数字化时代医院办公档案管理模式的构建

2020-11-23山东省潍坊市昌乐中医院李文文孔雅欣

办公室业务 2020年13期

文/山东省潍坊市昌乐中医院李文文孔雅欣

医院办公档案管理，能为医院的各项工作开展提供必要的档案信息支持，科学地利用档案文件是办公室开展各项职能的重要保证，也是医院可持续发展的重要保障。作为医院办公智能管理的重要组成部分，对档案进行科学管理最终的目的是实现档案资源的高效利用，为医院的发展空间建立有效的大数据模型。在数字化时代，对医院办公资源的管理提出了更加高的要求，也提出了更加具体的目标，在制度和管理的意识上需要进行有效的优化，以实现办公档案管理的高效利用。

一、医院办公档案管理工作的重要性

在医疗制度改革不断深化的背景下，医院办公室档案管理逐渐成为医院管理工作中的重要组成部分。医院在发展的过程中，行政类和综合类的文件材料越来越多，因此涉及的范围也越来越广。医院的办公室作为行政事务工作的枢纽，档案管理工作的科学性和高效性，直接关系到医院管理的现代化进程和现代化水平，也体现了档案管理的整体水平。通过构建档案管理的数字化体系，不仅关系到档案的质量和效率，也关系到医院的管理人员对医院的发展进行科学决策。

二、医院办公档案管理工作的现状

数字化时代的医院档案管理工作要求医院具有与之匹配的网络设施和网络设备，以保证档案数字化过程中及时、全面地将档案进行数字化，这也要求医院的局域网络或英特网络与医院的实际需求相匹配。但在实际的医院档案管理工作中，大多数医院的网络与医院的档案管理工作实际需求不匹配，具体体现在医院的局域网络无法对档案进行有效利用以及管理、自动化和信息智能技术难以全面及时普及，相关人员对档案的管理能力和自身的专业能力还需要加强。当前，我国大多数医院在办公档案管理方面正处于萌芽期，许多医院的办公档案管理人员不具备专业素质和较高的业务能力水平，也没有经历过专业的医院办公档案培训，在实际过程中，难以避免地出现了一些问题，具体体现在以下几个方面：一是大量的医院办公档案长期积压。由于医院办公档案工作人员的专业水平限制，不能在工作中及时对医院档案进行整理和归档，一些档案管理人员甚至在工作中遗失了部分档案，这些问题导致了相关人员在查找和使用档案时无法及时全面地查找，没有体现出答案的真正作用，也没有发挥出档案的真正价值。二是医院的办公档案管理工作模式和数字化时代要求不相适应。较为明显的体现有：一些医院在档案管理过程中，对医院的档案管理还停留在纸质档案管理中，也有一些医院只是对医院的办公档案进行了单纯的计算机录入，功能较为单一。这些问题的出现都导致了档案记录和保存上需要消耗大量的时间和精力，这在一定程度上降低了工作效率。此外，一些医院对档案信息的收集仍然处在人工初级阶段，这样的现状使得档案查阅过程中也需要耗费大量的人力和时间，在档案保存过程中需要大量的空间，这些问题的出现都影响了医院办公档案管理工作的效率，除此之外，医院办公档案管理模式和管理技术也存在着一些问题。

（一）管理模式较为落后。现阶段，在医院办公档案管理过程中，大多数医院对档案管理的模式主要是单纯地使用计算机进行文件资料的录入，而且功能相对单一，例如无法进行人工智能和应用大数据筛选和收集。这样的问题导致了在档案录入和档案保存的过程中需要工作人员消耗大量的时间和精力操作。此外，在对办公档案文件的收集和查询上，仍然主要以人工收集和查询为主，这极大消耗了人力资源和物力资源，难以保证资料收集的准确性和完整性导致医院在查找答案的过程中难以及时、准确地查找需要的资料，对医院的工作效率造成了很大的阻碍。不仅如此，医院档案在管理过程中并不能对医院产生直观的效应，这样的现状导致医院管理人员对医院办公档案管理没有引起足够重视，这种意识上的忽略也导致了档案管理发展过程中存在较大的制约，也使得档案管理过程中难以及时投入人力资源和物力资源以及财力解决档案管理过程中发生的问题，从而导致了医院办公档案管理过程中容易出现档案遗失、档案损坏的情况发生，这些情况都直接或间接的阻碍了医院的发展。

