商业银行档案精细化管理研究

文/海军勤务学院 赵文娜

档案工作是商业银行的一项基础工作，是维护银行合法权益、记载历史真实面貌、保证各项工作正常运转的必要手段。一定意义上来说，档案管理工作是商业银行内部管理的基石。首先，商业银行在经营管理过程中形成的各类管理类档案体现和记录着银行发展与企业文化建设的历史演进，还可为银行转型发展及创新企业文化提供直接依据；其次，商业银行在办理各项信贷业务形成的信贷业务档案，可以真实反映银行信贷业务流转的全过程。随着商业银行分支机构的增多和业务量的增加，各类档案数量急剧增加，对档案的精细化管理提出了更高的要求。为了更好地提升商业银行内部管理水平，本文针对商业银行档案中存在的问题，提出档案精细化管理的措施。

一、商业银行档案管理现状

（一）商业银行档案管理组织架构。商业银行档案工作多数实行统一领导、分级负责和归口管理的原则。一般由各级行综合管理部门作为全行各类档案的管理部门，对全行档案工作实行统筹规划、组织协调、监督指导，其主要工作职责一般包括：贯彻执行国家档案工作法律法规，结合实际情况，制定本行档案管理制度与规章并组织实施；对于辖内各分支机构档案工作实行统一管理和指导、监督、检查；组织辖内分支机构各类档案管理系统的推广、应用工作；组织、指导各业务部门业务类档案的收集、整理和归档工作；集中管理本行的各类档案，做好档案的编目、鉴定、销毁、统计和查阅调用工作。在日常管理中，通常由档案形成部门负责收集、整理并按规定向档案管理部门移交，由综合管理部门统一上架、集中管理。对于规模较大的商业银行，根据不同工作职能和业务属性，也可由相关职能部门独立管理本部门档案，比较典型的是人事档案、会计档案以及信贷类档案。

（二）商业银行档案基础设施建设。商业银行通过建立内部档案管理工作评级体系或参与属地档案行政管理部门评级来规范、提升自身档案管理水平。从硬件配备来说，商业银行档案设施普遍优于非金融企业，一般均配备专门的档案室、借阅室和办公室。档案室配有防火、防盗、防光、防潮、防干燥等“十防”必要设施，以确保档案的安全存放。同时，档案室和借阅室要配备专用监控设备，确保档案出入库工作在监控环境下实施。目前，部分商业银行档案室已经采用了先进的全自动化档案密级架，实现了全程电子操控通风等功能，极大地便利了档案管理和档案查询使用。

（三）商业银行档案管理制度建设。商业银行档案管理制度体系建设依托于《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作的法律法规政策，同时结合商业银行各类管理类档案和业务类档案工作要求，制定档案管理办法、档案评估管理办法、档案分类办法、档案归档文件整理规则、档案借阅管理规定以及档案工作突发事件应急处理办法等规定。同时，针对不同业务属性，还包括各类业务档案管理办法，如零售信贷、批发授信、金融市场业务档案、会计档案及业务营运会计档案管理办法等。随着档案管理电子化水平的提升，商业银行还专门制定了电子类档案管理规定、声像类档案管理规定等。

二、商业银行档案管理存在的问题

（一）对档案管理工作的重视程度不够。商业银行作为竞争性企业，在守住风险底线的前提下，以实现利润最大化为主要经营目标。由于档案管理部门属于成本中心，并不直接创造利润，相对于业务发展，商业银行对档案管理重视程度普遍不高。部分商业银行重视会计档案、信贷档案等业务类档案的管理，而忽视对管理类档案的管理工作。档案管理部门对全行各类档案管理工作的检查指导力度不够，往往只是负责档案的统一入库管理，而对入库前的管理处于真空状态，一般由各业务部门负责本部门的档案管理。在众多小型商业银行，普遍存在档案工作管理粗放、档案库房不达标、档案分类不准确以及不按要求定期归档等现象。

（二）档案管理人员专业性不高。在档案管理人员配置方面，档案管理专职人员配较少，大多数档案管理员身兼数职，容易被其他业务工作所牵制，导致实际工作中对档案工作往往心有余而力不足。加之有些档案管理人员并没有接受过系统的、专业的培训，容易产生档案管理意识不强、管理漏洞较多等现象，直接影响档案管理的专业化和精细化程度。同时，由于档案管理岗位的岗位价值普遍低于业务类岗位的岗位价值，薪酬水平普遍低于业务类岗位，导致一般工作能力突出的员工更倾向于从事业务类工作，而档案管理岗位对员工的吸引力则相对不足。除此之外，商业银行员工调动相对频繁，也对档案管理工作的持续性造成了一定的影响。

