大数据背景下档案管理的机遇与挑战

文/泰安市岱岳区公共就业服务中心 李莉

大数据的性质较为特殊，可为各行各业的发展提供技术支持，也可将其看作为思维或者工具。总体上看，大数据是一种解决策略，可以完成各项信息的处理、收集与应用。档案管理工作与信息收集和管理之间密切相关，大数据技术的出现和应用一定会给档案事业的发展带来或多或少的影响。如今，大数据技术已经席卷全球，并成功应用于各行各业当中，虽然说档案管理可以利用大数据技术进行信息的收集与管理，并突破传统档案管理带来的束缚和禁锢，但是其中仍然潜藏着一定的风险和陷阱，需要档案管理人员保持敏锐的洞察力和冷静的头脑，识别其中存在的问题，应对挑战，充分挖掘大数据技术的优势和价值，使得档案管理借助大数据技术进入全新的发展阶段。

一、大数据的概念与特征

大数据可以说是经济和社会快速发展的产物，也是互联网技术及网络信息技术共同作用的结果。从某种意义而言，大数据就是一种处理模式，可以应用于信息处理当中，也可以更快的速度完成信息资产的应用，兼具海量化和快速化的特征。顾名思义，大数据的数据种类一定十分丰富，且拥有较高的商业价值，并在数据处理与数据应用方面取得了突破性的进展，这也是大数据优于传统数据的直观表现。运用大数据处理各项信息时，可以有效突出大数据的潜在优势和价值，不仅可以对更加复杂的数据进行分析和处理，还可在海量的数据之中找到事物之间的内在联系。值得注意的是，在不同的领域或层面当中，大数据的特点也会发生改变，基于数据管理层理念所进行的大数据特点分析，可以得出多数据处理工具处理对象较多，处理类型较为丰富的特征，而在操作方面，大数据则可完成因果分析，将零散的信息整合在一起，发挥其价值。总而言之，大数据的出现为各行各业的发展提供了全新的蓝图和愿景，也为档案事业的建设与发展提供了更多可能。管理人员应审慎对待大数据技术和大数据背景，抓住其中的机遇，使之成为加快档案管理与档案建设的驱动力。

二、大数据背景下档案管理的机遇与挑战

（一）机遇。1.有利于储存、备份和处理。信息化时代，各个单位和企业在发展过程中都要面临海量的信息，这对档案管理人员而言是极大的挑战。单纯的以人工方式进行的档案管理与信息收集会出现效率与质量低下的问题，也无法挖掘信息中的潜在价值，会给档案事业本身乃至单位和企业发展造成负面影响。而大数据技术的出现，可为档案管理提供技术上的支持，通过信息技术和网络技术构建档案管理数据库，为档案的数据化管理和信息化管理搭建平台，即便是有新的档案信息出现时，也可利用档案管理数据库对其进行储存、备份并应用，有效提高了信息的实用性及有效性。另外，以往的档案数据管理中，如果出现储存时间较久或失去价值的资料，必须予以销毁处理，这会对数据库的信息完整性造成严重影响，而利用大数据所构建的档案管理数据库则不需要考虑这一问题，完全可以应用其大体量的优势储存海量的数据信息，始终维持数据库的完整性与秩序性。2.挖掘数据资源的潜在价值。众所周知，档案管理是一项十分复杂且系统的工作，这不仅是因为档案信息拥有较大的体量，还因为管理技术和管理设备存在一定的不足，缺乏后备力量。就目前来看，我国在档案资源开发方面远不如西方发达国家，也无法利用有价值的信息资源。大数据凭借自身的优势与作用快速应用于档案信息管理当中，这是因为大数据技术可以完成信息价值和能力的有效挖掘，发挥出各项信息的潜在价值，并为用户的信息搜索提供更加便捷的渠道，是发挥档案数字化价值与作用的重要前提。3.创建新型服务引擎。在社会和经济发展的同时，人们的需求也发生一定的变化，数据借阅或文件传阅已经无法满足社会及经济的发展需求。要想改变这一问题，必须利用信息化技术完成档案数据的处理。而在这一过程中，大数据完全可以扮演引擎技术的角色，为档案的信息化服务提供核心技术。在此基础上所构建的服务引擎大大提高了档案资源的开发价值与利用价值，为社会和经济发展贡献了诸多力量。

（二）挑战。1.冲击传统管理理念与管理模式。以往的档案管理以人工操作的形式为主，管理工作主要涉及分层管理、档案的分类、信息收集与信息处理几个方面。自大数据诞生并应用以来，档案管理信息已经可以利用大数据技术进行融合。无论是信息之间的因果关系还是信息之间的潜在关联，都可以利用大数据技术对其进行挖掘并处理。这不仅对传统的档案管理工作提出了越来越高的要求，还要求管理人员转变传统的管理理念与管理模式。只有借助大数据技术进行适当的变革与转型，才能更好地完成档案管理工作，发展档案事业。2.改变处理方式，提高处理能力。信息化时代，档案信息的数量呈几何级增长，其类型和数量在短时间内发生了较大的变化。对于市场和社会发展而言，并不是需要数量且类型庞大的信息数据，而是要有效地处理这些信息，并挖掘及潜在价值，以往的手段和方式已经无法满足社会及经济发展对档案信息管理提出的要求，必须利用互联网技术和信息化技术，并在配合云计算与大数据技术的基础之上，全面挖掘信息资源的能力，全方位地发挥其作用和功能。当然，这也对档案管理人员的专业技术与能力提出了一定的要求，均要在原有基础上做出一定的改变。

