新形势下疾控中心档案管理策略研究

文/东莞市疾病预防控制中心 邓国维

疾控中心是疾病预防控制中心的简称，它隶属于社会医疗，是我国公共服务的产物。疾控中心的工作内容就是对疾控资料进行备案管理，确保医疗工作人员随时可以提取有关资料，满足人们对疾病的预防与治疗工作。特别是近年来公共卫生事件的频发，社会需要依靠疾控中心做好对疾病预防及控制工作，从档案中提取更多有价值的内容，做好档案管理工作才能为疾控中心后续工作的开展奠定基础，保障人民健康发挥其重要的作用。

一、疾控中心档案管理的重要意义

（一）档案管理是疾控中心的主要内容。疾控中心档案管理工作就是对重要的疾控资料进行备案管理，可以提升疾控中心的业务指导能力，还能对疾病的研究提供帮助。疾控中心的档案多是利用收集的方式，对现在流行的疾病作出记录及提出相应的方案，同时还要对公共安全卫生事件进行记录与存储。所有的资料都需要进行记录与登记，再通过编辑的方式，为疾控中心工作提供基础资料，为后续发生类似疾病类型提供帮助，由此可见档案管理对于疾控中心工作所产生的重要意义。

（二）档案是疾控中心重要的数据来源。疾控档案为疾病中心工作开展提供了重要的数据支持，它对于各类疾病的临床病症、病因、有关治疗等都有着详细的记录，为后续医疗研究、医疗防控提供便利，利于疾控中心工作的开展。当然，从另一方面而言，疾控档案的有效记录，可以大大提升工作效率，为后续工作奠定基础。

（三）档案管理推动疾控工作整体发展。做好疾病防控工作对于我国这样地大物博、人口众多的国家来说是十分重要的。特别是在人流密集的地方，疾病传播的速度也会随之增加，若不及时遏制，后果将难以想象，甚至会对国家经济及人员安全造成损失。所以，利用疾控中心档案管理工作，对各项数据、信息收集与记录、对各类疾病内容进行分类等工作，在后续出现类似病情时，可以及时提供与之相关的防控措施，为人民的健康提供保障，也为疾控工作的整体发展作出贡献。

二、疾控档案管理的现状

（一）对档案管理重视程度不够。疾控中心在档案管理过程中，需要投入一定的人力、物力、财力，但由于许多领导对于疾控档案管理工作并不重视，即使建立了档案管理资料室，制定了一系列的工作规章制度，但其工作实质都是利用办公室的代管形式进行工作。档案管理工作人员鉴于该情况，多数呈现的工作状态是比较随意的，甚至没有设置专门的工作人员，仅以兼职人员进行收集与记录工作。

（二）管理人员的素质不高。在疾控档案管理工作中，由于领导层的重视度不高，所以在后续工作开展中，会留下很多历史遗留问题，特别是档案管理这类工作所涉及的内容烦琐，每天的工作量十分艰巨，一些非专业的人士及文化水平程度不高的人被安排到该管理的岗位中，难以有效开展工作，若无法及时提升管理人员的素质，后续疾控档案管理工作将难以继续。

（三）工作人员积极性低。在疾控档案管理工作中，由于档案管理工作不被领导层重视，加之档案管理工作难以凸显成绩，所以，整个疾控中心处于边缘化的位置。这样多数从事该工作的工作人员，因为无法得到职业的晋升同时又无法提升工作待遇，对工作抱有消极的态度，工作倦怠，在工作时没有积极性与自主性，更不会将现代化的管理方案引用在工作中，无法满足工作内容上的创新。

（四）档案管理制度不完善。许多疾控中心对于工作内容管理条例制定的并不完善，多数管理条例仅是悬挂在档案室墙上的面子工作，在实际工作过程中毫无系统及规划性可言。特别是疾控中心当前收集的资料过于分散，无法进行整理及归纳，当后续对某个疾病类型、疾病内容进行查找时，带去不便，需要花费大量的人力、物力去搜寻，影响档案管理的工作效率。

