规范收集资料在科研档案中的重要性

文/福建省南平市第二医院 张晓君

科研档案管理来源于科研工作中，指的是在实际的科研工作中保存一部分资料用于科研工作的后续发展，提高科研工作的整体效果与质量。在实际开展科研工作时，应明确科研工作的意义，以及科研工作中有哪些内容能够帮助后续工作的展开，提高管理的效果、确保所有的资料在使用时内容满足标准化要求。

一、当前规范收集资料在科研档案中存在的问题

（一）管理制度不规范。科研收集资料的标准化能够帮助科研工作打下坚实的基础。在后期科研工作开展时能够对资料进行借鉴，避免科研人员做出重复性的工作。需要在收集资料之前做到标准化、明确化，根据本次科研研究的课题进行资料的收集，提高科研工作的效果。与此同时，科研收集资料标准化也充当了沟通和交流的桥梁。由于同行业之间会分析已经保存的资料，进而确定一个课题是否有人研究过，在研究过程中该工作人员又研究了哪些内容。而科研人员与科研人员之间，同样需要进行大量的交流，才能确保本次科研题目的理论依据更加具有说服力，保证科研成果在实际使用时的使用效率，提高科研成果发展的速度。为此，收集资料标准化尤为重要，但是在当前阶段很多工作人员在工作时没有做到管理制度的规范化，也没有在收集资料时达到提高收集资料的效果。

（二）管理人员素质参差不齐。负责科研工作资料收集和档案管理的工作人员，其工作质量相对较差、工作素养相对较低，在实际工作时缺乏工作的专业素养。部分科研资料收集人员没有受过专业的训练，也不具备相关的学历背景。科研资料收集人员多为其他部门的人员兼任，导致收集资料难以真正做到标准化。部分负责档案管理的工作人员，其自身的年纪较大，在使用现代化的管理方式时，学习效果较差，往往需要较长的时间适应全新的工作方式和管理手段。思想上的守旧更会导致其工作的整体质量下降，年纪较大的工作人员不愿意去主动学习新鲜内容，自身的素质无法满足管理需求。

（三）思想上不重视，管理手段落后。很多科研单位虽然明确收集资料的重要意义，但是在收集资料的过程中没有针对资料的收集效果进行深入分析，更没有准确地了解到科研资料在收集时可能遇到哪些问题，收集过程中其是否能保证资料的完整性、标准化，导致资料出现了遗漏、重复甚至资料丢失，这些内容影响了后续的科研工作，其工作效果较差，无法满足人们对于科研工作的实际要求。还有一些科研单位，在开展科研档案管理的过程中，由于负责人本身对科研档案管理的重要意义不够了解，导致在实际工作中忽略了管理的重要性，使用的管理手段相对落后，工作人员在实际工作过程中任务量较大，或者是在管理中没有使用现代化的管理手段，这些问题造成的后果就是科研资料档案管理的效果较差。

二、科学规范收集资料在科研档案中的对策

（一）制定合理措施，完善管理制度。针对科研档案标准化管理，注重科研档案在收集资料时的规范性，能提高科研档案的管理水平。目前我国部分科研档案在管理时没有完善管理制度，更没有制定合理的措施。在国务院颁布的《科学技术档案工作条例》中，曾明确地指出在管理科研档案时应如何对资料进行规范管理，并且做出了详细的规定，其目的是促进科研档案管理水平不断提升。利用合理的管理措施完善相关的管理制度，确保科研档案在管理时可以做到资料的完整性、资料管理的统一性。任何一个部门在实际工作时，都应该明确自己在科研档案管理、资料收集的过程中所承担的责任，同时明确自己在日常工作时应做好哪些工作，无论是科研资料的收集、归档、查阅以及整理等各个不同的环节，都应该根据本次科研的内容以及科研中所标注的相关需求做到资料整理、管理的标准化。明确资料管理所蕴含的重要意义。资料管理能直接影响到科研工作人员在实际工作时的整体效果，由于科研资料记录了以往重要科研成果以及科研活动的内容，更展现了前人对于某一个问题或者是某一个现象的思考过程。很多科研资料都是以文字作为载体的，是历史的科研成果，同时也在丰富科研成果的内涵。任何一个科研档案中都蕴含了前人丰富的经验，当前我国科研水平之所以不断提升，原因之一就是工作人员将前人的经验与现代化的科研成果相融合，相互补充。对已有的经验进行延续，创新出全新的科研内容，科研档案的存在就是针对以往的科研活动进行记录，同时反映现阶段的科研活动，体现了不同国家的科研水平以及科研方向。在这种情况下，对科研资料的详细管理需要重视起来，作为科研单位应对科研资料管理做到万无一失。各级政府也需要给予一定的关注，只有相互配合才能实现档案管理的不断进步。提高档案管理意识同样尤为重要，目前部分科研人员并没有认知档案管理的重要意义，甚至认为资料的标准化是一种形式主义，无法提高科研研究的效果。需要提高所有资料管理人员在思想上的重视程度，加强对资料管理的宣传，让更多的管理人员以及资料管理人员认知，在开展科研工作中保证资料的规范化是一项必不可少的工作。可以通过讲座、论坛、交流会等各式各样不同的形式去普及科研资料标准化相关知识，提高所有科研资料管理人员的专业技能。科研人员也应该相信资料管理人员，充分地信任他们，尊重他们的工作，避免在实际工作中所带来的一系列不必要的麻烦。如果科研人员本身不尊重资料管理者、收集者就会给资料管理人员的工作热情造成负面影响，这种情况下难以确保资料的标准化。

