事业单位数字化档案管理的现状及对策

文/江苏省如东县总工会工人文化宫 李卫亮

档案管理是事业单位管理工作不可缺少的重要内容，在事业单位协调、高效运转等方面具有重要作用。此外，在信息化技术较为发达的今天，档案管理工作积极探索发展道路，将信息化技术融入档案管理工作中，将二者有效地结合在一起，实现档案管理的融合发展。与此同时，将网络技术应用到档案管理工作中，实现档案管理与网络技术的有效融合，以此提升档案管理工作效率。但在实际工作中，档案管理的数字化应用不尽人意，存在诸多问题，因此需要管理人员提出有效策略，以此体现数字化档案管理的重要性并解决问题。

一、事业单位数字化档案管理的重要性分析

（一）提高工作效率。为保证事业单位朝向稳定健康方向发展，在档案管理过程中，管理人员要注重提升工作效率。此外，由于档案管理工作涉及内容较多，工作程序较为复杂，加之事业单位档案管理工作存在多元化特点，因此在工作过程中，管理人员要将其管理内容加以优化。而数字化档案管理恰好能够解决这一问题，管理人员借助网络技术对档案信息进行整理，并将有效信息整合一起，对档案信息进行分类处理，一方面能够提高工作效率，另一方面使得档案管理工作质量得到保证，进而凸显数字化档案管理的重要性和价值所在。

（二）更新管理方式。档案管理是事业单位一项较为重要的工作，随着经济水平以及社会发展程度的提高，档案管理方式也要不断进行更新，这是时代发展的要求，同时也是档案管理工作与时俱进的重要表现。现代化技术的广泛应用，使人类的生活方式也发生了天翻地覆的改变，这种变化并不是只影响了人类的生活，对档案管理工作也产生了一定的影响，在信息化时代不断变化的驱使下，将传统的档案管理工作推向了与时俱进的发展道路，在数字时代的影响下，人们不仅要重视人事档案管理工作，更要将其与互联网紧密联系在一起，实现人事档案管理方式的更新。此外，在时间的不断推移下，人事档案管理工作积累了大量文件资料，这些纸质的文件资料该如何处理是档案管理人员必须面对的现实问题。根据上述分析，我们不仅能够意识到档案管理工作对事业单位发展的重要性，同时也能感受到更新管理方式对档案后续工作发展的具有重要意义，而作为档案管理人员要充分意识其重要性并予以落实。

二、事业单位数字化档案管理现状分析

（一）档案管理技术和设备不够先进。数字化档案管理的核心在于数字化技术的应用，换言之，数字化技术决定了档案数字化管理的质量以及效果，就当前阶段工作情况而言，数字化技术的应用范围不够广泛，很多事业单位在家进行档案管理工作时，并未采取最新技术，进而导致技术与档案管理工作之间出现不匹配现象。此外，由于数字化技术的应用需要一定的经费投入，事业单位资金有限，无法做到设备的更新换代，基础设施较为落后，不具备应用新技术的基础条件，继而对数字化档案管理工作造成不良影响。

（二）检索效率有待提高。就目前事业单位档案管理现状来看，大多数单位还停留在手工检索模式，计算机检索处理并未得到广泛使用，而在一定程度上增加了检索工作量，因而导致档案管理工作效率较低，质量无法保证，以人事档案信息为例，各个机关单位对保存的信息存在较大差异，采用手工检索不仅为档案工作人员带来不必要的麻烦，同时也造成档案管理工作效率低下。

（三）工作标准有待完善。随着社会发展水平不断提高，人们逐渐意识到档案管理工作的重要性，但在信息化技术发展趋势较好的前提下，如何做到数字化技术与档案管理工作的有效结合、凸显数字化档案管理的优势，是当前阶段事业单位关注的焦点。由于数字化档案管理技术的应用还处在发展阶段，在制度制定、工作标准方面缺少规则细化，也就是说，数字化档案管理缺少明确的工作要求，规范程度有待提高。在这种情况下，使得档案管理人员在工作过程中陷入被动局面，而改变这一被动局面的措施便是建设统一的数字化标准，促进档案信息共享的同时提高其使用价值。

三、事业单位数字化档案管理的有效策略分析

（一）加大资金投入，更新基础设备。档案数字化管理工作系统性较强，需要大量人力、物力、财力予以支撑，换言之，数字化档案管理工作的有效进行离不开资金支持，因此事业单位在发展过程中，要加大数字化档案的资金投放力度，并从事业单位发展实际出发，对数字化档案技术管理方面存在的不足之处进行详细分析，并在此基础上制定科学合理的发展方案，进而做好技术以及设备引进工作，为数字化档案管理工作的有序进行提供保障。同时，在设备引进过程中，工作人员要明确一点，数字化档案管理的基础设备分为硬件设备和软件两部分，软件管理方面以软件研发为主，并注意软件开发过程中的兼容性问题；而硬件设备除了要加大资金购买力度之外，还要注重设备保养工作，以此延长设备使用寿命，此外，在资金投入方面，事业单位要做好前期预算，使资金能够最大限度地发挥作用，并以此为前提，做好事业单位数字化档案信息管理工作。

（二）完善数字化档案管理体系。档案管理数字化是事业单位未来发展的核心工作，同时也是事业单位档案管理工作的大势所趋。其目标是实现纸质档案与数字化档案的融合发展，凭借其融合发展趋势为事业单位后续发展指明方向。在这种情况下，为全面提升档案数字化管理水平，提升档案管理工作效率，应建立完善的数字化管理体系，为数字化档案管理朝向更好发展方向提供基础保障，在工作人员工作过程中，将不断提升数字化管理水平作为工作目标，并付诸行动。此外，还要根据事业单位的具体要求，在明确档案性质的基础上，采用不同方式对档案进行管理，用严谨的态度对待档案管理工作，有效维护工作系统，一旦数字化档案管理系统出现问题，要采取有效措施予以解决。

（三）完善档案管理安全保密制度。档案管理工作是一项较为严密的工作，其保密性要求较高，在工作过程中，无论是个人文件还是组织文件，都有一定保密要求，事业单位的档案管理工作更是如此，由于档案中涉及重要信息，一旦泄露，被不法分子加以利用，会造成不可预估的后果。个人信息泄露会对档案持有者带来一定危害，而组织以及机构信息泄露，会严重影响事业单位发展。由此可见，在档案管理工作中建立保密制度是工作人员不得不采取的措施，此外，在设立保密制度时要根据档案级别设立保密制度。同时，工作人员要强化责任安全意识，不随意打开档案，在切实需要时才打开所需信息，最后要定期检查办公设施，排除安全隐患，确保档案信息安全。

四、结语

综上所述，事业单位档案管理工作在资料保存以及信息查阅等方面具有重要作用，随着数字化技术的不断完善，其应用范围也在不断扩大，并逐渐融入档案管理中，以此推动档案管理工作走向新的发展阶段。尽管数字化档案管理还存在一些问题，但其发展趋势较为良好，为事业单位迈向新的发展台阶奠定了坚实基础。管理人员应不断优化其管理模式，在确保档案信息安全的前提下，提高其利用率，进而推动事业单位走向可持续发展道路。