（三）档案利用效果不显著。商业银行大多重视档案收集、整理、归档以及保管工作，而忽视对档案资源的开发利用，档案管理中“重藏轻用”的现象比较普遍。目前，商业银行各类档案的利用主要体现在业务查询、干部任用前的考察、离任审计、监管检查调阅等日常工作。由于检索工具单一，档案管理系统检索速度慢，文书类档案利用效率普遍低。而由于基建类、财务类、营运会计类、信贷类档案一般没有专门的档案管理系统，档案利用智能通过翻阅纸质档案实现，这极大地影响了工作效率。对于干部人事档案中关于员工人员、年龄、学历、职务、职称、岗位等情况的基础性资料的深度分析利用不够，没有做到通过深入挖掘上述基础数据的内在关联，为银行所需人才储备、人才选聘以及人才利用提供决策参考依据。

（四）档案管理电子化水平不高。部分商业银行尤其是小型商业银行对档案管理的认识仍然停留在纸质档案管理的水平，对于电子类档案的形成、保管与利用能力有所欠缺。一些银行的档案管理仍沿用传统的管理方式，档案的归档保管主要依靠手工录入的状态，这与商业银行业务发展所需的档案管理水平极不相称，在一定程度上限制了商业银行经营管理工作水平的提升。

三、商业银行档案精细化管理措施

（一）增强对档案管理的重视程度。商业银行应转变以往视档案管理工作为边缘性工作的认识，重视档案形成、保存、利用、销毁的全流程管理，把档案管理工作作为一项基础工作来抓。一是做好档案宣传工作，加大宣传力度，通过开展档案管理交流培训等方式提高管理人员以及普通员工对档案管理工作的理解与重视。二是通过制定有较强可操作性的规章制度，详细确定档案收集、整理和归档流程，确保档案收集、整理和归档的准确性，加大对下级行及辖属分支机构的档案管理考核力度与考核结果运用。三是加大对各档案管理职能部门的定期检查力度，对检查出的问题要采取有效措施切实解决。对违反《档案法》及行内档案管理规定造成档案损毁、泄密或造成经济损失的，按照员工违规违纪处理的有关规定予以处理。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（二）提高档案管理员的综合服务专业性。首先，要不断提高档案管理从业人员准入门槛，实施业务类档案管理人员持证上岗制，上岗前必须具有较高的专业素质和扎实的专业理论知识，全面掌握各项规章制度的要求和工作流程，认真贯彻执行档案工作的各项法律法规和制度规定，并灵活运用到实际档案管理中。其次，通过优化档案管理的激励约束机制，加大考核力度，提升档案管理人员的岗位价值与薪酬水平，充分调动档案管理人员的工作积极性与主动性。最后，要不断、健全档案管理人员培训与能力提升体系，及时传导总、分行对各类档案管理的最新要求，结合部门工作实际及时学习掌握最新工作要求，不断提高档案管理人员的综合素质，着力打造一支专业能力强、精通档案管理制度、对档案管理工作认真负责、职业归属感强的档案管理专业人员队伍。

（三）注重档案利用，充分发挥档案的使用价值。首先，要不断提高对各类档案资源开发利用的重视程度，充分发挥现存档案的利用价值，为商业银行日常经营管理决策提供依据。其次，要不断优化信息系统资源配置，建立完善档案管理信息系统，通过配备功能性较强的电脑、扫描、复印等专业机器设备，提高各类电子档案的日常规范管理以及开发利用效率。第三，在预算允许的情况下，努力提高档案管理工作电子化水平，在确保档案安全保存的前期下，充分运用信息技术管理档案及利用档案。第四，要更加重视对于已有档案的编研工作，档案的编研工作水平的将直接影响档案信息资源的开发利用深度。

（四）提高档案管理的电子化水平。随着物联网、大数据的应用，商业银行电子类档案的应用将更加普遍，为适应这种变化，商业银行应着力提高类档案管理的电子水平。首先，应广泛利用IT、数据库、数据压缩以及高速扫描等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件转化为单子类档案加以保存，尽可能减少纸制档案。其次，借助电子工具对电子类档案进行科学、有序的分类整理，形成具有有序结构的档案信息库，便于检索可以通过。最后，要结合银行业务属性，分析业务各流程产生的电子数据的结构特点，通过合理预测未来业务发展空间，对电子档案不断进行扩容整理，使档案管理促进银行新型业务发展。