公共图书馆图书编目业务外包管理研究

文/国家图书馆 宋韵霏

图书编目工作是图书馆开展各项业务中最为基础、关键的业务之一。科学规范的书目数据能够较为科学准确地展示出所有馆藏资源，为实现馆际资源共享、资源充分利用提供了重要保证。随着现代图书出版事业的快速蓬勃发展，公共图书馆的新书采购、入藏量不断增大，但由于编目人员数量有限，图书编目又是一项专业性较强的工作，编目员每日的编目量极为有限，因此很难保证在有限时间内完成大量新书的编目、加工，导致大批的新书积压、无法上架，不能及时满足读者的阅读需求，从而降低了资料的利用效率。传统的依靠在馆编目员进行逐条编目的模式显然已无法满足需求，因此图书编目外包业务应运而生。图书馆业务外包是指图书馆利用一系列外部资源，将一些初级的、辅助性的业务以合约的方式委托给外部专业服务机构进行办理，以克服内部人员不足、降低运营成本、强化核心服务、提高图书馆服务水平。21世纪以来，国内公共图书馆陆续将图书采编部门的基础业务外包给专业的服务机构完成，由采编人员与书商、外包商共同协作对图书进行采访、编目、加工，科学构建、整合资源数据库，逐渐发展成为一种图书馆业务的主流模式。

一、编目业务外包存在的问题

随着外包业务范围的不断扩大，图书馆在对图书进行编目业务外包的过程中不可避免地存在着一些问题，从而影响整个流程的管理效率。面对这些问题，需要结合当前实际情况有针对性地制定合理有效的解决方案，使外包管理更加完善、高效，更具有实际应用效益。

（一）原始数据质量不佳。由于现在公共图书馆的入藏量日趋增多，编目工作大批量外包，因此会同时引进多家外包商到馆提供服务。这就导致了数据来源不同，每家书商提供的原始数据格式不完全一致，并且在著录标准和字段完整性方面都存在着许多问题。不同外包商提供的原始数据质量参差不齐，给后续的编目工作造成了一定的影响。

（二）分次出版的图书著录混乱。在多种馆藏图书中，丛书、多卷书、再版书等分次出版的图书，一般情况下采购人员不一定能一次性买全；并且对于批量出版的图书，如丛书、多卷书，是采用集中著录方式还是分散著录方式，都需要仔细斟酌。外包人员在进行编目工作时，可能由于责任心不强或片面追求工作进度等原因而会导致忽略数据库查重这一工作步骤，从而导致没有发现数据库中已存在的再版书、多卷书而重复编目、著录格式不统一等情况，造成数据库出现不连续性、不稳定性。

（三）外包人员盲目追求数量。众所周知，编目外包人员的薪酬是与其编目数量相关的，因此外包商的工作重心常常落在如何在最短时间内尽可能完成更多的编目数量。由于外包人员盲目地追求经济利益和速度，这也就直接影响到了书目数据的质量。在工作前期，外包公司为了节约时间和成本，往往只对外包人员进行简单的短期培训就直接上岗。在实际工作中，除出现错别字、漏字、多字等硬伤之外，有些外包人员往往不能对手头的在编文献进行认真分析，仅仅将数据库中的历史数据照搬，或直接按照在版编目数据进行著录，同时缺乏对于中文机读目录格式、《中国图书馆分类法》等相关专业知识的深入学习和思考，从而导致标引、分类出现错误。由于公共图书馆逐年入藏量日益加大，在馆编目员每日的工作量也都有定额，若外包商的质量普遍较差，将直接影响校对人员的工作效率，间接增大了任务量。即使在馆编目校对人员时常反馈问题，外包人员依然我行我素，数据质量堪忧。

（四）外包人员流动性大。外包人员换岗频率较高，离职概率较大，也是导致编目外包管理工作效率不高的重要原因之一。每个图书馆都有一定的详细的图书编目规则，掌握图书馆的编目规则需要一定的时间。新入职的编目员在经历了一定时期的培训之后，由于各种原因导致离岗，外包公司还需重新招聘新员工，而新员工往往是毫无编目经验的，这不管是对外包公司，还是对于图书馆来说，都造成了人力、物力、财力的重复损耗。

（五）外包人员工作效率低下。编目外包人员的团队合作意识不强，工作效率低下也是常见的问题之一。外包工作完成的质量好坏并不是仅仅靠一个人的力量，想要高质量地完成任务，就必须依靠团队间的相互配合。在实际工作过程中，外包人员经常出现工作时间不能够集中精力，态度散漫，互相影响，造成工作效率的大大降低。

