公立医院职能科室绩效考核档案管理研究

文/三明市第一医院 邢晓玲

健全绩效考核制度是现代医院管理的重要任务，绩效管理是医院实现精细化管理的重要内容。公立医院由于存在内部岗位众多、分工复杂、缺乏专业管理部门、缺少考核信息系统等诸多因素，常常存在考核指标设置不合理、考核过程不公平、考核档案不完整、档案应用不充分等现象，最终导致绩效考核难以起到调动职工积极性，无法起到引领医院实现战略目标的作用。如何建立与医疗行业相适应的薪酬考核体系，也是公立医院改革过程中的新课题。绩效考核档案，是在绩效考核管理过程中产生的具有参考价值的历史记录。职能科室是医院管理的执行者，能否高质有效地开展管理工作，是确保医院稳定运行和发展的重要基础。但是由于其岗位工作的特性，相较临床、医技、药剂、护理等岗位而言，岗位工作存在不易量化、职责模糊等特点，往往成为医院绩效考核工作的难点和盲区。实践证明，在职能科室绩效考核过程中，考核档案的建立和管理，发挥了重要作用。重视职能科室绩效考核档案的管理，不仅能对行政工作做出客观评价，有助于调动职能科室工作积极性，提升工作绩效，还能及时发现问题，优化管理流程。近年来，笔者所在医院对以往职能科室绩效考核进行分析，发现存在的弊端，运用档案管理的方法，建立医院职能科室绩效考核体系，取得一定成效，现将结果及体会报告如下。

一、职能科室绩效考核存在的问题

（一）职能科室绩效考核指标未个性化，缺乏公平性。在医院传统绩效分配考核体系中，由于职能科室的岗位工作难以量化，工作质量不易做出客观评价，简单使用“劳动纪律、任务完成及时性、工作满意度”等通用指标考核，考核形式多为“减分制”。但由于岗位的特殊性，党委办、退管办、监察室等科室常常得分较高，而医务科、质控科由于受到与临床、患者交流等诸多因素的影响，往往得分不高，导致影响考核公平性。

（二）职能科室绩效考核指标未关联化，缺乏有效性。医院的发展战略，需要通过绩效考核手段引导实现。但传统绩效考核多是针对临床科室设置，例如控费指标、合理用药、学科发展等，而职能科室是管理性岗位，医院战略较难在短期的（例如月度）绩效考核指标中体现，而中长期（例如年终）绩效分配，因为分配时期的特殊性，常常重分配轻考核，甚至不考核。由于职能科室绩效考核缺乏具体化、科学化的医院战略标指标，导致职能科室难以提高医院战略发展方向的认识，未能及时采取有效管理措施，从而无法形成全院合力。

（三）职能科室绩效考核指标未数据化，缺乏客观性。由于职能科室工作数量、质量难以通过客观数据体现，因此绩效考核指标的设置缺乏科学性，没有设定客观数据作为评价标准，多数为简单表述。导致职能科室在履职过程中，存在目标不明确现象。考核结果多数是通过医院领导、科室负责人以及临床科室等评价产生，受到人为主观因素的影响较大，考核结果缺乏公平性。

（四）职能科室绩效考核未沟通反馈，缺乏公开性。医院在前期设置职能科室绩效考核指标时，没有经过充分的讨论论证，导致指标设置不合理。考核过程中，一般采用追溯性考核方法，考核周期结束时，由于考核双方缺乏沟通交流，同时针对存在异议的考核结果，没有建立完善的反馈复议制度，导致被考核人对考核结果不认同或是被动接受，并没有从考核结果不佳的处罚中发现管理工作中的问题，反而出现怨言甚至消极怠工现象，最终使得绩效考核难以实现调动职工积极性的作用。

（五）职能科室绩效考核档案未系统化，缺乏实用性。由于职能部门绩效考核存在以上几点问题，因此考核结果往往绩效分配时单次使用，之后不再系统收集管理，更加难以进一步分析运用于各类优秀评选，在职称晋升、干部选拔时，也无法提供客观考评依据，导致职能科室的绩效考核管理，在实际运用中丧失价值。

