大数据对医院档案管理发展的影响与建议

文/泰安市妇幼保健院 徐国栋

当下，计算机网络技术的迅速发展带来庞大的信息流，而对信息的整合利用推动了大数据时代的到来。在大数据时代，社会生产生活各个方面能够依托高效的数据管理技术，对海量数据进行处理，并为相关决策提供可靠依据。在医院管理中，各种档案信息十分繁杂，而做好档案管理工作则需强化内部控制，提高医疗服务水平的必然要求。基于此，本文从医院档案管理的角度出发，探究大数据对医院档案管理发展的影响，并结合当前医院档案管理中存在的问题，提出相应的发展建议，以期对医院档案管理的现代化建设有所参考。

一、大数据对医院档案管理发展的影响

随着医院信息化管理水平的不断提升，大数据在医院档案管理中的应用也逐渐受到重视，并产生了一系列影响。主要表现在以下几个方面：

（一）提高了医院档案管理的信息化水平。在医院信息化发展初期，档案管理经历了从纸质时代向数字化时代的过渡，档案资源的呈现方式突破了单一化的局限，向多元化发展，各种文件、图表、音频、视频、会诊资料以更加直观的方式纳入到档案中来，并初步形成了信息化档案管理模式。随着大数据技术的引入，医院档案资源的利用价值进一步被挖掘，医院能够根据档案信息实现对日常活动及工作的全面记录与管理，并针对医院发展制定长远发展规划，从而提高了医院信息化管理水平。

（二）有效控制了医院档案管理成本。在传统管理模式中，医院档案资源需要从人力、物力、财力上给予大量的投入，同时档案的价值主要体现在对医院管理工作的记录，难以基于医疗卫生服务的发展形成效益，增加了医院的成本支出。在大数据背景下，档案管理的信息化转型，不仅控制了资源的投入，同时也有效提升了档案的利用价值，成为支撑医院改进医疗卫生服务条件的信息资源，降低了医院管理成本。

（三）促进了医院档案管理的高效化发展。一直以来，医院的档案管理都处在一个比较尴尬的位置，一方面医院的内部控制需要档案的支持，另一方面档案管理得不到应有的重视，二者的矛盾造成了档案管理始终处在低效率发展阶段。大数据技术的引入将档案管理纳入信息化系统中来，利用系统促进各部门之间的有效沟通，实现了档案的存储、收集、检索、共享，同时控制了档案数据丢失、遗漏、错误等问题，降低了档案管理风险，提高了档案管理的实际效果。

二、大数据背景下医院档案管理发展建议

（一）转变思想认识，推动信息化档案管理发展。大数据是当前社会经济发展中的高频词汇，而医院在推动信息化建设的过程中，也开始有意识地构建大数据平台，利用技术、设备的支持实现对档案资源的挖掘与利用。但是从档案管理的整体效果而言，距离大数据的全面实现还存在一定的差距，而造成这一差距的关键在于思想观念的限制。目前在医院档案管理工作中，从管理者到基层管理人员，对于大数据的认知更多的还是停留在对相关档案及文件资料的保存与利用上，难以从医院整体发展角度实现对档案管理经济效益及社会效益的深刻认识，这自然会影响档案资源的利用以及医院的长远发展。基于此，医院在优化档案管理过程中，要实现思想认识的转变，打破传统档案管理观念，有意识、有计划地引入大数据技术。对于医院领导者而言，应该从医院整体发展的角度出发，对大数据技术的有效运用作出全面规划，利用医院内部控制需求推动大数据技术在档案管理中的运用；各个部门及科室的主管人员也应参与其中，转变思想意识，在日常工作中配合大数据发展要求，完善档案信息，为档案管理模式的创新形成强大的推动力，确保档案管理信息化建设的进一步发展；基层档案管理人员应明确自身职责，理解档案管理及大数据技术应用的重要性，完善档案管理细节，落实大数据管理规范，推进信息化档案管理的有效运转。这样医院的档案管理能够在全员参与下实现创新发展，进而形成思想认识的转变，为档案管理的大数据发展奠定思想基础。

