水利工程档案管理建设的现状与对策

文/连云港市水利局 叶敏 郭涓

水利工程项目的建设全过程需要各方单位、各类资源的全局部署和调配，这使得水利工程项目难免会存在档案管理弱化的情况，基于此，以水利事业单位主导的档案管理建设现状需要加速转变。也就是说，水利工程项目的档案记录需要保证项目流程的系统记录、项目各阶段的材料收集、项目可研和项目验收环节的重点核查和监督，以保证水利工程项目的监督管理活动能够顺利开展。

一、水利工程档案管理建设的现状

（一）档案管理模式亟待转变。由于档案管理活动受到水利事业单位的制度部署、执行措施安排、直接和间接管理方式的影响，水利事业单位开展的各项档案审批、档案归档、档案复核工作长期呈现出效率不够高、管理模式亟待优化的现状。一是档案管理的直接、间接机制需要更新。由于单位绝大多数情况下应用人工直接审批材料、分级间接审批等形式进行档案管理活动，单位处置大量水利工程档案材料的情况下存在一定的效率提升空间，使得水利工程监管单位的管理模式无法适应新时期的水利建设需求。二是水利工程档案管理的制度部署需要加强。由于水利工程项目参与各方的人力资本差异，再加上人力资源的高流动性影响，项目档案材料的编制和收集过程难免会受到不利影响，从而导致水利项目参与各方单位的制度执行差异，最终影响到水利工程档案管理活动的优化和提升。三是水利工程档案管理活动的长期规划有待细化。由于水利事业单位无法及时掌握长期内的水利工程建设需求，使得水利建设项目的档案管理服务出现供给不充分现象。

（二）档案材料的应用不足。一是档案分析报告的编制不充分。也就是说，单位对档案材料中出现的问题和不足并未及时挖掘，例如工程是否达到其设计要求、预算资金使用是否合理、项目建设后评价作用是否客观等都普遍存在，最终无法保证对于水利工程项目的充分分析和报告。二是档案材料的实际应用方式存在不足。当前，较多的水利工程档案管理单位的主要职能还在于档案的收集、整理与归档，立足于基本的档案“收集”与“整理”工作，而这些重要的档案资料，却没有发挥其“活教材”的重要作用，对于本区域的相应水利工程建设乃至本地国民生产没有发挥应有的作用。未能对本区域未来同类型或者类似的水利工程设计、建设、管理提供可借鉴的重要参考，降低了水利档案管理的应用效率，最终无法保证水利档案利用率的稳步提升。

（三）档案管理方式存在优化空间。一方面，是指单位的档案管理基础设施需要优化。由于单位档案处理设备、单位档案归集设备以及其他档案管理活动所需的设备配置不完善，使得单位的档案管理效率难以提升。另一方面，是指单位需要进一步完善档案管理方法论。由于单位针对档案材料的初步收集、进一步审核、事中调研活动等环节缺少科学的理论指导，再加上管理方式过于单一、陈旧，使得单位长期的档案管理模式难以优化。

（四）档案管理的分工模式亟待优化。由于水利工程项目参与各方面对水利工程档案存在重视度不高、信息不对称现象，水利工程档案管理活动的分工现状不容乐观。一方面，是档案管理活动的岗位分工不明确。由于个别建设单位存在临时设立档案管理部门的现象，使得水利工程档案的前期筹划、中期执行、后期核验环节存在权责混乱现象；另一方面，是档案管理活动的分工科学性需要增强。由于个别水利工程项目的建设过程中存在一人多岗、一人包揽水利工程档案记录的现象，使得水利工程档案资料的可靠性和准确性难以保障，最终不利于水利工程监管单位顺利地开展档案核查、档案监督活动。

（五）档案管理的制度执行力需要提升。尽管目前的水利档案管理制度比较完善，但是个别工程项目的档案材料编制过程中依然存在制度执行不力的情况。一是工程项目的资金结算制度执行力需要加强。由于水利专项资金在各单位间的资金明细材料细化程度不足，使得工程项目的资金流量明细核算难度增加。二是水利工程档案编制的制度流程执行力有限。由于水利工程建设项目的参与方复杂、档案材料编撰方不一，个别档案编制者难免会出现临时编写、编写细化程度不足等问题，使得后续水利事业单位的档案审核难度加大。

（六）档案应用管理的数字化程度不足。由于单位数字化档案管理模式尚未确立，单位针对水利档案的应用过程难免会存在数字化程度不足现象。一是数字化应用流程尚未确立。由于针对档案收集、一次审核、集中归档、整体分类等过程的数字化处理方式尚未完整确立，单位档案应用活动的处理效率难以提升。二是数字化管理的设备支持需要加强。由于设备采购不充足、设备选择不科学，单位水利档案的数字化设备难以科学配置，例如大容量存储设备、数字化移动设备等设备采购不充足。

