新形势下医院档案管理工作的新思路

文/山东宁阳县第一人民医院 毛成银

随着信息技术的应用和普及，互联网因其高效便捷的优势被运用于越来越多的行业。2018年，国务院办公厅印发《关于促进“互联网+医疗健康”的发展意见》，以大数据为支持推动医疗卫生体制改革，要求发展“互联网+医疗健康”的模式，将信息技术与医疗行业相结合，发挥互联网高效便捷的优势，优化医疗资源配置，增强服务能力。医院档案管理工作主要是收集医院工作中的各种信息，并为医院相关部门的发展和医学研究提供依据，是医院管理的重要组成部分。但目前大多数医院并不重视医院档案管理工作，也没有统一的档案管理制度，不仅造成了大量医疗资源的浪费，而且增加了后续资料查询的难度。随着医院改革的不断深化，医院应该提高对医院档案管理的重视程度，加强档案管理的科学性，利用信息化技术对医院档案管理工作进行改革，提升医院档案管理工作质量。

一、新形势下档案管理工作创新的必要性

（一）时代发展的必然要求。21世纪是信息化时代，信息的增长和更新速度越来越快，传统的档案管理方式已经不能满足新形势下的档案管理工作的需求。医疗发展与信息化相融合是时代发展的必然要求，医院档案管理工作要满足新形势下的需求，也需要借助网络化，使用网络化不但可以轻松完成档案的收集整理，还可以实现医院档案信息的整合共享，满足医院教学、科研、医疗等各项工作的信息需求，甚至还可以实现跨院间的信息共享，更好地实现医疗信息资源的交流共享。

（二）医院可持续发展的要求。从无到有，从手写记录到电脑录入，医院的档案管理工作在不断地创新和发展，正是这些改变，让医院的档案信息管理工作不断地完善，信息归档的效率和管理质量也有了明显的提升。不断创新档案管理工作制度不仅可以为医院提供更加真实准确的信息，满足医院医疗工作的信息需求，还可以为医院的管理决策提供更多的资料支持，确保医院的可持续发展。

（三）医院文化建设的要求。档案不只是一堆枯燥的资料，更是一家医院的文化载体，它用特殊的形式记录了医院的历史，是医院的宝贵财富。不断创新医院档案管理工作，可以在收集归纳各种信息的同时，从中挖掘医院独有的文化印记，起到文化传承和发扬的作用，从而为推动医院的文化建设提供新的方式。

（四）医院自动化办公的要求。随着医疗技术和信息技术的不断发展，大多数医院引入了医院信息系统、办公自动化系统以及电子病历等技术，纸质资料变得越来越少，这就要求医院的档案管理工作也要跟上医院信息化的程度，朝着无纸化方向发展。医院发展无纸化档案管理不仅更加方便、高效，还会为医院节省一大批人力物力，提高医院的工作效率。

二、当前医院档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理工作认识不足。作为医院历年经营和管理状况的记录，医院档案是医院决策管理的重要依据，但目前大多数医院并没有认识到档案管理工作的重要性，认为相比新技术研究、业务开展等工作，档案的收集、汇总工作是可有可无的。受这种观念的影响，临床和科室的人员觉得档案管理与自己无关，并不重视档案资料的保存，导致科室组织的一些值得保留的工作和活动未能及时保存，或资料信息不全。

（二）缺少标准化的管理标准。跟医院大多数科室明确的人员分工不同，不少医院在档案管理方面并没有明确的制度规定及职责规范，缺少标准化的管理模式。目前医院各科室档案资料一般都由本科室负责，档案管理机构混乱，不仅影响了档案管理工作，还使得信息的收集缺乏完整性，无法将有价值的信息统一收集，不利于医院档案的科学化管理，也无法满足新形势下医院发展的需求。

（三）档案信息化管理水平较差。随着信息技术的发展应用，信息化管理因成本低、效率高的优势，逐渐被运用到各行各业。医院的档案信息一般以文档信息为主，占空间大而且整理麻烦，为了提高工作效率，越来越多的医院也将档案信息化管理引入工作中。但目前医院档案信息化管理水平较差，在档案信息化的发展中，也存在一些问题，比如对医院档案管理的研发投入不够，市面上流通的软件跟不上现在的管理需要，不仅操作复杂，而且无法保证数据的准确性，阻碍了信息管理工作的开展。