三、大数据背景下优化档案管理的问题及策略

（一）完善大数据背景下档案管理过程存在的问题。如果不能处理好当管理中存在的问题或缺陷，则无法利用大数据技术开展现代化的档案管理，白白浪费了数据资源。要想在大数据背景下优化档案管理，提升其效率与水平，必须做好系统融合工作，还要善于利用互联网技术逐步实现档案的数字化管理。另外，也可利用信息技术与网络技术建设智慧档案服务平台，量化档案管理工作，以更加贴合实际的策略和手段，实时解决档案信息化建设中的问题，弥补其薄弱环节，最重要的是要做好人才储备，组建高素质的人才队伍，优化人员结构，全面提升档案管理人员的素质与水平，共同为档案管理工作的开展和建设而努力。

（二）完善大数据背景下档案管理的策略。1.引进优秀人才，提高工作人员的工作效率。在改革开放、经济全球化的推动下，科学技术是第一生产力的工作方针日渐突出。与其说是企业的市场竞争日渐激烈，倒不如说是有关人才的竞争日渐突出，人才对一个企业的发展起到了至关重要的作用。因此，相关部门应该提高对人才管理的管理力度，积极引进更加优秀人才的同时，也应该提高自身工作人员的综合素质。就引进优秀人员而言，经验至关重要。具有丰富工作经验的优秀人才，不仅具有更为高效的工作能力，同时还具有更为丰富的处理突发事件的经验与办法。由此可见，企业在招贤纳士的过程中，应该采取应对突发状况的能力与专业能力相结合的录用方式。成绩是衡量人才的一把尺子，通过考试我们可以及时发现应聘人员的优点与不足，并可以此作为转岗的重要依据。在注重成绩的同时，同样需要提高对综合能力的重视程度。将应对突发事件的能力与综合素质相结合，以此来招聘更加优秀的人才，不仅可以提高其工作效率，同时也可以提高其应对突发问题时的能力与方法。就在职人员而言，相关部门应该采用考试与奖励相结合的管理模式，通过考试及时发现工作人员在工作过程中所存在的不足，并及时作出相应调整。针对工作人员存在的不足，加强相关专业知识的学习与培训，不仅可以缓解工作人员在工作过程中的压力与困难，同时也可以激发工作人员面对困难的斗志与决心，从而达到提高工作效率与工作质量的目的。2.提高工作人员的归属感与认同感。在工作过程中，工作部门应该采取一定的奖惩制度。为工作优秀、成绩良好的工作人员提供相应的奖励。奖励内容可以分为两方面，即精神奖励与物质奖励。物质奖励可以在短时间内提高工作人员的工作积极性，为提高其工作效率起到积极的促进作用。就精神奖励而言，则可以通过开表彰大会、颁发荣誉证书等方式，来对工作人员起到一定的鼓励作用，精神奖励可以在第一时间提高工作人员的归属感与认同感。因此对于激励工作人员而言，物质奖励与精神奖励都至关重要，缺一不可。企业在重视工作人员工作效率的同时，也应该提高对工作人员日常生活的关注程度。及时发现其在生活中所存在的问题，尽可能地帮其解决。这样的处理方式不仅可以解决其后顾之忧，同时也可以加强工作人员的归属感，从而实现提高工作效率，认真努力工作的目标。上述分析已经可以说明，大数据背景下，档案管理工作可以说是机遇和挑战并存，只有从细节上做好档案管理的优化与完善，才能更好地应对大数据技术带来的挑战。除做好人才储备更新理念外，还要建立严密且合理的监管制度与准入原则，从源头上提高档案管理的时效性，确保各项档案信息真实准确。这些只是用于优化档案管理工作的常用手段，还有多种方法和策略可以应对大数据背景下的挑战和危机，需要档案管理人员在日后的管理中加深探讨与研究，用更具针对性和个性化的策略完成档案管理的转型与改革，使得档案管理在社会和经济发展中发光发热。

四、结语

综上所述，档案管理工作正向数字化、信息化、网络化的方向发展，这一目标的实现必须得到大数据的支持。大数据快速发展的背景之下，档案管理工作已经可以利用大数据技术完成档案信息的充分利用，并在寻求各项事物因果关系的基础上，全面发挥信息的作用和价值。虽然说大数据给档案管理带来了前所未有的机遇和挑战，但是不断更新管理理念、管理模式与管理方法后，档案管理人员仍旧可以利用相应的策略和手段，抓住大数据背景下的机遇，利用大数据带来的契机做好档案管理的转型与改革。这是档案管理长久发展的必由之路，也是其锐意革新的重要表现。