医院文书档案管理的现状及对策

文/淄博市精神卫生中心 郭晓璇

医院文书档案是指医院在发展历程中产生的具有保存价值的音频、视频或文献资料等，可以系统地反映医院在财务管理、基础建设、人力管理等方面的政策和举措。在新医改日益深入的当前社会，对医院文书档案管理的模式进行积极探讨，以此来契合新医改对医院管理的要求，使医院文书档案管理可以发挥更大作用，对于医院的综合发展具有重要的现实意义。

一、医院文书档案管理的原则

（一）保密性原则。医院文书档案不仅包括纸质文书档案，而且也包括电子文书档案。医院文书档案管理工作者必须秉持着“保密性”原则，避免文书档案的泄露或遗失。对于纸质文书档案而言，其原件从生成之日起，载体形式和信息内容就不会再发生变化，所以医院文书管理工作者在纸质文书档案归档中，必须确保纸质文书档案的原始性。对于电子文书档案而言，要想确保其信息内容不被盗取或泄露，医院文书档案工作者必须对电子文书档案进行加密处理，如在电子文书档案传输过程中，可以通过设置传输密钥或口令的方式，确保电子文书档案传输的安全性。

（二）标准化原则。医院文书档案管理具有较强的规范性，不论是对文书档案的收集、整理还是管理、利用，都需要遵循统一的原则和标准。首先，在对文书档案立卷归档时，必须遵循统一化的原则，严格按照《档案分类大纲》《机关文件材料的归档范围规定》等相关规章条例，对文书档案进行科学规范的收集和鉴定。其次，在对文书档案管理和利用的过程中，必须严格按照相关的标准和规章进行执行，如《档案利用制度》《不归档文件销毁办法》等，从而使文书档案管理的流程更加系统、规范化。最后，在对文书档案收集、管理和利用的整个过程中，必须遵循一定的技术要求和方法指导，从而使文书档案管理工作可以达到事半功倍的效果。

二、医院文书档案管理的现状

（一）重视程度不足。我国各类医院或多或少都存在重业务、轻管理的问题，所以对于文书档案管理通常缺乏足够重视，而且资金投入、政策扶持也会相对较少，而这也在一定程度上限制了医院文书档案管理水平的提升。一方面，医院的文书档案通常都是由行政办公室或医务科进行管理，从而导致文书档案管理缺乏系统整合性，而且工作人员大都由其他人员兼任，从而导致文书档案的收集、管理和利用缺乏效率，无法使文书档案发挥其应有作用；另一方面，医院对于文书档案管理缺乏足够的资金投入和政策扶持，从而导致文书档案应用的设备及储存方式更新换代缓慢，而这也极大阻碍了医院文书档案工作的现代化进程。

（二）专业素养偏低。随着新医改的不断深入，医院文书档案管理的要求也日益提升，但是当前医院文书档案管理的专业性和规范化依旧普遍较差。一方面，医院的文书档案管理通常与其他科室或部门结合在一起，并未形成一个单独的工作体系，而且工作人员兼任现象也比较普遍，从而使医院文书档案的收集、归纳、管理和利用都缺乏足够的系统性和规范性；另一方面，医院“重业务、轻管理”思想的存在，会使医院在文书档案管理方面的投入相对较少，可以用于对文书档案工作者培训的费用更是少之又少，而这也严重抑制了医院档案管理工作者专业素质的提升。

（三）现代化程度低。传统的文书档案设备及条件已无法满足当前社会对文书档案管理的要求，而这也严重抑制了医院综合文书档案管理水平的提升。虽然许多大型医院可能逐渐意识到了文书档案现代化管理的重要性，并开始积极将其付诸实践，但是许多中小型医院由于管理思想落后，管理设备老旧，所以其文书档案管理仍旧以手工管理为主，而这也在一定程度上阻碍了医院文书档案管理数字化和信息化的进程。

三、医院文书档案管理的对策

（一）提高对医院文书档案管理的思想重视。文书档案管理作为医院日常基础管理之一，对于医院服务水平和医疗条件的提升起着重要的作用，所以医院管理者必须对文书档案管理加以重视。首先，医院管理者必须发挥模范带头作用，为文书档案管理工作者做好示范和引导，从而使文书档案管理工作者可以潜移默化受到感染，逐步端正对文书档案管理的态度。其次，医院管理者必须定期组织开展文书档案管理培训活动，从而使文书档案工作者可以通过培训活动，逐渐意识到文书档案管理的重要性，切实明白自身工作的意义及价值。最后，医院管理者必须及时向文书档案管理工作者宣传相关政策及最新消息，从而使文书档案管理工作者在工作过程中更具方向性和依据性。

（二）提升医院文书档案管理人员的专业素质。在信息化程度日益提升的当前社会，医院文书档案管理的理念和方式也发生了极大的改变，而这对医院文书档案管理工作者而言是一个不小的挑战。因此，医院管理者必须招聘专业的文书档案管理工作者，并且对其工作内容进行固定，避免出现兼任的情况。此外，医院管理者还要尤为注重对文书档案管理工作者的培训和进修，从而使文书档案管理工作者可以及时掌握最新的管理方式及理论，逐步提升自身的工作水平和专业素养，只有这样，才能从根本上提高医院文书档案管理的综合水平。

（三）加强医院文书档案管理的现代化建设。医院文书档案管理的现代化程度，会直接决定医院文书档案管理的工作效率，所以医院管理者必须切实加强文书档案管理的现代化建设。首先，医院管理者必须安排专门人员对文书档案管理工作需要运用到的设备进行及时维护和更新，并且搭建具有一定防火、防盗功能的现代化存库，并配以打印机和计算机等现代化文书档案管理设备。此外，医院管理者必须搭建专门的信息网络平台，以供文书档案管理工作者信息采集和档案记录之用，从而切实提升医院文书档案管理的质量和效率。

（四）完善医院文书档案管理的规章制度。管理规章制度不完善，是导致医院文书档案管理整理难度大、档案信息缺失或遗落、归档不明确等问题产生的主要原因。因此，医院管理者必须制定明确的文书档案管理规章制度，使每位文书档案管理者都能明确自身的责任及分工，使不同载体、部门的文书档案都能得以科学归置，从而更好地方便文书档案的查阅和利用。此外，医院管理者必须不断完善文书档案的管理流程，从原始文书档案的收集、整理和归档都需要专门人员进行负责，从而最大限度地减少案卷出错的概率，提高文书档案管理的质量。

四、结语

综上所述，文书档案管理是医院日常管理不可或缺的重要构成部分，对于医院服务水平和医疗条件的提升起着重要的作用。因此，医院管理人员必须对文书档案管理加以重视，在完善文书档案管理制度和体系的同时，不断提高文书档案管理工作者的专业素质，优化文书档案管理的工作流程，提高文书档案管理的现代化程度，只有这样，才能使医院文书档案管理的水平得以最大限度地提升。