（四）缺少专业的档案管理人员。目前医院的档案管理人员大多数是由行政、护理等科室转岗或者兼职，人员流动性大且一般不具备档案管理的专业知识。因为缺乏职业素养，大多数档案工作人员对档案管理工作没有足够的重视，也没有将全部精力放在档案工作中，使得医院档案管理工作发展缓慢。同时医院本身也没有专门的经费用于管理人员的管理方式培训，这些使得医院档案管理的创新发展受到了很大的阻碍。

（五）信息管理缺乏时效性。要真正推动医院档案管理信息化的发展，就必须解决信息管理工作的时效性。传统的档案管理方式是以年为单位收集整理各科室的档案资料，很多医院档案信息因为没有在最短时间内做好归纳收集，导致信息遗漏，使得信息管理的内容和解决问题需要的信息存在误差。而且有些档案管理人员是其他岗位兼职的，本身就欠缺信息管理工作经验，如果跟同事的交接过程中出现信息不对等，很容易出现工作差错，影响信息管理工作的时效性。

三、新形势下医院档案管理工作的新思路

（一）健全医院档案管理制度。新形势下，医院档案管理工作想要跟上时代的步伐，首先要提升医院对档案管理工作的重视程度，建立健全相关的管理制度。医院档案管理制度的建立要遵守国家档案局、卫健委的《医疗卫生档案管理暂行办法》，由医院档案管理从业经验丰富的人员，结合卫生改革要求及医院各科室对档案管理的实际需求，制定科学的档案管理制度，明确医院档案管理工作的职能分工以及规范流程，保证档案管理工作有据可依；建立档案资料登记制度，对档案资料进行动态监管，如果出现丢失可以通过记录进行查找追回，确保医院档案的完整性和真实性。

（二）提升档案管理人员业务素质。医院档案管理不是各科室档案信息的简单保管，在医疗卫生改革的新形势下，为了更好发挥医院档案管理工作对医院事业发展作用，要加强对医院档案人员的培养，包括思想意识、知识结构和操作技能。首先需要定期对档案管理人员进行技能及服务意识培训，提升档案管理人员的专业素养，档案人员要改变档案管理的思想，主动为医院的各项工作提供所需要的档案资料。其次要引进医院档案管理工作考核机制，调动工作人员的主动性，培养档案人员养成档案工作的时效观，既要保证档案及时归档，又要及时准确地为需要者提供档案。最后要培养档案人员的价值观，当然管理人员要认识到档案的价值，特别是特殊的医学科技档案对医院及社会所能发挥的作用，主动帮助全院提升档案意识。

（三）建立档案网络化管理系统。信息技术的发展为档案的管理工作提供了更多的可能性，不仅节省了成本、空间，还提高了工作效率。新形势下，为了提高医院的档案管理工作，需要根据医院目前的发展状况及时更新档案管理的方式，比如建立档案网络化管理系统。档案网络化管理包括文书档案网络化管理、人事档案网络化管理及病例档案网络化管理。想要实现这几部分的网络化管理，既需要医院各科室的协调配合，建立相应的协调结构，确保医院档案数据库数据的完整性，还需要引进相应的技术管理人才，避免网络上的不安全因素比如黑客、病毒等危及医院档案信息的安全。档案网络化不是一蹴而就的事情，需要医院根据自己的实际情况，循序渐进。

（四）发挥档案的服务领域。收集保存不是档案管理的目的，利用其保存的数据为今后的发展提供依据，发挥其潜在的经济、社会效益才是根本。要想发挥档案的利用率，管理人员就要树立服务的观念，增加对档案利用途径、方式的研究。在医院日常的档案管理工作中，管理人员除了负责收集、汇整、分类归纳各科室资料外，还应当主动提供服务，加强各医院间信息的交互联系。也可以定期举办医学档案信息的讲座，为医院的科研、教学工作提供服务,同时结合医院对信息的需求，不断拓展服务内容，提高档案的利用率。主动探究档案的利用率可以实现医院各种信息的互动，完善医院信息系统，让档案室真的成为信息保存和利用的中心，不仅可以更好地为医院管理层的决策服务，还可以为医院各部门提供更好的服务，有利于医院的建设发展。

四、结语

医院档案管理工作是一个复杂且烦琐的长期性工作，它是一个医院发展历程的见证者，同时也对医院今后的发展起到了重要的参考作用，医院档案管理工作的质量影响着医院的发展。在新形势下，医院应积极进行档案管理工作模式的改革，建立健全相关的档案管理制度，提高全院对档案工作重要性的认识，培养档案管理工作人员的专业素养，同时也要学会将现代化的信息技术运用到档案管理工作中，提高档案数据的完整性，更好地服务于医院发展。