企业档案数字化工作思考研究

文/招商局重工（深圳）有限公司 李红娟

现如今，社会信息化进程速度越来越快，档案数字化管理也成为大势所趋。与传统的档案管理相比，档案数字化管理具有显著的优势，可以打破传统档案管理中存在的诸多不足并加以有效弥补，让企业档案管理部门不再是封闭的状态，能够对档案信息进行采集和管理并具有信息服务的职能，达到档案信息资源共享的目的，有效提高档案管理的工作效率等。基于此，企业应充分认识到档案数字化的关键意义，结合自身实际情况，对企业档案数字化进行充分思考，并制定科学合理地对策。

一、企业档案数字化工作的关键意义

（一）显著提高企业档案管理工作效率。在企业档案管理应用信息化技术，有利于显著提高档案管理工作的效率。对于企业而言，档案管理工作主要是对自身发展的历史进行记录，为企业今后的经营决策提供一定的支持，领导者可以吸取以往发展的经验，来对今后发展中遇到类似的问题进行有效规避，推动企业的长远发展。同时，在以往的企业档案管理中存在诸多不足之处，如人工处理效率低、档案资料量大等，这就严重影响到档案管理工作的质量和效率，而通过数字化的改革，可把以往的纸质档案转变成电子档案，只需利用计算机就能够简便的获取所需档案，这就显著提高了企业档案管理的工作效率。

（二）保护档案的完整性。在企业档案管理中，通过进行数字化改革，可以对档案的完整性加以有效保护。在以往的档案管理工作中所选择的管理方式主要是纸质档案，然而这种管理方式极易受到火灾、虫害等各种外部环境的影响，造成档案资料损坏或者缺失，严重影响到了档案的完整性。针对这一情况，企业需要积极开展数字化改革，实现档案资料数字化，并对云存储技术进行有效应用，从而更好地保护档案的完整性，在极大程度上杜绝档案发生损坏、缺失等问题。

（三）实现档案资源共享。对于企业档案资源的保管，主要是由各个部门对自己部门的档案资源进行保管，这种分散保管的方式在很大程度上影响了各部门之间档案信息的共享，并大大降低了档案资源的使用效益。针对这一情况，企业通过应用信息化技术来实现纸质档案数字化，这样就可以改进档案的利用方式，企业工作人员可利用信息网络平台来获取数字化加工后的“独本”档案，并提供给所需人员，进而实现档案资源共享。同时，企业档案数字化后将建立起电子数据库，相关人员可借助档案管理系统平台来随时随地获取相关资料，这样能够进一步增大档案的利用空间，让更多的工作人员认识到档案数字化的关键价值。

二、企业档案数字化工作的几点思考

（一）强化信息技术的应用。在企业档案数字化工作中，企业必须进一步强化信息技术的应用，具体做到以下几点：1.打造档案资源智慧收集平台。关于档案资源智慧收集平台，其主要构成部分为：数据采集管理平台、一体化电子文件接收与管理平台，前者的主要作用是对企业内部业务信息数据进行智能收集并能够自动整理和存储企业的档案信息，后者的主要作用在于对数字档案进行智能管理；在档案资源智慧收集平台的建立中，企业必须高度重视规范化管理的实施，通过强化档案制度建设，来确保档案元数据收集的规范性，确保录入数据的正确性；同时，需借助相一致的题名与分类号来确保档案信息检索的查全率、查准率，通过强化相关技术规范来统一管理一系列企业文件，进而实现企业档案管理的有效性。2.建设自动鉴定档案的元数据库。该数据库所具备的保管期限自动鉴定功能，有利于相关人员更加便捷、高效地保管已整理好的档案，利用计算机即可快速鉴定大量的档案，在极大程度上减轻了相关人员的工作量。基于此，企业应严格按照自身档案的鉴定标准，来对保管理期限自动鉴定的元数库进行建设，并对于档案的保管期限与归档范围加以合理设定，从而有效提高企业档案管理的效率。3.实现档案信息服务的智慧化建设，也就是通过进一步创新数字档案室服务，借助智能移动终端来获得档案移动服务，该服务较好地满足了现阶段信息化、数字化的社会发展的需求；基于此，企业应依据自身具体情况，在档案管理中积极应用信息技术，有机结合其档案管理系统与综合业务管理系统，利用移动终端与智慧平台，来达到档案信息推送功能、类似性搜索功能的目的，进而有效提升企业档案数字化管理的水平。

（二）确定档案数字化管理的标准。为确保企业档案数字化管理工作的有序进行，企业必须确定档案数字化管理的标准，实现档案数字化管理的规范化。具体内容为：首先，企业需选择适合自身需求的第三方服务公司，然后结合企业具体情况、档案的种类、当前档案存储情况等，对数字化档案管理方案进行制定，这一管理方案不仅能够满足档案管理调阅方便、快速的要求，还能够满足企业内各个部门的档案利用，确保档案资源共享的实现，促使企业内各个部门之间的协调合作。

