民营企业人事档案管理存在的问题与对策

2020-11-23杭州正才控股集团有限公司郭丽萍

办公室业务 2020年13期

文/杭州正才控股集团有限公司郭丽萍

企业人事档案是指企业人力资源部门在招聘、配置、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中直接产生的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现，以个人为单位立卷归档保存起来以备查考的文字、声音、图像、照片、表格及其他各种形式的历史记录，是全面考察员工的重要依据，是企业档案的重要组成部分，对人力资源开发、人才管理、人才政策制定等方面具有十分重要的作用。由于民营企业的灵活多变性，企业的组织架构调整比较频繁，人才流动性比较大，员工的调岗和离职情况非常普遍。人事档案收集不完整、管理不规范、存放不安全等给许多民营企业人力资源管理和人事档案管理工作带来了很大的困扰，本文结合民营企业人事档案管理中存在的问题和处理对策进行了深入分析，以帮助民营企业人力资源部门做好人事档案管理工作。

一、人事档案的重要性

1.人才是企业之间综合实力的竞争，人事档案是企业人才素质的信息卡片，是企业任免干部、调整组织架构，进行上层决策的重要手段。只有做好人事档案管理工作，各企业才能在当今的市场竞争中占有主导地位，才能更好地维护企业的利益，促进企业的可持续发展。2.人事档案是企业对员工进行评价的依据，是企业人力资源部门进行岗位设置和人才匹配的重要参考工具。一个员工能否胜任预期的岗位，能否人尽其才，除了要看他在工作中的实际表现，个人的人事档案也是其历次工作经历好坏的直接体现。只有做好企业的人事档案管理工作，保证人事档案的真实、完整、准确，充实企业的人才资源库，才能帮助企业人力资源部门更好地选人和用人，规避法律风险，为企业的发展储备更加优秀的人才力量，为企业赢得最大的经济效益。3.人事档案是员工成长历程的见证者，它包含了员工简历、考核、鉴定、岗位评定、学历材料，奖励、处分、任免、工资待遇、技术职称等材料，是每位员工各阶段工作经历的真实反映。人事档案是企业补充新鲜血液、选用新人的重要依据，也是员工维护自己合法权益、为自己寻求更好发展机遇的重要保障。

二、民营企业人事档案管理工作存在的问题

（一）人事档案管理意识淡薄。民营企业机制灵活多变，企业发展迅速，企业领导重视的是经济效益的提升，对于一些不能产生直接经济效益的管理类工作，则是能省就省。由于企业领导的不重视，对于人事档案管理工作投入少，人员、办公场所、库房和设备等配置都不到位。由于民营企业领导对人事档案管理工作的不重视，“挖墙角”“空降兵”的现象非常普遍。招聘人才不走正常招聘渠道，没有审批流程，很多情况下该存档的材料没有留存，人事档案的交接和转移也流于形式，容易造成人事档案的丢失。企业员工没有人事档案管理工作的意识，为了个人的自身利益，会在人事档案资料中弄虚作假，这就造成了民营企业人事档案的不真实、不准确、不规范，会给企业带来很大的法律风险，给企业造成一定的经济损失。

（二）人事档案管理体系不健全。由于民营企业对人事档案管理工作不够重视，人事档案管理体系不健全。为了节省开支，经常使用兼职人员来管理人事档案。兼职档案管理人员素质不高，保密意识不强，对档案管理工作的重要性认识不足。兼职人员身兼多职，工作不稳定，更换频繁，难以胜任档案工作。随着民营企业规模的日益扩大，涉及的行业和领域也不断扩充，对各行各业优秀人才的需求量日益激增，人事档案数量也随之不断增加，档案管理难度增大。由于民营企业的档案管理体系不健全，直接影响了企业人事档案管理工作的正常开展。

（三）人事档案管理不规范。虽然民营企业的人力资源管理部门也会制定一些相应的人事管理制度，但是由于民营企业领导对人事档案管理工作的不重视，许多制度执行不力。对于人力资源规划、招聘、培训、绩效、薪酬、劳动关系等各模块的管理工作也非常随意，工作流程不完善。在很多情况下，某些领导的指示就是制度，这就造成了民营企业员工的简历、考核、鉴定、学历、工资待遇、员工退休、离职、工伤和工亡等需要永久保存的档案材料不完整、不准确，交接归档不及时，甚至遗失。而人事档案原始资料的丢失，会对员工的发展造成不可挽回的损失，不利于人才的提升和发展，也会给民营企业的人事档案管理工作造成了很大困难，影响了人事档案工作的规范性。同时，由于民营企业人事档案管理的基础设施配置不到位，材料随意堆放，档案管理的环境比较恶劣，兼职人员的素质不高，档案的转入、转出、查阅等不按正常手续进行，造成了人事档案管理工作的混乱。