二、改善水利工程档案管理现状的科学对策

（一）进一步优化单位档案管理方式。要提升水利事业单位档案管理活动的质效水平，单位需要进一步优化档案管理方式：一是加大档案管理活动的资本投入。也就是说，单位需要保证档案管理活动的资本密集投入，通过集中采购扫描仪、存储设备、档案处理设备等设备，使得程序化、电子化、无纸化的档案管理方式得到全面应用，最终保证水利事业单位对水利工程项目的积极引导和合理控制。比如，针对档案归集环节的设备投入，单位需要增加扫描仪的投入规模，以保证单位档案管理服务的有力供给。二是改善基于水利工程项目的档案管理方法论。这需要水利事业单位针对以往档案管理案例、档案管理经验，通过标准化处理、理论研讨等形式，使得单位水利档案的历史遗留问题得到解决、后期规划问题得到改善、标准化处置流程得到确立。例如，档案管理目标和档案应用的审核方式和数字化流程是其方法论主体内容之一。

（二）完善档案应用不足。一是科学编制档案应用的分析报告。单位需要对各方档案编制材料中出现的问题和不足进行全面可靠的挖掘，从而杜绝档案材料审核不严、档案材料编制不规范等现象，以保证后期档案材料各项信息的可靠应用。二是改进档案材料的实际应用方式。这需要单位针对同类型、不同规模的水利项目建立足够全面的数字化分类，使得单位档案材料的应用过程中存在高效率的搜集、查找、归集途径，从而减少单位档案应用过程中存在的效率问题，最终保证档案审核复核、临时查阅、后期二次利用等应用活动的效率提升。

（三）加速形成适应新时期的档案管理模式。要加速形成适应新时期的档案管理模式，水利事业单位需要关注两方面内容：一是持续更新档案管理活动的直接、间接机制。这需要单位应用施工单位自主性审批材料、第三方专业机构出具研究报告等形式开展档案管理活动，以保证档案应用环节的健康运转。二是加强水利工程档案管理的制度部署。这需要水利事业单位通过制度刚性确定水利项目的档案管理人尽可能属于非流动性人力资源，以保证水利事业单位后期接收和审核档案材料的可靠性和合理性。

（四）科学设计档案管理活动的分工流程。一方面，需要单位保证档案管理活动的分工科学性。这需要水利事业单位加强监督杜绝水利档案编制过程中的一人多岗现象，通过编制条例、设置监督节点、明确惩罚责任等形式，积极引导水利工程项目参与单位科学的履行自身的档案管理职责，以保证水利档案材料的可靠获取；另一方面，需要单位增加档案管理活动的分工细化程度。这需要针对水利工程项目的建设方和监督方开展一定的理论引导，水利事业单位要借助于勘测设计方针对监理的职责和权力范围做出进一步阐述和约束，同时还要对建设方的档案管理职责进行明确，最终保证单位对各项水利工程项目的高效管理和部署。比如，监理单位提供一部分档案材料的，水利事业单位可以探索设计复核机制，使得监理单位的档案材料编制更可靠、更灵活，在此基础上，如若遇到项目建设档案不符合归档标准的情况下，那么水利事业单位可以向监理方追究责任或提取证据材料。

（五）科学监督水利工程项目的档案制度执行。要保证水利工程项目的健康持续开展，单位不仅需要针对施工单位的财务制度执行、档案制度执行进行一定程度的监督，单位还需要针对非施工单位的、监理单位的档案制度进行有力的控制和调查，从而保证水利工程项目的可靠进行。一是增加工程项目的资金结算执行监督。由于资金流属于水利工程项目持续建设的血液，要保证水利项目的可靠进行，水利事业单位需要增加对水利专项资金的拨付结算监督，从上一级单位到基层单位间再到项目组的资金来向和去向都需要明确呈现在档案材料中，从而保证水利工程项目档案管理水平的提升。二是完善水利工程档案编制的制度流程。针对水利工程建设项目的参与方复杂、档案材料编撰方不一的现状，水利事业单位需要明确指出勘察设计方、施工方和监理方等主要参与者的档案编制流程，包括对水利工程项目的可研环节档案编制、施工环节档案编制和竣工验收环节的档案编制，同时对各方档案材料的提供提出一定的细化程度要求，从而保证众多水利工程项目的档案材料完整可靠。

（六）建立数字化档案管理模式。加快建立数字化档案管理模式，首先，需要水利事业单位科学的开展设备采购活动，针对水利档案材料的数字化处理设备、数字化应用硬件设备、数字化应用程序进行及时的引入和探索。其次，需要严格遵循预算程序编制预算计划和预算可研报告，以保证水利档案材料的数字数据库及时搭建，最终为水利事业单位的数字化档案应用过程提供有力的支持。比如，针对水利档案材料的数字化处理设备，需要保证数字扫描仪、大容量存储设备的采购和支持。再次，针对数字化应用的硬件设备，应当不仅限于计算机设备，还应该包括平板电脑设备等移动硬件。最后，在查询或使用方面，可以通过电子检索的方式，快速查找档案，并通过相应的审批提供下载或借阅，为未来的水利工程设计与建设工作提供参考。

三、结论

水利工程档案管理事关民生、事关经济社会的持续健康发展，要想保证水利工程档案管理现状的持续改善，单位需要持续明确的目前水利工程档案管理现状，同时结合地方地理特征和现实情况进行对策探索，以数字化档案管理为未来管理的主要方向，充分提升水利工程档案的使用效率与效果，促进水利工程建设这一基础设施的发展与完善。