二、档案管理在职能科室绩效考核中的运用

（一）完善绩效考核组织机构，健全绩效考核制度。成立院、科二级绩效考核组织，采用集体讨论形式进行评价考核。医院绩效考核小组（由院长担任组长，全体院领导组成），负责制定绩效考核制度及考核流程、设置科室绩效考核指标、绩效考核评价、考核结果审核确认、考核档案的查阅审批等。医院绩效考核小组下设考核办，负责绩效考核的组织实施、绩效考核结果的收集汇总、考核信息的公示反馈、考核档案的保管与调阅，同时兼具督导职能，对医院重点工作事项，定期追踪评价。修订医院考核制度，对职能科室绩效考核的责任部门、考核流程、档案管理（包含归档内容、建档方法、查阅办法）等作出规定。每月举行职能科长述职会，会后医院绩效考核小组根据考核指标，结合述职报告、重点工作督导结果，对职能科室工作逐一进行综合评价。职能科室内部成立科室绩效考核小组，按设置好的科室岗位及个人考核指标，以医院绩效考核小组的考核结果为依据，做出科室内部岗位及个人的二次绩效评价。

（二）结合医院战略，设置个性化考核指标。医院绩效考核小组通过充分调研，根据各职能科室的岗位工作，结合医院战略、年度目标和中长期规划，分别设置考核指标。1.考核指标按月度考核和年度考核分别设置。年度绩效考核指标在月度考核的基础上形成。月度考核中已经落实奖惩的条款，原则上年度考核时不考核或只做奖励性条款，同时增设年度目标达成、360度评价、上级主管部门检查结果等指标。2.考核指标中通用类指标占30%，个性化指标占70%。通用类指标包括科室党建、廉政建设、劳动纪律、科室文化等。个性化指标针对职能科室具体工作职责制定，但不提倡面面俱到，以重点工作为核心，设置8-10个为宜，过多则会造成无法聚焦、重点迷失的现象。3.考核指标做到标准化、数据化。每一条考核指标均采用客观性数据化要求，明确得分扣分以及加分细则，尽可能避免考核中的人为因素，既便于职能科室管控，又增加考核的公正性。4.考核指标权重分配科学化。个性化考核指标，根据职能科室工作职责的重要程度，科学分配指标权重。涉及医院战略、年度目标和中长期规划中的重要工作事项，应当作为关键绩效考核指标，占较高权重。从而提升职能科室对重点工作的重视度，不断改进管理措施，保障医院的总体目标得以实现。5.考核指标采用奖惩并存的形式。对于违背考核目标的非期望行为和结果进行惩罚性扣分。管理结果超预期目标或者获得上级肯定及嘉奖，给予按细则加分，以资鼓励。最终总得分以90分为界限，90分以上给予加分，反之则减分。避免了以往考核中存在的“多做多错”现象，保证考核的公平性。

（三）考核前后充分沟通，建立反馈制度。院级、科级绩效考核小组在每年年初设置科室及个人绩效考核指标后，提供1周的公示讨论期，期间科室及个人可以提出修改意见及建议。在每次绩效考核结束后，考核结果公示1周，若对考核结果存在异议，被考核科室可以在公示期内申请书面复议。通过必要的沟通交流，保证绩效考核的公开公平公正，避免处罚带来负面情绪，促使被考核人反省工作中存在的问题，实现通过绩效考核促进工作的目的。

（四）引进绩效考核信息系统，档案电子化。绩效考核牵涉到医院每一名职工，月度、年度均要进行，日积月累，造成医院的绩效考核档案数量庞大，单靠人工，难以实现查阅、统计、分析。2014年，医院引进绩效考核电子信息系统，院、科绩效考核小组根据各自权限，在年初设置不同科室、不同岗位的绩效考核指标，被考核人可以随时登陆查阅，了解考核要求、提出修改意见（公示期内），制定管理方案及工作计划。在考核周期结束（月度、年度），院、科考核小组及时在信息系统中录入考核结果，向被考核人公示。在年终评比、职称晋升、外出培训等需要时，医院管理部门可以对考核档案，根据相应需求进行汇总、统计、比较、分析，极大地提升工作效率，推进绩效考核档案的开发使用。

三、总结

建立符合行业特点的绩效薪酬制度，是深化公立医院改革的重要要求。绩效分配和绩效考核又是薪酬管理制度的核心所在。行政职能科室的绩效考核，是企事业单位的普遍难点，能够通过总结成功经验，得出规律性的成果，形成理论性研究，显得至关重要。通过档案管理的方法，可以显著提升医院职能科室绩效考核的公平性、有效性、客观性、公开性，借助信息系统，进一步提高绩效考核档案的使用效率，拓宽绩效考核结果的使用范围，充分行政职能人员的工作积极性，促进医院管理水平提升。因此开展借助档案管理手段，探索建立科学的行政职能科室绩效考核的理论研究也就十分必要，希望能对公立医院绩效考核体系建设和改革提供借鉴作用。