（三）做好前期工作。在企业档案数字化工作开展前，企业必须做好前期工作，具体内容如下：（1）做好以往纸质档案的提取、交接、登记等工作，以便后续数字化档案管理工作的有序开展，也能够有效保证企业档案的完整性；同时，待完成纸质档案录入工作后，不代表就可以销毁纸质档案了，相关人员依旧需严格按照相关标准来对纸质档案进行保管，杜绝档案原件被损坏。（2）做好市场调研与考察工作，企业相关人员需积极调查和研究其他已开展档案数字化工作的企业，借鉴这些企业档案数字化工作的经验；同时，企业应结合自身实际情况来选择最优的服务工作，待选定服务公司后，需对签订相关保密协议，以此来保障企业档案数字化工作的安全性，促使自身档案数字化工作的高质量开展。

（四）健全档案数字化管理制度。在企业档案数字化工作中，健全的档案数字化管理制度起着非常关键的作用。通过调查研究一些开展档案数字化改革的企业，可以发现，这些企业即使已建立档案数字化管理制度，但是管理制度主要是关于硬件方面的利用，并没有明确地提出档案的录入规范、归档标准等，这就大大降低了企业档案数字化管理工作的有效性，并制约了今后企业的经营发展。面对这一现象，企业必须积极建立健全档案数字化管理制度，以此来确保档案数字化工作的高效率与高质量，并确保档案管理工作能够安全可靠地开展，尽量避免发生信息安全事故，最终有效保护档案的完整性。同时，在档案数字化管理制度制定过程中，相关人员应明确档案数字化的制度规范，这是因为企业内部存在非常多的档案数量，在数字化改革中往往会发生遗漏档案或是错误记录档案等情况，所以需要借助质检来确保档案录入环节中的准确性，以便今后档案利用过程中无差错，其中质检主要涉及三个方面：一是档案录入环节有没有出现损坏、丢失等问题；二是对数字化图像是不是清晰、版面是不是整洁进行严格检查；三是全面核查数字化图像和传统纸质档案，保证档案录入环节无任何问题发生。

（五）提高相关人员的综合素质。对于企业档案数字化的建设，要求相关人员具有良好的综合素质，即俱备牢固扎实的基础档案管理专业知识、科学采集档案信息的能力、分析处理档案信息的能力、研究档案信息的能力，立足于数字化角度，相关人员还应充分掌握各种现代化信息技术，包括计算通信技术、数据库网络技术、互联网技术等。为确保企业档案数字化建设工作的有效开展，相关人员具备较高的综合素质，企业应借助一系列有效手段来建立起一支高素质的档案管理人才队伍，具体做到以下两点：1.立足于企业的经营发展需求，向社会招聘具备过硬的档案管理技能和现代化专业知识、充分掌握计算机知识和最新数字化技术方面的人才，以此来为企业建设档案数字化提供强有力的支持。2.强化档案管理人员的教育培训，定期组织相关人员开展档案数字化管理和信息技术方面的知识培训，并邀请专业人士为档案管理人员讲解，或是派遣相关人员到其他已开展档案数字化的企业中学习，学习其他企业的优秀经验，从而有效提升企业档案管理人员的综合素质。

（六）积极加强档案数字化的保密性。对于每个企业而言，档案信息都具有至关重要的地位，因此企业在开展档案数字化建设工作时，其相关人员必须具备较强的档案保护意识，能够积极承担自己的责任，践行自己的职责，对于企业内部的档案信息进行严格保密，对档案信息的完整性加以有效保护，在极大程度上避免出现档案丢失、泄漏、损坏等情况。同时，在档案信息数字化过程中，虽然存储非常方便、调用非常灵活，然而在具体操作时极易发生信息被盗取现象，尤其是信息被盗取的过程，相关人员往往难以发现，一旦企业档案信息被盗取，将严重影响到企业的发展，所以企业必须高度重视档案数字化的保密性建设，在建设档案数字化的同时，积极建设保密性，还应强化相关人员的保密意识，使之认识到档案信息保密的必要性，使之在日后的档案管理中能够提高警惕，确保档案的保密性。此外，在信息化时代背景下，企业要想有效提高自身的市场竞争力，必须重视信息方面的竞争，即通过积极推进数字化建设，来强化保密性建设。

（七）大力建设数字化档案信息数据库。为确保企业未来数字化档案管理的有序开展，企业必须重视档案数据库的建设，其中档案数据库建设主要涉及两个方面：1.检索型档案信息数据库方面的建设，这一数据库的主要作用在于：针对开放性的档案，为档案利用者提供范围、目录、检索途径。2.文件型档案信息数据库方面的建设，这一数据库的主要作用在于：确保企业档案文件能够完整顺利录入，并具备网络获取档案信息的服务能力。同时，企业应积极建设电子文档管理系统，该系统作为一种软件应用系统，其存在形式为数字化，在电子文档管理方面，该系统呈现出非常显著的优势，包括：强大的录入功能、查询功能、整理功能等，及扫描与数码摄像功能，将电子文档管理系统应用到档案管理中，可将纸质档案中的信息转化成数字，再生成电子文件，以便相关人员更加科学、有效地管理，也有利于相关人员全过程监控电子文件的存储与使用。

三、结束语

总而言之，在信息时代，企业要想具备较强的市场竞争能力，必须重视档案数字化工作。在档案数字化工作中，企业必须进一步强化信息技术的应用，确定档案数字化管理的标准，做好前期工作，健全档案数字化管理制度，提高相关人员的综合素质，并积极建设档案数字化的保密性及数字化档案信息数据库，以此来确保企业档案数字化工作高效高质地开展。