信息化时代医院新员工档案管理探析

文/湖南省儿童医院 蒋盾

医院作为公共服务机构，为确保其能够持续为公众提供最优质的服务，发挥医院治病救人、救死扶伤的作用，医院每年都会遴选大批的优秀毕业生进入医院工作，同时也会面向社会公开招聘，引进不同层次的人才。每一个新进员工入职前，医院档案管理部门都会对其档案进行专项审核、任前审核，并出具相关认定材料。入职后新进员工人事档案由医院人事部门统一管理，由于每个员工的档案来源地不同、个人经历不同所形成的档案材料各有不同，甚至有缺失档案原始材料的情况发生。因此，医院的人事档案管理部门需要借助一些信息化手段或现代化的技术来提高新员工档案的管理质量，方便员工的同时也增强了医院档案管理的整体水平，为医院以后用人提供良好的依据和保障。

一、信息化时代医院新员工档案管理的特点

（一）载体电子化。信息化时代必然带来了技术上的改革和创新，信息技术应用于医院的档案管理中已经历一段时间了，最明显的改变就是档案的电子化。传统的纸质档案已经无法满足现代化档案管理方式，而信息化档案管理不仅可以使其保管加密，使其查询起来也更加便捷，而传统的档案管理模式也已经不符合现代化医院的发展情况了。医院的新员工是医院的新生力量，这部分人员的档案管理也同样应该采用电子化的方式，这样方便档案整理的同时也更加便于人事档案的开发利用，使得档案管理上到一个新的台阶。

（二）形式多样化。医院的新员工档案中包含的内容很多，比如入学材料、入党材料、任免材料、工资材料，年龄、工龄、党龄，学习经历、工作经历等等，每一项都是员工档案的重要组成部分，对于一个完整的档案来说，这些材料缺一不可。然而，随着时代的发展，员工档案所包含的内容也在逐渐扩展，而档案的形式也呈现出多种多样的特点，以后图片、音频、视频等资料都有可能成为员工档案中的一部分。个人档案的多样化，也将使得档案更具有时代感和立体感，也使个人的历史更加生动、具体。

（三）材料归档及时化。信息化时代，员工可以利用信息化的档案管理平台，及时将新近形成的材料进行上传，经过人事档案管理部门审核后进行登记，而后分类进行归档，这不仅能够将员工档案资料及时更新，在一定范围内也丰富员工的档案内容。

二、信息化时代做好医院新员工档案管理的必要性

（一）有助于医院人力资源的优化配置。新员工是按照医院发展的要求招聘进来的，医院要取得良好的社会效益和经济效益，还要赢得长期稳定的发展，需要将人员进行优化配置，为人力资源决策提供可靠依据。尤其是新员工进入医院以后，医院对新员工并不是很了解，急需通过档案了解新员工的价值所在，利用信息化手段能够快速准确地分析出新员工的优势，从而帮助医院的人力资源部门合理安排，发挥其专长和潜力。

（二）有助于医院档案管理质量的提升。新员工档案是医院人事档案中重要的组成部分，做好新员工的档案管理，完善新员工档案内容，按照制度规范将新员工档案妥善保存对于医院档案管理整体水平的提升是具有重要意义的。新员工是医院发展的潜力和动力，对其档案的管理应当坚持规范化、标准化、科学化的原则，切实做好相关事宜。

（三）有助于提高医院现代化管理水平。在医院长期发展过程中，档案记录了医院的发展历史、病案研究、人才引进等信息，医院的档案管理情况直接反映了医院的现代化管理水平。新员工档案作为档案管理的一部分，也在其中发挥着不可忽视的重要作用。信息时代利用信息技术手段增强新员工档案管理的安全性和利用率，能够帮助医院进一步提升工作效率，实现更好的管理。

三、当前医院新员工档案管理中存在的问题

（一）档案管理理念与方法落后。虽然部分医院已经开始对人事档案实施信息化管理，但依然还有许多医院沿用传统的档案管理理念，没有引进电子信息设备，而仍然保留原始的人工查阅档案的方式；部分医院虽然已经配备了相应的管理设备，但由于人员素质能力或其他方面的不足，对档案管理的方式仍然以手动操作为主，这样极容易在档案管理过程中出现疏漏。

（二）档案管理信息化建设滞后。首先，传统的档案管理相对于电子化档案管理来说，所需要的存储空间更大，并且对于资料的分类以及装订有着相应的要求。然而，电子化档案就空间难度来说相对较低，且查询起来也更加容易。其次，医院管理部门对档案部门重要性认识的缺失直接导致人事档案管理在信息化建设上面的滞后。部分医院在新员工入职时，并没有严格地审查档案信息，而医院信息化建设的落后则导致新员工档案也没有按照电子档案的统一要求进行归档，这就造成后期可能出现档案原始材料缺失，造成档案内容不完整，降低了档案管理工作的效率。

（三）档案管理队伍能力略欠缺。目前来看，我国大部分地区的人事档案管理人员都普遍存在学历较低、年龄较大的特点，缺乏专业人员的管理能力和实际操作能力，他们对于信息技术的掌握能力与年轻的、具有专业技术背景的人员相比是有一定差距的。然而，不同医院对档案管理的认识态度直接决定了档案管理的水平，部分医院认为档案管理只是简单的保管档案，没有技术含量，没有专业性。因此档案管理队伍的素质能力一直不高，导致新进员工档案审核整理不到位。