（二）强调对科研管理工作专业化的重视。科研资料是科研工作人员的研究成果，科研资料管理与一般的档案管理存在非常大的区别，科研资料的学术性更强。为此，要求负责资料管理的人员在准备资料时应做到标准化、专业化，能准确地对不同的科研内容、科研问题所蕴含的资料进行分类，并且将其归档保管。科研归档管理工作，其目的是对已有的科研成果进行保存与管理，方便日后再出现问题时，及时地与以往的科研成果、科研资料、科研内容进行查询、参考，提高科研成果的使用效果。同时也可以定期对科研成果进行优化、维护，推动科研工作的传承与发展。科研活动一直以来都需要针对以往的研究成果进行继承，并且根据时代的发展、根据大量的阅读资料来启发科研人员的思维。在科研研究过程中，遇到不确定的问题时，同样也需要利用标准化的科研资料进行支撑、分析。科研资料一直以来都是科研不可缺少的一个凭证，资料本身具有相对较高的价值。作为资料管理者以及档案管理员，应明确科研档案管理的意义以及科研档案发展的重要性。在科研的过程中，一项成果虽然在理论上被证实，但是实践过程中也会遇到各式各样不同的问题和阻碍，需要科研成果一步又一步的前进，才能最终形成一项能够满足社会发展、满足人们需求的内容，而科研档案就是科研的依据。一个全新的科研课题确定后，需要国内、国外有关这一科研课题的内容进行充分的研究。无论是现有的研究成果处于怎样的一个状态都需要准备好一系列资料，这些资料需要定期保存，在日后针对某一个课题中一部分进行研究时，同样也需要这些资料作为最基础的内容，做好充分的准备工作才能着手进行下一步。课题在申请的过程中也需要针对课题的可行性进行论证与思考，不断地去完善科研课题，确定科研课题的内容，每一个步骤所产出的系列材料都需要作为科研档案进行保存。科研档案由科研单位进行反复的查阅研究，可以避免重复研究和多人研究的现象，也可以避免专利申请出现重复。但是想要做好这些内容，需要做到科研资料管理的标准化以及收集资料的标准化，才能让科研人员在实际工作中减少出现不必要的麻烦。科研收集资料的标准化是要将其内容进行规范，需要在保存的过程中针对其内容的不同设立不同的名称，方便保存、方便管理，更方便日后的查询与参考。对科研成果进行维护，在划分科研档案时，应该将科研档案的范围进行明确。有很多科研人员在收集资料时，其收集得不够规范，在报送资料时同样也会出现相对烦琐的问题。由于档案管理人员不能够在短时间内划分出哪些资料关联哪些内容、这些资料是否标准化，如果资料不标准，在日后的科研过程中使用这些不标准的资料会对科研成果带来负面影响，甚至难以帮助科研成果向前发展。为此，需要做到科研收集资料的标准化，针对每一个标准化资料送到档案室时，应明确这些资料档案的范围在哪里。属于科研资料的都要放在档案室，不属于科研资料的不允许放在档案室，这种方式既可以降低档案管理的难度，同时也可以确保科研成果以及科研收集资料的准确性。不齐全的资料可以进行催收，提高科研资料收集的效率以及收集管理的质量。

（三）划分科研档案的归档范围。在传统的科研资料收集过程中大量使用人工管理方式，这种管理方式不仅会给科研人员带来非常多的麻烦，工作人员的工作量也在逐步增加。在机械化飞速发展、人工智能发展效果逐步向前的当下，开展科研管理时利用自动化管理模式，购买更多先进的管理设备，实现自动化管理，引入电子设备，将书面形式的科研资料直接录入电脑。这种方式能确保数据的安全性、数据的稳定性，同时也可以在研究数据出现问题时，直接调出科研资料进行分析，确保科研人员在查阅数据时，其查阅的速度更快，查阅的效果更能满足人们对科研资料使用的实际需求。与此同时，不同的科研实验室还可以建立起共享平台。这种共享平台的建设能让科研实验室在实际工作时遇到问题与其他人员进行沟通，提高科研实验室的发展效果，也可以通过在线管理对个人资料进行全程自动化归档。通过构建局域网，实现不同科室之间的资料共享。科研资料收集的标准化一直以来都在帮助提升科研工作效果，当前仍旧需要做好一系列的工作，提高科研档案管理的整体效益。

三、结束语

综上所述，随着经济的飞速发展，当前科研管理科研工作已经成了科技发展的重要方向，而科研工作在开始之前，收集资料的标准化也成了影响科研工作整体质量的一部分内容。科研收集资料标准化是科研工作的基石，其保证了科研工作的准确性、真实性与完整性。在实际开展工作中，作为收集资料的人员更应该明确自身的职责，不断地去创新相关的收集方式，始终将资料收集和管理做到标准化。