互联网时代如何有效提高职业学校档案管理工作

文/广东省交通运输高级技工学校 张秀慧

档案管理工作是职业学校整体管理工作中的重要一环，对于职业学校综合管理能力和办学竞争力提升而言，意义显著。高质量的档案管理工作，能够使职业学校的各项管理与决策活动更具科学性和针对性，推动职业学校各项事务正常高效运转。伴随以大数据、云储存、云计算、物联网等为代表的新兴信息网络技术发展，当今时代已是互联网时代，为与时代发展同步，职业学校必须及时更新档案管理理念，对当前档案管理工作进行科学分析，清楚地认识其中与互联网时代不相适应的部分，并采取有效措施解决这些不符合互联网思维的问题、弥补存在的诸多不足，力求自身档案管理工作在互联网时代得到创新发展，实现档案管理水平与能力的进一步提升。

一、当前职业学校档案管理中存在的问题

（一）管理模式陈旧落后，缺乏信息化管理意识。现阶段，从整体上看，许多职业学校的档案管理模式仍然停留于人工收集、整理、归档、分类及查阅调用档案的陈旧落后阶段，不仅效率低下，而且难以保证档案材料的真实性、难以保证档案存储的安全性。究其原因，主要是因为虽然当前大部分职业学校都已开始探索实现信息网络技术与档案管理工作相结合的有效路径，但在实际的档案管理实践之中，档案管理人员仍然缺乏信息化管理意识，不能找准信息技术与档案管理工作之间存在的契合点。一些管理人员信息素养严重不足，甚至不能熟练操作信息化档案管理系统，因而信息化档案管理流于形式，导致档案管理水平较差、效率较低。

（二）未能形成健全制度，档案管理随意性较强。制度具备规范和约束人的行为的作用，健全的档案管理制度是职业学校档案管理工作得以有序高效开展最为重要的保障。然而，目前许多职业学校都未能形成完善的档案管理制度、没有以制度的形式规范档案管理流程、没有建立档案管理的统一标准（尤其缺乏档案数字化和信息化的统一标准），这就导致管理人员在开展档案管理实践时规范性与统一性严重不足，而主观随意性较强，由于档案工作人员主观层面因素而导致档案管理工作呈现纰漏的现象时有发生，给档案管理工作和学校整体工作开展造成了极其严重的负面影响。信息化档案管理是一项高度标准化的工作，健全制度和科学标准的缺乏，严重阻碍着职业学校的档案管理工作水平在互联网时代得到提高。

（三）信息技术较为落后，未能构建专业化系统。当前，许多职业学校的信息化档案管理系统专业性严重不足，主要表现为功能不够完备、操作不够便捷及信息系统无法共享（如学校的OA系统、学籍系统等都无法跟档案系统对接，无法实现实时互联和信息共享）等方面。其中，档案管理系统无法与其他类型信息资源管理系统实现有效对接的问题尤为突出，直接导致在需要将其他类型信息材料归入档案以实现内容更新时，往往需要采取人工手动输入的方式来进行，造成时间和精力的极大耗费。究其原因，主要在于职业学校转化应用信息技术的能力较差，没有充分实现信息网络技术与档案管理工作的深度融合，因此大部分职业学校的档案管理系统都只有简单的目录搜索功能，未能最大限度地发挥信息技术在材料归档、档案分类与调用等工作中的强大优势。此外，许多职业学校的档案管理系统封闭性较强且数字化标准混乱，因而对于新兴技术的应用造成了很大的阻碍，许多新兴信息技术要想转化应用到职业学校的档案管理系统之中，往往需要较长的周期。

二、互联网时代职业学校提高档案管理工作水平的具体策略

（一）加强思想认识，应用互联网思维指导档案管理。档案管理理念对于档案管理模式和档案管理实效有着直接影响，因此职业学校要想有效地克服陈旧落后档案管理模式局限性。首先必须加强思想认识，实现档案管理理念更新，以互联网思维作为档案管理的指导思维，从而为“互联网+档案管理”的信息化管理模式打下良好基础。“互联网+档案管理”并不是互联网技术和档案管理工作的简单相加，这一模式所追求的是将互联网技术和互联网思维深入渗透到档案管理工作的具体环节之中，以此实现档案管理活动的优化，提升管理效率。其中，互联网思维是一种创新思维，具体到档案管理领域，它要求档案管理人员主动应用互联网技术创新档案管理方式及手段，使档案管理具备互联网实时共享和互联互通的优势特征。为此，职业学校应着力打破因循守旧的档案管理模式，增强工作人员的信息化管理意识，鼓励档案管理人员在管理实践中积极主动地应用信息网络技术展开创新实践，同时注重帮助他们了解信息化档案管理平台的各项核心功能、掌握信息化档案管理平台的各项基础操作，有效锻炼他们的档案信息化管理能力。