（二）管理技术较为落后。1.档案管理人员专业素质不够。相对而言，医院的档案管理工作是一件较为枯燥乏味的事情，这不仅要求管理人员耐心和细心，还要求档案管理人员拥有较强的灵活工作能力。但在实际工作过程中，由于档案人员每天重复这些繁杂的工作，难免产生反感心理，使得档案管理人员在工作过程中容易出现懈怠情绪，极大地阻碍了工作效率提升。而且，由于医院没有建立有效的档案管理模式，容易使档案管理人员在工作过程中出现偷工减料的情况，从而导致档案文件资料缺失。2.医院管理人员技术水平不高。大多数医院的领导认为档案管理并不是医院发展的主要内容，因此在档案管理过程中并没有专业的技术人才参与，由于管理人员没有经过专业技术培训，在档案管理过程中不能及时将相应的文件进行及时归档整理，久而久之造成了大量的文件积压，甚至出现了文件丢失、数据录入错误等现象发生。经过日积月累，这些现象不断累加，使文件资料后期检索带来诸多不便，最终导致档案管理工作混乱。此外，档案管理过程中的安全性也是数字化背景下医院办公档案管理过程中需要考虑的问题。大多数管理人员在管理过程中没有安全意识，在工作中没有严格按照流程操作，例如在工作中没有按照要求对档案进行备份，只是按照自己的想法进行操作，最终导致档案管理出现差错，甚至给医院带来损失。

三、数字化时代医院办公室档案管理模式的构建

（一）更新观念，正确认知。在数字化时代构建医院办公室档案管理模式，要求相关人员，做到观念上的更新。由于传统观念的影响，大多数医院在制定发展策略的过程中，将医院的临床医疗作为主要发展方向，但是医院没有统筹业务发展和基础建设，造成了医院档案处在被边缘化的状态，因为没有正确的认识，所以忽略了必要的投入和规划，因此在构建新模式的过程中要求领导层进行高度重视，从而加大投入。

（二）提高医院办公室档案人员专业性。在医院办公档案管理工作中，医院办公档案管理人员的基本工作内容是收集资料，对资料进行统一的归类整理和归档。在此工作中能否科学合理地保存资料，保存档案信息的完整性，不仅是工作人员工作能力的体现，更决定了档案查阅和档案的利用效率，这要求医院在建立档案管理模式时，加强对档案管理人员的专业能力培养。

（三）打破传统的档案管理模式。打破传统档案管理模式，要求医院在建立办公档案模式的过程中研究医院的自身特点以及医院的发展方向，将医院的各部门整个工作环节中产生的答案放入统一的档案管理体系之中，在保存过程中应当分类保存，实现医院档案管理工作的系统化建设。在建设过程中，及时更新软件和硬件，并聘请相关人员针对具体环节进行优化，以此提高办公室档案管理工作的效率，通过这些方式，能够从根本上改善纸质档案保存过程中出现的耗时较长，占据空间大，查找效率低下等缺点。

（四）科学合理对档案进行分类。在数字化时代构建有效的医院办公档案管理模式，要求医院管理从业人员在档案管理工作中，要具有正确的认识，认识到文件档案进行归类整理的最终目的是档案的高效利用，基于这样的理念，在整理档案的过程中要遵循高效实用的原则。区分不同的档案内容和不同的档案保管年限，在保存时标明关键的时间点和关键字，以便在查阅时能快速便捷查找。在这样的基础和原则上进行档案数字化，在数字化之后建立有效的资源共享系统，使医院的每一个部门都能在自己的设备终端上及时高效查找医院档案，通过这种方式提升医院整体工作效率，简化办事流程，并为医院的发展和建设提供参考。

（五）增强保管意识。医院办公档案管理在数学化背景下也存在着设备运行安全和网络运行安全的问题。因此在构建数字化的模式中，应当考虑到防止病毒攻击以及文件损坏或被盗，在此过程中做好备份等工作，是十分有必要的。在信息共享方面，应当建立起规范的使用制度，根据使用者的级别划定使用权限，以保护核心数据的安全性。想要达到这样的目的，就要求医院在数字化档案管理工作中加强法律意识，建立健全相关制度，从而实现档案管理工作的长效机制。以此合理提高档案资源的利用率，使档案管理工作为医院可持续发展提供有利条件。总体来说，加快档案管理数字化建设应当扭转传统的认知观念，管理层应当认识到数字化档案管理工作的重要性，在此基础上加大技术和资金的投入，购买相应的管理设备。另外，任用专业性较强、经验丰富的工作人员从事工作。以确保相关工作有效开展，提高工作效率。此外建设的过程中，要具有安全意识，使用科学的方法提高档案的安全性，在使用的过程中，建立规范的使用体系，使医院办公档案管理在医院发展和决策过程中发挥重要作用。