（五）档案信息化水平不高。依照当前的档案管理工作而言，多数档案资料管理工作仍以传统的方式在进行，缺乏与时俱进的管理手段。同时，档案管理内容还停留在纸质内容上，这对档案管理工作也提出诸多要求，要确保管理室的恒温状态，同时要给予其他纸质存储内容提供真空的封存管理，避免字迹褪色、虫蛀及其他不可抗力因素而造成的文件丢失。而由于缺乏信息化的存储工具，无法对图片、视频、音频资料进行保存，多以毁坏或舍弃的方式对以形成的内容进行破坏，影响内容保存的完整性，不利于后续的工作开展。

三、疾控中心档案管理的策略

（一）建立电子档案库。信息时代，疾控中心的档案管理工作也要与时俱进，利用信息技术建立电子档案库，应用网络技术进行办公，利用电子信息实现数据的在线存储功能。对档案内容进行实时的编撰工作，更利于资料的查找与替换，便于资料内容的更新迭代。还可以将疾病内容设置为资源共享的模式，对不同的资料管理人员设置开放的查看功能。同时，还要加强对疾病防控机构的自动化管理工作，不同科室只要利用相关的账号及密码即可登入疾控档案的平台，搜索及查询相关数据，为疾控档案的查询及了解提供便利条件。对于档案库要建立快捷的检索工具，方便疾控工作人员搜寻及检索，使其工作得以快速开展，从而提升工作效率。当然，这样的方式也是让更多人加深对疾控档案管理工作的认识，继而让更多的人学习信息检索工作的使用，帮助他们创建更加有利的工作条件。通过构建电子档案库，将一改传统纸质资料占地、不利于保存等问题，使档案在存储过程中更加方便，大大提升档案查找与管理的便捷性，为疾控中心卫生工作的开展提供依据。

（二）加强相关工作人员的专业学习。疾控中心的档案管理工作是一项需要对工作内容进行保密的工作，对于工作人员的专业性、责任感要求极高，需要他们认真对待工作、注重对不同细节的处理，如前期的资料收集与整理，中期的编撰与修正，后期的分类与存放。所以，该项工作的执行需要将管理工作落实到每个工作人员的身上，对其进行定期的培训与管理工作，组织有关的工作管理人员进行对外的学习与交流，这样才能快速提升自身的专业素养，为我国疾控中心档案管理工作贡献一份力量，加快档案管理工作的规范化进程。

（三）规范档案管理标准体系。为确保档案管理工作可以如期进行，一定要对档案内容进行规范化的管理，确保有关资料得到标准化的编写、修正，按照正常的文件命名方式进行存放，确保档案保存内容与所要求的格式相同。同时在后续的工作中，还要满足修改与查找功能，有关工作人员可以快速提取有用的信息资料，提升对档案内容的利用率。更要定期对工作内容进行汇总，及时总结档案管理工作中出现的问题，并对工作中的矛盾问题提出建议，完善管理内容的标准化制定，为疾病防控工作提供最具精华的档案内容，发挥档案管理的重要作用。

（四）对管理人员工作内容进行考核。完善档案管理工作的职责，完善对工作内容的考核机制，确保有关管理人员在工作过程中有章可依，针对档案管理职责制度内容，使工作内容做到规范化操控。主要内容包含两大方面：一是对档案管理工作进行规范化的操作，对其工作内容进行质量检查，若发现资料处理的不完整，内容丢失与录入错误，按照错误程度进行处罚，严重者需要对其进行批评警告处理，若后续再度发生同类事件，予以罚款。二是对档案管理人员的职位晋升作出明确的规定，给予每个工作人员公平竞争的机会，依靠工作效率、责任感来实现其工作价值。要各司其职，针对不同环节设置不同的负责人进行监管，若某个环节发生问题需要由主要责任人进行问题的承担，通过这样的方式，既可以有效管理工作人员，还能提升档案管理的工作效率，实现当前疾控档案管理效率的最大化。

四、结语

只有让更多人了解疾控档案管理工作的意义，才能显示出这份工作的重要性。而疾控档案管理工作，需要做好疾病防控的资源整理工作，才能完成后期的搜寻与利用，为人民的健康提供更多帮助。同时，疾控档案管理工作可以帮助更多医务人员对流行疾病做出重要的参考与指引，为疾病的治疗提供探索及帮助，使疾病防控机构可以发挥自身的价值，成为人民健康生活的好帮手。