（二）建立完善制度，保障信息化档案管理有序进行。为保障档案管理工作规范有序进行，职业学校必须站在全局的高度对档案管理工作进行统筹规划，做好顶层设计，将改善档案管理工作质量上升为一项发展战略，建立完善的档案管理工作制度，以制度的形式将不同类型档案（人事档案、学生档案、教学档案等）的具体管理标准和规范管理流程确定下来，实现档案数字化标准统一，确保同一类型的档案严格按照统一标准进行信息化录入，从而确保计算机能够对档案信息进行高效处理。与此同时，职业学校应在档案管理制度中明确不同档案管理人员的具体职责，并建立与之相应的档案管理工作人员绩效考核机制与奖惩机制，以此严格保证他们按照档案管理的规范流程和统一标准展开工作，增强他们的责任意识与服务意识。对于严格遵守档案管理制度的工作人员，应给予适当奖励，以此进一步提高他们的工作积极性，为其他档案工作人员树立榜样；对于因其主观因素出现重大失职的工作人员，则应按照制度规定进行惩处，警示其他档案工作人员。

（三）提高技术水平，打造专业化信息档案管理平台。唯有具备良好的信息网络技术转化应用能力，职业学校才能真正在互联网时代实现信息化档案管理并获得档案管理工作水平提升。为此，职业学校应加大对于档案管理工作的资金和技术支持力度，为档案管理工作部门购置高性能计算机，打造专门的信息化档案办公室，保证档案管理工作人员能够在良好的信息化办公环境中开展各项档案管理工作，进一步激发他们的互联网思维创新灵感。与此同时，职业学校应积极与专业的计算机企业展开合作，引入计算机企业的先进技术和模式，结合自身档案管理现状和需求，打造符合本校实际、功能完备、操作便捷、能够与本校的其他信息系统实现实时对接和互联且具备高度开放性的专业化信息档案管理平台，将信息网络技术应用落到实处，切实提高档案管理效率。职业学校应注意使新兴互联网技术与档案管理相结合，比如应用大数据技术判断档案信息真实性、通过对档案进行分析和挖掘得出数字模型；应用云储存技术，安全备份档案内容等。此外，职业学校应加强网络安全防护技术水平，避免档案信息被恶意窃取、篡改或是损毁。

（四）提高人员素质，内部培训与外部招聘有机结合。档案管理工作人员既是档案管理工作的实践操作者，也是运用互联网思维对档案管理工作展开创新的主要人群。因此，职业学校应着力充分调动档案管理工作人员的档案管理主体性，打造一支高效档案管理队伍，以此推动档案管理水平提升。一方面，职业学校应加强内部培训工作，邀请信息化档案管理领域的专家、学者以及其他率先实现“互联网+档案管理”模式的学校中的档案管理工作人员为本校档案管理人员展开培训工作，以此帮助他们理解和掌握信息化档案管理的基本理念和方法，促使他们主动配合信息化档案管理改革工作并有效锻炼他们的档案管理创新实践能力；另一方面，职业学校应通过外部招聘的方式，引入兼具档案管理专业背景、良好档案管理实践经验及高度信息素养的高素质档案管理人才，为档案管理队伍注入新鲜活力。

三、结束语

总而言之，基于档案管理工作在促进职业学校管理能力、决策能力及综合办学竞争力提升方面的积极作用，职业学校应敏锐地把握住互联网时代为档案管理工作所创造的新机遇，将各项新兴信息网络技术引入档案管理之中，切实提高档案管理工作水平。为此，职业学校需正视当前所存在于档案管理工作中管理模式陈旧落后、信息化管理意识不足、缺乏健全制度和专业档案管理信息系统及管理人员综合素质不足等不符合互联网时代要求的问题，通过落实在档案管理工作中渗透互联网思维、健全档案管理制度、提高信息技术转化应用能力及增强档案管理人员综合管理素养这些措施，推动档案管理工作与互联网时代实现同步，加快档案管理信息化与智能化进程，从而有效获得档案管理工作水平的提高。