（四）新员工档案信息数据欠缺。当前，部分医院的档案管理能力依然有限，因而对于人事档案管理的重视程度并不是很高，新员工档案没有引起医院的重视。有些医院只掌握有编制的人员的档案，而大量编外人员的档案则需要依靠第三方机构来进行代管，这就造成医院所掌握的人员信息不够完整，因此在需要查阅档案时，往往只能到代理机构去查阅，极大地耗费人力、物力、财力。与此同时，由于档案管辖区域限制，部分新进人员的档案信息完整度难以受到医院的管控，这就极易造成新员工档案材料出现疏漏，导致部分信息数据欠缺。

（五）新员工档案开发利用率较低。员工档案是了解员工并进行人力资源优化配置的最佳途径之一，然而许多医院还是无法做到这一点。新员工的档案在员工入职交到医院后就直接放到档案室保存或制作成电子版存入计算机中，除非本人需要查阅开具相关证明，否则几乎很少被用到，员工档案资源几乎没有进行开发利用，而部分非在编人员而由第三方机构代管的新员工档案就更少有机会被查阅，这对于医院合理安排人员、充分利用人力资源发挥员工各自优势是非常不利的。

四、信息化时代医院新员工档案管理路径探索

（一）建立现代化档案意识，重视档案管理。档案管理应当引起医院领导的重视，医院应该利用各种宣传方式，针对员工进行宣传档案管理的重要性和必要性，尤其是人事档案管理对于医院人力资源最优配置的作用应当被全体医院员工所了解，也能在平常的工作中让每个员工发挥其职责。医院还应该制定相应的档案管理制度，促进档案管理的规范化。信息时代带来了管理理念和管理方式的变革，建立现代档案管理意识，持续增强对员工档案的管理是实现医院可持续发展的关键环节之一。特别是对于新员工档案，更要适应新时代新形势下的新要求，保证新员工档案的完整性、真实性和准确性，在审查、审核、归档等流程中按照相应的制度和程序规范管理，标准操作，全面提升新员工档案管理的科学化水平。

（二）推进数字化信息化，创新工作局面。进入信息时代后，互联网、大数据、云计算等技术手段已经深入到档案管理领域中。医院也应顺应形势的发展变化，将人事档案信息化建设纳入医院总体的发展规划当中，充分调动资金、技术及人力，深入学习贯彻《干部人事档案工作条例》《全国档案系统信息化建设实施纲要》，完善医院的信息化管理制度与档案管理制度，保证数字信息化档案管理工作的专业性与高效性，推动全体员工的人事档案管理工作全面提高水平。

（三）加强兼职人员作用，组建档案队伍。鉴于部分医院存在编制、财务等方面的困难，档案管理人员人数被压缩，在此情况下，医院可以采用组建专兼职档案管理队伍的方式来增强档案管理的队伍力量。在做好新员工档案管理的过程中，首先要求专职档案人员在新员工入职时就对其档案内容进行严格的审核，确保档案信息不丢项、不漏项，而在长时间的工作中，员工档案还会逐步进行丰富，这就要求新员工所属部门的兼职档案人员及时提供相关情况，提醒员工丰富、增加档案内容，以保证员工档案更新的及时性和内容的完整性。

（四）基于前端控制理论，提升档案质量。将新员工的人事档案作为重点内容独立管理本身就是前端控制理论思想的体现，只有将人事档案在“入口”处把好关，才能在根源上规范人事档案材料及管理，为这些人事档案管理的案卷质量提供坚实的保障。在新员工入职时，人事档案部门要注重基础档案信息数据的审核，按照医院档案管理制度的要求逐项、逐步进行，确保三龄二历信息准确，并及时录入人力资源管理信息系统，以备提取利用。对审核发现的问题要及时联系相关人员妥善处理，以最严谨认真的态度完成入职档案审查工作，提升新员工档案质量。

（五）注重档案人才培养，构建培训体系。档案人才的培养对于信息化时代新员工人事档案管理的发展至关重要。档案管理是专业性很高的工作，即使是传统形式下档案管理也需要档案管理的专业人才来进行。而信息化时代的人事档案管理，结合了信息化技术和方式，对于传统档案管理是一种创新和突破，对于档案管理人员而言，对其专业能力也提出了更高的要求。除原有的熟悉档案分类、储存等传统管理手段和知识外，更重要的是要对信息技术有充分的了解，并能够熟练地运用到档案管理的日常工作中。而目前而言，医院对档案管理的重视程度不够，档案一般没有专门的部门管理，而是由人事部门工作人员兼管。这使得档案管理不具有延续性和稳定性，往往出现管理人员对于档案管理流程和方法不熟悉，人员岗位流动等都可能影响档案管理的稳定性。那么，对于人员素质要求更高信息化管理方式而言，这种非专人且非专业人士管理的模式根本无法满足信息化管理对管理人才的需求。因而，笔者认为，如果医院要采用信息化手段管理人事档案，首先应当专设档案管理岗位，并且根据信息化系统的要求，对档案管理专干进行培训，在符合操作要求后方能上岗。同时，档案管理人员的岗位应当减少调动，以保持岗位的稳定性，从而保证在一定时期内形成档案管理的体系和制度。

五、结束语

综上所述，人事档案管理对于医院的综合发展是具有重要作用的。新员工档案属于人事管理档案的一部分，在适应信息时代发展的基础上增强对新员工档案的管理和利用对于提升医院人事档案管理开发利用率，加强医院人力资源管理的工作效率，达到人尽其用、人尽其才的目标是非常有益的。因此，医院应该在深入学习《干部人事档案工作条例》的基础上，增强对于新员工档案重要性的认识，建立现代化的档案管理理念，并推进医院档案管理部门的信息化建设进程，从管理上、人员配备上帮助人事档案管理开创新局面，并在前进的道路上不断总结经验，进一步加强对新员工档案的严格管理。