信息化建设推动医院人事档案精细化管理研究

2020-11-23济宁医学院附属医院常暖暖

办公室业务 2020年13期

文/济宁医学院附属医院常暖暖

伴随时代发展和科学技术进步，人们工作质量和效率越来越高。医院采取先进技术方案进行人事档案管理，可以更为优化和细节处理人事档案信息，实现人事档案管理工作的安全性和可靠性。精细化的管理方案就是将传统的管理工作方案再进行科学的规范化管理，实现个性化的管理以及精细化的管理。精细化管理的方案可以将管理工作的责任落实到个人，制定完善的管理工作流程，进而提升管理工作的质量，加速管理工作的效率。精细化管理具有重要作用，可以在信息化技术的支持下，完善医院信息化人事档案管理工作体系，达成人事档案管理工作的改革目标。

一、医院人事档案管理现状及存在的问题

（一）医院人事档案管理现状。传统纸质的医院人事档案容易出现破损、丢失等问题，而且占据的空间比较大，不容易维护和保存。采取信息化技术进行医院人事档案的管理，可以有效解决这一问题，了解医院工作人员详细信息，作为考核、考察、提拔等工作的参考。但是，由于医院工作人员流动性大，调动工作的同时需做好档案移交工作，档案管理工作人员工作不到位、理念落后，专业知识水平有限，都会影响医院人事档案管理工作的顺利进行，不能够充分发挥其优势。

（二）医院人事档案管理存在的问题。1.档案归档问题。根据医院人事档案工作要求可以将档案划分为十种类型，复杂的归档内容详细地呈现出人力资源管理工作的细节内容，也呈现出医院人事档案管理工作的压力。医疗卫生工作团队的工作内容比较复杂，医疗卫生工作团队也呈现知识密集性特征，展开全面且细致的档案管理非常必要，然而医院的人事档案归档工作存在局限性，不能够满足细致的信息存储和整理需求。2.档案利用率低。目前医疗卫生组织应用的信息化技术方案尚且不能满足整体人事档案管理工作需求，将信息技术作为医院人事档案管理工作技术基础支持，却过度关注了体系建设，而忽视了后期的管理工作内容，导致建立后的人事档案信息化管理平台实际并没有得到高效率的使用。通过调查研究了解到，部分医院的档案管理工作人员并不了解信息化人事档案的运用，少部分档案管理工作人员认为信息化人事档案管理体系不存在优异的使用效果。3.档案管理人员信息素养偏低。全面应用互联网平台运用信息化技术需要一个过程，同样需要培养具备专业素养和技能的人才。由于医院信息化技术的人事档案管理工作开展过程中缺乏专业的工作人员，导致档案管理工作存在漏洞。没有定期的培训和宣传意识，导致医院人员信息素养偏低，阻碍工作人员实际操作水平，人员并不具备信息化的管理理念。

二、医院人事档案管理精细化管理改革的必要性

重视开展信息化技术工作方案，才能够更好地提升管理工作的质量和安全性，这也是医院人事档案管理工作精细化管理工作的有效途径。应用信息化技术具有重要的改革意义和价值，能够更好地满足大数据环境工作需求。

（一）满足档案管理现代化发展需求。为满足现代化的档案管理工作发展要求，医疗卫生机构首先应当认识到人事档案管理信息化的重要性，优化并完善自身的工作体系，面对日益增加的人事档案数量和类别，从而建立巨大的人事档案信息体系等数据。医疗卫生工作团队的工作人员数量在不断地增加，就需要建立更多的数据信息，全新的档案也会不断增加，从而构建更新的数据库信息。传统的人事档案信息管理体系已经不能够满足巨大信息管理的工作内容要求，因此，采取信息化管理技术可以更好地精细化管理人事档案，避免出现管理工作的失误或者是信息档案混乱问题。

（二）满足医院档案管理模式变革需求。医院为满足更好的发展需求，需要变革传统的档案管理模式，将传统相对粗略的信息管理方案转变为相对精密的管理方案，即采取信息化技术方案将已经存在的人事档案进行整合管理，重新进行数据和信息的鉴别、分析、整合以及归档，满足不同档案信息化管理的目标，从而达成精细化标准要求。采取信息化技术满足细节管理目标，可以更好地实现人事档案管理工作各个细节连接和共享的目标，减少传统工作方式存在的漏洞，提升人事档案管理工作的质量和效率。