二、提高外包数据质量的对策

（一）注重前期采访与验收环节质量。在图书采编业务外包工作中，前期的采访与验收环节至关重要。提高图书采购质量，不仅能够保证馆藏的丰富与完整，使经费得到有效利用，更能提高后续的编目、加工、上架等环节的工作效率。其中，验收环节是整个图书采访过程的有力保障，同时也是整个图书流通过程的关键入口。在采访与验收环节过程中，需要明确数据来源，逐条查重，严格验收程序、建立监督机制，提高工作人员的责任心，才能把好第一道关，保证后续流程的顺利进行。

（二）选择适合的书目数据源。选择适合的书目数据源是提高公共图书馆图书编目外包工作质量的重要环节。目前,国内较为权威的数据源主要有两家，分别是国家图书馆联合编目中心和中国高等教育文献保障系统（CALIS）这两个机构的编目数据，其他数据源在质量或数量方面远不如这两家。其中，公共图书馆一般采用前者，而高校图书馆一般采用后者。各馆还需要根据自身馆藏特点及专业性，选择适合本馆的数据源。

（三）完善高效有序的编目流程。在编目外包工作开始时，就应该明确该馆各相关流程的操作规范，包括记到分流、图书编目（著录规则、分类标引规则、名称规范建立规则）、外观加工、排架上架，以及在此期间外包商应负责的内容、各个环节之间的交接程序等，这些硬性标准能够使外包商明确更详细的质量要求和实施规范，使外包人员在每一个环节中能够做到有规可依、有据可循。此外，外包人员还要注意在实际工作过程中容易出现的问题，尤其是本地化的特殊要求，如特殊字段的启用、保密文献的处理等，时刻注意避免严重的错误发生。

（四）提供本地化的岗前培训。由于不同的公共图书馆都有着自身的发展历史及馆藏特色，因此都有针对性地设立了本地化编目细则，对于著录单元、标引规则的具体要求也不尽相同。因此，不管外包人员是毫无编目经验的“新人”，还是在其他单位有过丰富编目经验的“老人”，到了新的编目环境，都必须重新接受岗前培训。岗前培训除了向编目外包人员介绍馆史、馆藏特色、业务流程等情况之外，还要重点对其进行图书编目细则的培训，以保证外包人员能够在规定的学习时间内掌握本地化细则，更快上手。

（五）健全对外包公司的监督与沟通机制。编目业务外包的开展并不是意味着图书馆采编部门员工完全不参与编目工作，而是要求采编部门员工将工作的重点转移到监督、控制及评估外包商提供的数据数量和质量上来。图书编目工作过程中需要对外包商提供的数据进行逐条校对、反馈，还要安排专门的抽校人员进行不定期抽查，除此之外，还涉及各个环节之间交接单的签收和汇总、质量报告及请款报告的撰写等。对于各方面做得较好的公司，要及时给予肯定、鼓励；对于数据质量差、不服从管理、屡教不改的公司，要给予批评，并依据合同规定进行处罚。同时，还应该注重对编目外包商的沟通、交流管理工作。图书馆在实际工作过程中应该随时随地与外包商建立良好的沟通机制，能够及时沟通并解决图书编目工作过程中出现的问题，以保证日常工作的顺利开展，避免严重的损失。这就需要提前对流程中各个环节的负责人进行指派，保证任务和责任细化到个人，并建立完善编目业务外包工作的评估和反馈制度。同样，外包商也必须依照服务合同履行自己的责任和义务，如在实际工作过程中遇到难以解决的问题，都需要及时向图书馆相关负责人报告，进行及时的沟通解决。

（六）提高外包公司人员职业道德。在此期间，外包公司需要加强整个编目队伍的职业道德建设，树立员工集体观念，减少人员流动性，建立一支积极高效、团结稳定的编目外包队伍，使外包人员提高工作积极性，减少对于个人发展的担忧，真正做到以工作为重点，在长期工作实践过程中慢慢积累经验，逐步提升编目水平。只有这样，才能和图书馆建立起良好的合作关系，共同促进双方业务的可持续发展。

（七）提高编目人员自身专业素养。图书编目业务的外包对图书馆编目人员提出了更高的要求，这不仅要求他们要有扎实的业务能力、高度的责任心，还要求他们在工作过程中不断提高综合素质，包括及时适应网络环境下的知识变化、注重加强外语能力的培养、及时关注图书馆业界前沿等，以应对编目环境的日新月异。

三、结语

随着现代社会的快速发展，人民精神文化需求的大幅度提升，公共图书馆所承担的社会职责变得越来重要。如何面对新形势，运用新方法，更好地提升读者服务，成了摆在图书馆界面前的新任务、新挑战。对于公共图书馆图书编目外包的管理，关键是图书馆要在完善自身的基础上，与外包商建立起高效有序、稳定长效的沟通机制。只有这样，才能使双方共同监督、共同促进，使整个外包流程更加流畅、科学、有序。