医疗机构纪检监察档案管理研究

文/简阳市人民医院 刘倩

医疗机构作为推动我国医疗卫生事业发展的基础建设，对于保障人民身体健康与生命安全起着积极作用。随着新医改的进行，医院纪检监察工作与医院的内部管理和发展息息相关，纪检监察工作能够有效提高医院管理水平、帮助管理人员及时发现问题、对医务人员进行警示教育、营造医院良好工作作风等，特别是医院监察人员在纪检监察工作中所形成的纪检监察档案，在促进医疗机构反腐倡廉工作中发挥着重要作用。但目前医疗机构对纪检监察档案管理中往往存在重视程度不够、材料收集管理不足、档案利用不完全、管理技术不专业等问题，如何推动医疗机构纪检监察档案管理工作效率，实现纪检监察档案管理的规范化与信息化是目前医疗机构纪检监察工作的重点。

一、纪检监察档案简述

医疗机构纪检监察档案主要是对医院纪检监察部门履行职责过程中所处理事件的记录与反映，依照相关要求对材料收集、整理、组卷，从而形成具备一定参考价值的卷宗材料，并对其统一保管，即被称为医院纪检监察档案。根据档案类型，通常可分为实物档案、文书档案、案件档案、声像档案、会计档案、科技档案等；在对其管理中包括归档、保管、统计、利用、鉴定、移交六个环节，并针对档案利用建立档案利用制度，以保证档案安全。

二、医疗机构纪检监察档案管理存在的问题

（一）档案管理制度不健全。医疗机构管理者通常管理重心集中在医、教、研方面，对于档案管理一般依照卫健委相关要求来制定适用于医院的管理制度。由于对纪检监察档案管理意识较为薄弱，管理模式、管理方法不够现代化，且档案管理工作人员职责范围、工作制度等方面规定较少，医院目标管理考核工作中也未将档案管理纳入其中，导致制度上与管理上缺位。虽然多数医疗机构对于医院档案管理给予了大量人力、财力及物力投入，但纪检监察档案管理制度却未跟随新形势作出完善与改进，因此在对纪检监察档案管理过程中存在不规范、无法适应当前新的管理工作要求，常常出现未构建专用档案保管场所、档案资料移交手续不规范、档案资料备份不全及纪检监察档案资料分类混乱等问题，从而使医疗机构档案管理工作的有效性受到严重制约。

（二）档案归档分散不统一。多数医疗机构工作者认为，作为一个专业性较强的事业型单位，在档案管理中仅仅需要将业务方面所用到的材料统计收集即可，其关注点往往在于医疗技术材料方面，而对于其他方面文件材料仅仅存在一个模糊概念，管理上比较随意，这无疑在较大程度上导致医疗档案资源结构方面状态欠平衡，从而影响医疗工作展开。医院纪检监察部门在保存档案时较为分散，对各门类档案分室保存，通常档案室仅仅对文件、照片、实物或财务方面档案进行保存，而对于会议材料、领导讲话材料或是音像资料未集中保存，致使各个科室均有档案，而纪检监察档案分散于各个科室，正是因文件材料归档与档案管理方面均存在较大问题，使得档案利用度降低，管理难度加大，在一定程度上制约了档案信息资源开发，无法为案件查办提供高效服务，并反向影响工作人员对档案资料主动保护的积极性，形成恶性循环。

（三）档案管理经验不足。由于医疗机构对于纪检监察档案管理工作不够重视，甚至部分医疗机构未设立专门的纪检监察部门，仅存在兼职的纪委委员，专职纪检监察人员配置不足，因此档案管理经验相对较为欠缺，在展开纪检监察档案管理中缺乏完整性与独立性，管理无序、无人问津等问题十分常见。同时档案室作为医疗机构中重要程度较低的部门之一，相关管理人员及工作人员均认为档案管理工作为“闲职”。随着党对纪检监察管理工作要求的提高，多数工作人员管理水平无法与要求相匹配，因此对于档案未能有效开发利用，大量珍贵材料不能体现价值。另外，鉴于医疗机构对纪检监察档案管理认识不足，工作人员在上岗前未能进行专门纪检监察档案管理培训，对于纪检监察档案管理知识了解不够，因此在对档案资料收集、整理、归档环节无法有序高效展开。

（四）档案管理软硬件设施建设不到位。随着信息技术的进步与发展，部分医疗机构已经充分将档案管理与互联网技术相结合，但仍有多数医疗机构仍采用传统档案管理方式对纪检监察档案进行立卷、归档、检索等工作，并未跟随时代发展与国家要求构建专业化管理信息系统，甚至部分医疗机构未建立专门档案保管室及相关管理设施设备，档案容易受到损伤或丢失，正是因为各个方面的软硬基础设施不到位，致使档案管理工作的展开缺乏物质条件支持，纪检监察档案管理工作整体质量与效率较低。