（二）注重资源投入，构建大数据档案管理平台。软硬件设备的购置，以及信息化环境的建设是大数据背景下医院档案管理工作实现转型的必然选择。目前在医院档案管理中，一方面，经过长期的信息化建设投入，已经初步形成了大数据发展的条件，相关部门能够根据需要获取相关数据信息；另一方面，由于管理者缺乏对档案管理的重视，在资源投入方面尚未形成系统化规范，导致大数据平台建设中的人力、物力及财力的投入难以形成持续性，阻碍了档案管理的转型。针对此，医院必须要结合大数据时代发展背景，依据档案转型发展需要，加大资源投入，形成信息化档案管理环境。具体来看：第一，管理者应全面分析医院档案管理现状，明确医院整体发展对档案管理的依赖性，分析大数据对医院内部控制的重要性，并确定资源投入的规模，理清硬件设备、专业人才、资金等资源的投入比重，以及软件环境建设的标准，以形成环境建设的整体化发展。第二，加强财务管理，针对档案管理信息化建设做好财务上的安排，根据财务管理过程规范资源投入，同时利用医院现有的信息系统实现对数据平台的搭建，提高资金利用效率，同时形成持续性的投入规划，保证大数据管理平台的有序运转。第三，加强对数据平台管理，加强专业人员的投入，建立日常检查、维修及更新制度，从专业化角度维持软硬件设备的有效运行，确保医院档案能够完成收集、存储、处理、分类、归档、检索、提取等工作，以优化档案管理信息化环境。

（三）注重人才培养，提高大数据档案管理水平。大数据背景下，医院档案管理工作面临着创新转型现实，而要想实现顺利转型，则需要优质人才的大力支持。但是目前从医院档案管理人员的整体素质来看，其在适应大数据管理环境过程中存在诸多问题，例如管理思路陈旧，对于档案信息化的建设停留在信息保存方面，缺乏对数据资源的分析与利用，对档案资源的运用缺乏专业化考虑；专业实践能力不足，在档案管理操作中存在失误，影响了档案管理质量；对档案管理缺乏长远规划，难以为医院内部管理决策提供科学参考等等。针对此，医院在人力资源管理方面应进行科学调整，重视档案管理人才的引入与培养，形成专业化的管理团队，推进医院档案管理信息化水平。这主要表现为以下几个方面：一是医院应针对档案管理人员，安排专业的教育培训方案，根据大数据背景下档案管理工作新要求，从专业知识、专业技能及计算机使用、大数据技术运用等多方面实现对人员的理论培养与实践培养，提高其职业素养，引导其适应档案管理岗位要求。二是完善医院人事管理制度，健全激励机制，重视大数据管理对医院内部控制建设的重要性，对档案管理效益提出要求，并作为衡量、评价员工工作效率的标准，激励档案管理人员改善工作态度，提高工作技能，进一步参与到档案管理的信息化建设中来。三是大力招聘具备专业档案管理人员，培养兼具知识与技术、熟悉大数据技术运用复合型人才，优化薪酬待遇，利用专业人才推动医院档案管理工作的优化，形成长远发展规划。

（四）健全管理制度，完善医院档案管理责任制。完善的档案管理制度是实现医院档案工作的规范化建设与发展的基本保障。目前多数医院根据规范要求已经形成了相对完善的档案管理制度，但是随着大数据技术的运用，已形成的档案管理制度与大数据管理之间的矛盾也不断增加，例如大数据背景下档案管理责任不完善，各环节之间缺乏对工作职责的明确界限，增加了档案管理风险等等。针对此，医院应积极落实制度化、规范化管理要求，充分分析大数据时代医院档案管理环节的职责权限，完善责任制管理，提高医院档案管理制度建设水平。主要表现在，一是医院应建立负责档案管理的专门部门，统一集中档案管理权限，并安排专门档案管理人员，以便于管理人员专业化素养落实工作职责，推进档案管理工作要求在医院内部各个科室的落实。二是完善档案管理操作流程，明确流程中各个环节的管理责任，并将责任落实到人，利用管理人员的主观能动性确保档案管理工作开展的准确性及有序性。三是医院应加强监督管理制度的建设，兼顾过程监督与结果监督，实现对档案管理各环节的有效追责，确保大数据信息的真实有效，提高档案管理的实际发展水平。四是完善制度管理细节，结合监督及检查及时发现档案管理中存在的漏洞，并做好后续改进工作，将档案信息化管理以及大数据建设纳入制度体系中来，提高管理效率。

三、结语

综上所述，档案既是医院内部管理过程中各类信息的集中地，又是实现大数据管理的关键环节。在大数据影响下，医院的档案管理工作发生了诸多变化，而这对于医院优化内部管理具有重要意义。但是，大数据在医院档案管理中的应用依然存在诸多问题，针对问题，医院应着手档案管理体系的构建，转变管理思路，提高管理人员的综合素质，加大档案管理环境建设，进而推动档案管理工作的顺利开展，依托大数据提高档案管理效率，提高医院医疗卫生服务水平。