔。除了互联网用户主力军青年之外，更多的少年儿童、中老年群体也加入微信的行列中，这就为微信使用公众号的运营与推广提供了大量的潜在受众。因此，档案的宣传工作能更加广泛，例如对中国民用航空有一定兴趣的用户，就会关注与中国民航相关的公众号，喜欢在公众号中寻找自己感兴趣的相关历史档案，这也为档案的宣传提供了良好的用户基础与宣传方向。

二、目前公众号在档案宣传工作中的不足之处

（一）服务意识不足。随着科学技术的发展，互联网的发展也进入了一个新的时期，传统信息媒介逐渐被智能化的可移动终端所替代，媒介的更新速度也在加快，未来的信息传播将更加依赖各类型的公众号。然而，从目前公众号平台的运营与管理工作状态来看，公众号背后的主管单位对公众号的认识还不够，并没有意识到公众号平台在目前信息传播与宣传中的重要性，没有正确认识到公众号作为一个信息发布、传播平台所具有的多样性功能，更多的是将公众号作为一个简单的信息发布平台，或者是为了树立社会形象而开放的窗口，并没有真正将档案宣传工作与公众号平台相互联系在一起。这些公众号大多存在一定的运营问题，例如没有实质性内容，档案的宣传工作应付、档案宣传工作成效不高等，究其原因，是没有真正意识到公众号对用户的服务作用。在各单位的档案室中会有各种各样的档案资料，很多档案有着良好的宣传作用，如何将这些档案资料进行整合、分类并且作为一种宣传方式通过公众号的推送服务于民众，是目前档案宣传工作中需要重视的问题。

（二）公众号内容与功能单一。对目前正在运行中的几家民航的公众号进行观察分析可以发现，其内容更多的是民航工作中的实时新闻信息，以及自身的工作动态，很少涉及到档案宣传，公众号中的内容较为单调，公众号成为一个信息发布的平台，功能单一。不难发现，大多数公众号除了信息推送的功能外，并没有设置其他检索、咨询等功能，用户无法主动地进行档案的查找与阅读，无法满足自身对中国民航发展的好奇心与求知欲，对公众号的关注度就会降低，这也就无法发挥档案的宣传作用。对目前所开通的各类型公众号进行分析发现，通常在档案宣传工作中采用的是单一的模式，即对档案室中所拥有的照片等资料附加文字描述进行发布，没有一个专门的档案宣传板块，也没有固定的发布时间，只是作为日常新闻信息的一种进行推送，也就很容易被阅读者忽略。另外，公众号平台自身也附带了很多服务功能，但是在设计中，大部分公众号往往为了运营与维护方便，放弃了检索查询、需求反馈等被动型功能，更多地采用主动发布的形式，这也就使用户在阅读公众号的内容时，没有途径查找自己想要获得的档案资料。

（三）公众号运行与维护持久性不强。很多公众号主体单位停留在传统的工作形式与工作理念中，对公众号在档案宣传工作中的作用认识不够，忽略了公众号日常更新与维护工作，使公众号的正常运营受到一定影响。随着时间的推移，部分公众号会停止更新运营，或者更新速度缓慢，从一开始的多样化信息更新到只有关于本单位新闻的更新，公众号的社会影响力逐渐下降，也就使得公众号在档案宣传工作中的重要性与影响力大打折扣。

三、改进利用公众号进行档案宣传工作的策略

（一）完善公众号运营与维护机制。公众号的建设与维护需要有完善的运营与维护机制，通过机制来将公众号的各项工作纳入常态化，成为一个专门的工作岗位。首先，需要有专门的公众号运营与维护小组，规定其工作职责与任务，档案室的工作人员对档案进行收集与整理之后，由公众号运维小组对内容进行整合、再加工与编辑，根据档案宣传的主题选择合适的资料进行文章的撰写与辅助资料的整合。其次，在档案宣传文章写完之后，需要由专人进行严格的审核、校对与修改，保证内容真实性与规范性，同时需要确保档案宣传的内容具有一定教育意义。最后，对留言或者信息查询的用户，运维人员需要第一时间进行回复，并且及时解决用户想要查询的档案资料问题。公众号平台从信息收集整理到最后的发布、反馈解决等每一个步骤都需要有专门的人员进行工作的落实，因此，需要重视公众号运维小组团队的建设，积极推进公众号平台的建设。公众号的运营与维护需要规范的机制进行约束，其中包括了责任落实机制、内容审核机制、资料收集整理机制以及公众号用户反馈回应机制等，每一个工作步骤都需要确保责任落实，以绩效考核的方式规范每一个工作人员的行为，促进工作效率和工作质量的提高。建立起完整的运维工作团队以及强有力的工作监督与规范机制，能够强化工作人员对公众号在档案宣传工作中的重要性的认识，促使工作人员规范自己的行为，提高公众号中档案宣传的质量与有效性。

（二）提供多样化的服务。除了在公众号中主动推送相关档案宣传的文章与资料之外，还需要丰富公众号平台的服务方向，例如为用户提供相关档案的查询阅读服务，对还未及时录入公众号后台的档案资料给予读者留言反馈的途径，优化公众号用户的使用体验。对用户的留言进行处理，并且根据用户的关注点主动进行相关档案的整理、编辑与推送，满足用户的需求。另外，档案室可以将大量的可公开资料转换为电子形式进行分类上传，比如可按照档案形式分为文字档案、视频档案、语音档案等，也可以按照事件种类进行分类，例如可以按照“中国民航十件大事”“中国民航史上的十大特殊任务”等，将我国民航档案中具有重要教育意义的资料进行整理，在公众号上设置相关查询栏目，方便读者通过自由的阅读在档案中获得教育。另外，在信息推送中，根据档案中的一些关键点，公众号也可以展开相关互动话题的探讨，选择一个具有讨论性、开放性的话题进行读者反馈的收集，增加与用户的互动，使用户参与到档案宣传的工作中，提高档案宣传的质量与效率。