（四）人事档案信息化水平不高。由于民营企业对档案工作的不重视，各种投入不足，档案信息化手段非常落后。在很多情况下，人事档案管理工作主要还依赖于手工整理和查找，这使民营企业的档案工作质量无法得到提高，效率也非常低下，从而限制了民营企业人事档案信息化水平的提升。

三、民营企业人事档案管理工作中存在问题的处理对策

（一）转变观念，提高人事档案管理工作意识。民营企业领导的档案意识薄弱，这是影响人事档案工作的关键问题。要转变企业领导的观念，要让企业领导对档案工作的重要性有正确的认识，这样才会在预算中加大对档案工作的倾斜力度。只有企业领导对档案工作重视了，才会通过正常渠道给企业招聘人才，保证人力招聘各环节正常进行，保证人事档案的完整、准确、真实，维护好企业的利益，企业员工得到实惠后，其档案意识才会加强。档案管理部门也要充分认识到人事档案工作的重要性，树立高度的责任感，只有真正把人事档案工作做好，保证人事档案的真实与完整，为企业进行人才评价和员工个人职业通道的提升做好强有力的保障，企业员工才会意识到人事档案工作的重要性，才会自觉遵守人事档案工作的各项规章制度。

（二）建立健全的人事档案管理体系。要将人事管理工作纳入企业高层领导的议事日程，完善民营企业人力资源部门的岗位设置，增加专职的人事档案管理岗位，明确岗位职责及工作标准，并加强培训，提高人事档案管理人员的专业技术水平。人力资源管理部门要对各职能部门设置用人需求，按年度报送用人计划。企业招聘人才要经过人力资源部门统筹安排，要做到“因事设岗”，不能多头并进，杂乱无章。企业OA办公系统要与人力资源管理部门的EHR系统进行对接，在员工入职或离职通告发出的同时，要及时对该员工的人事档案进行补充和更新。在各管辖子公司和项目部同样要设置人事档案管理岗位，对各管辖企业和项目部日益增多的人事档案材料进行及时收集和整理归档，同时要与企业总部人力资源部门的人事档案管理人员及时进行工作沟通，强化条线管理，实现资源共享。只有健全民营企业的人事档案管理体系，才能保证民营企业人事档案工作的顺利开展。

（三）推动人事档案管理规范化进程。民营企业机制灵活，发展迅速，在企业发展过程中，人事档案管理工作不可避免地会出现许多不规范的情况。这就要求民营企业的行政和人事部门在实际工作过程中，要相互配合，不断完善企业档案与人事工作的各项规范和制度，对人事档案工作的每个环节，都要制定出具体细化的管理举措，同时要完善监督考核机制，加快人事档案管理工作的规范化进程。对人事档案要按照在职、离职、退休等进行分类，以个人为单位进行立卷归档。人力资源部门在员工入职时就分配好员工号，这个员工号是唯一的，可以作为人事档案的案卷编号，这样顺序排列就不会出现混乱。如果企业的档案库房空间充足，也可以按照员工姓名的拼音排序进行人事档案的排序。在收到人事档案材料的当天就要及时进行整理归档，以保证人事档案的安全，不损毁。为了保证人事档案的安全性，人力资源部门的档案管理人员可以借助信息技术开展档案管理工作。将人事档案上传到EHR系统中，并及时做好档案信息的更新备份工作，提升人事档案的安全性和隐秘性。人力资源部门的工作人员还需要定期对人事档案进行检查核对，针对人事调动和职务任免、学历提升等情况进行详细记录，保证信息的准确性和真实性。民营企业的人事档案管理人员大部分是兼职，工作内容多，档案专业技术水平不高，这就会对企业人事档案工作的质量造成很大的影响。除了要加强培训，提高档案人员的专业技能之外，还可以定期把新入职员工的人事档案寄存到企业所在地人才市场的档案服务中心，委托专业的人事档案管理机构进行专业化管理。这样不仅可以给民营企业减小档案存放空间的压力，还能保证企业人事档案的规范化和安全性。

（四）加快人事档案管理信息化建设。在科技迅速发展的现阶段，各种办公软件应运而生。人事档案管理工作可以借助于EHR、档案系统等信息化手段，利用网络技术实现人事档案的在线收集、存档、编码、查询、借阅传递等，不仅可以降低档案管理人员的工作压力，避免手工操作的失误，同时也能够对企业的各种信息进行资源整合，实现大数据管理，加快提升民营企业人事档案工作的信息化水平。