三、医疗机构纪检监察档案管理的改进措施

（一）完善档案管理规章制度。纪检监察档案管理质量对档案查阅、研究等多个环节均有着直接影响，甚至关系医疗机构监察工作的顺利展开，而完善档案管理规章制度，则可保证档案管理流程的制度化与规范化。因此可通过《中华人民共和国档案法》《中国共产党纪律检查机关案件检查工作条例》《中共中央纪委关于进一步加强和规范办案工作的意见》等对医疗机构的档案管理工作规定、工作职责、档案利用制度等进行修订与完善，充分满足纪检监察工作要求。同时在构建档案管理规章制度过程中，纪检监察干部需充分了解医疗机构自身管理实际情况，对纪检监察档案资料收集、整理、分类、归类、保存及使用等均作出明确要求，并将管理工作与管理职责落实到个人，严格要求负责纪检监察档案管理的人员依照规章制度做好管理工作，真正实现医疗机构纪检监察档案管理工作的安全保密，使其有据可依、有章可循，在促进纪检监察档案管理专业性与完整性的同时提高纪检监察干部的积极性与主动性。

（二）集中统一管理纪检监察档案。在进行纪检监察档案管理工作中，完成对档案的集中保存管理是提高管理工作质量与整体水平的必要条件，以便于对纪检监察档案中存在的难点、疑点总结与分析，从而推动纪检监察工作顺利展开。因此要求医疗机构针对纪检监察档案设立专门的保管室或保管柜，将档案收集、管理与利用充分结合，最大程度避免档案分散管理，确保专人专室或专人专柜，以便于纪检监察档案查阅、利用、研究工作，充分发挥档案服务于纪检监察的积极作用。另外，因纪检监察档案作为纪检监察部门履行职责中所形成的案件材料，其具有较强政治性、保密性、专业性特征，可对纪检监察机关职能活动清楚反映，也是在对案件查处的重要凭证，因此要求医疗机构明确纪检监察档案归档标准。医疗机构纪检监察部门在处理完毕各种违纪案件后，需及时整理与归档案件材料，将格式规范化与程序化，根据档案不同类型准确划分为信访类、审理类、调查类，划分保管期限，以一案一卷或一案数卷形式整理，禁止数案一卷，根据装卷要求对每卷材料排序与编码，确保案卷内容、目录与封皮资料相符合，便于案件查找与利用。

（三）提高纪检监察档案管理人员综合素养。一方面，首先强化医疗机构领导与纪检监察干部对纪检监察档案的管理意识，将档案管理工作纳入机构病案管理及其他资料管理与建设的重要日程，将其与医疗业务建设同步规划和发展，大力宣传医疗纪检监察档案管理的重要性，使医院各级管理人员及工作人员充分认识到纪检监察档案管理的必要性，树立“三个意识”，即医疗机构领导干部对纪检监察档案的管理责任意识、设置纪检监察档案管理室或管理柜、加强纪检监察干部档案档案管理意识，层层落实档案管理新格局；另一方面，在新形势下，医疗机构需定期组织纪检监察干部参与档案管理培训，邀请档案管理学者、专家或上级单位现场教学，传播先进管理理念，明确纪检监察干部的管理责任，实施集中统一管理，专人负责管理模式，不断提高自身管理水平，确保纪检监察档案管理的安全与完整。

（四）加大对档案管理软硬件设施的投入。首先，针对医疗机构纪检监察档案管理工作设立专项资金，将案件档案管理与计算机技术相结合，加快档案管理专业信息系统建设进度，完善档案管理系统。购入相应扫描仪、软件系统，研发配套纪检监察案件档案管理平台，实现对案件档案信息查询的自动化与电子化，提高档案归档率与调阅效率，从而为纪检监察干部提供便利。其次，在构建纪检监察档案信息建设化过程中，为确保网络与数据安全性，需明确相关责任，建立适应信息化建设的档案管理机制，对档案管理业务流程与技术进行规范，将电子档案工作步骤细化，并制定安全措施，设定管理标准，针对不同类型档案明确其整理标准、服务标准、统计标准及技术标准，以保证档案数据中的信息资源构建，避免医疗机构纪检监察档案管理信息孤岛，最大限度实现资源共享。最后，加强对档案管理人员的信息化意识培养，要求管理人员熟悉电子档案与电子文件特征及使用规范准则，掌握网络安全防护知识，不断更新自身信息化知识，加强对计算机、信息工程及网络等多方面的信息技能培训，从而提高纪检监察档案管理工作效率。

四、结论

综上所述，为推动医疗机构纪检监察档案管理工作的规范化、完整化与信息化发展，要求医疗机构领导人与管理者充分认识当前所面临的问题，并提出完善档案管理规章制度、对纪检监察档案的集中统一管理、提高纪检监察档案管理人员综合素养、加大对档案管理软硬件设施投入等针对性干预措施，以保证医疗机构纪检监察档案管理工作有条不紊地进行。