（三）满足提升人事档案管理工作效率需求。为满足医院人事档案管理工作的效率提升需求，采取信息化技术的工作方法可以尽可能优化医院的人事档案管理工作目标。将精细化管理作用作为人事档案信息化管理的基石，在详细分工和责任落实制度的支持下满足深入的管理工作要求，从客观的角度分析必然会增加人事档案管理的工作量。如果人为操作这项工作内容不仅无法满足细节要求，还可能出现信息错误或者工作失误等问题。应用互联网平台进行信息化技术操作，可以在精准理念指导下更好完成人事档案管理工作细节，保留大量人事档案，支持医院人事档案管理工作顺利进行。

三、信息化技术推动医院人事档案管理精细化策略

（一）基于人事档案数据库优化档案归档工作。建立人事档案数据库，并将其作为优化档案归档工作的基础，可以有效优化医院人事档案管理工作细节。重视细节化和精准度的人事档案管理工作内容，应当积极应用现代化科技，革新传统人事档案管理理念，针对不同职业和类别的人事档案进行优化管理。建立数据库模式符合现代化网络环境的工作模式需求，可以提供更多的信息量并整合提升处理信息数据工作的效率和质量，提高传统工作效率。信息化技术的支持让信息比对等工作更为便利，且排除可能出现的不真实的数据信息等问题。改革对于医院人事档案管理工作具有重要意义，信息化技术能够推动医院人事档案管理工作进度，可以实现更大数据量的人事档案管理目标，并且有效提取更高难度的人事档案管理数据，推进变化速度快的人事档案管理工作质量，处理更为困难的问题，实现电子档案应用目标。信息技术应用的人事档案管理模式能够实现横向对比的目标，提升档案管理工作质量，保证人事档案数据的有效性。

（二）充分发挥医院人事档案信息管理体系作用。完善人事档案信息管理工作职能部门的工作细节，保证人事档案工作质量，可以更为充分地发挥医院人事档案信息管理工作作用。传统构建档案信息的工作会存在不同科室和部门共享信息效率低的情况，造成人事档案管理工作存在困难。发现人事档案管理工作存在的问题，采取科学应对策略，才能够运用针对性方法建立统一的人事档案管理信息平台，进而实现信息共享。应用信息化技术方式可以设置档案管理权限，保障人事档案管理的安全性和可靠性，提高人事档案管理工作质量。信息技术的管理方式也可以针对人事档案的管理流程进行监督把控，实现优化管理的目标。在医院人事档案管理工作执行过程中，应用信息化技术方案，可以提升人事档案管理工作的效率，并获得相关职能部门的协助与支持。重视对医院人事档案管理工作的监督与管理，避免人事档案管理工作出现失误等问题，将工作职能落实到细节，制定相对细致的奖罚制度，提高工作人员工作的积极性，让各部门的工作人员能够进行良好的沟通，实现工作细节的监督与管控。

（三）强化医院人事档案管理团队建设与信息资源投入。提升人事档案管理工作团队和个人的重视，才能够更好地开展细节工作内容，才能够保证人事档案管理工作的质量。传统的人事档案管理工作方式比较落后，需要革新管理工作理念，充分应用现代化信息技术，要求管理工作人员能够实现技能考核，满足革新后的工作方式要求。定期开展工作人员的思想及技能培训，提升工作人员思想认知的同时，加强工作人员专业管理技能水平。强化医院人事档案管理团队的建设，并积极地投入信息资源，这样可以在很大程度上避免人员操作出现的失误等问题，提高医院人事档案管理工作可靠性。另外，医院还可以配套升级信息化管理软件等，提升管理工作效率，更新落后的设备或者软件，降低体系维护成本。建立一个具有档案管理意识的团队，培养具备良好人事档案管理认知的工作人员，对于医院长久的人事档案管理工作具有重要意义和价值。目前医院人事档案管理工作的相关人员并没有认识到自身工作的重要性，存在整体工作素质较低的情况，对于现代化的信息技术掌握能力缺失，影响人事档案数据建立的工作效率，实际信息技术操作和管理能力不足。构建具备精细化人事档案管理工作的体系，需要定期为工作人员进行信息技术培训，并进行定期的考核，重视强化人事档案管理工作人员的思想认知，面对不具备工作能力的人员在必要情况下可以选择劝退，以免引起工作不良情况。重点投资信息化技术设备等，能够更好地实现信息化技术的推进，并提升医院的人事档案管理工作效率及进度。