新形势下医院人事档案管理信息化建设研究

文/泰安市妇幼保健院 赵梅玲

在各级医院的人事组织工作中，人事档案管理发挥着极为重要的作用。比如医院在人才招聘、岗位设置、职称评定等工作中，需要从档案中找到依据并予以公平、合理的安排。在纸质档案时代，医院人事档案管理效率较低，档案信息的应用价值得不到极为有效的发挥，而进入信息化时代，电子档案逐渐替代纸质档案，信息系统能够通过智能化手段实现对信息的自动整合与挖掘，这对医院的人事组织安排必然会产生深刻影响。当前，是我国医疗卫生体制改革的关键时期，各级医院应充分分析新形势下人事档案管理信息化建设的可能性，并不断积累信息化建设理论与实践经验。

一、新形势下医院人事档案管理信息化建设的概述

信息化档案管理是当前医院人事管理工作改革的重点。从人事档案管理需求来看，医院的信息化建设主要包括以下几点：建设电子档案，即利用当前医院档案管理部门以及整个医院信息系统，对人事档案进行整合与处理，并录入专门的系统平台，作为日后调用与管理的依据，这样则形成了数字化资源库，并利用信息平台实现对档案信息的集中管理，有效维护人事档案的完整性；利用系统平台，形成统一化的档案管理标准，便于档案信息的传输与共享，提高信息交流效率；利用信息技术转变人事档案的存储方式，例如将数据上传云端，利用虚拟空间实现人事档案资源管理，这样不仅可减少档案实际空间的占用，也确保了其在安全环境下的重复利用，从而控制医院档案管理的成本投入；从档案中挖掘数据资源，形成数据分析模型，并运用到人事决策、预测、管理中来，挖掘档案资源的应用价值。然而，目前医院人事档案管理的信息化建设中，面临着诸多显而易见的问题。一是规划不合理，人事档案信息化建设是在医院内部控制信息化建设中形成的，但相关调查研究结果显示，目前只有40%左右的医院针对人事档案管理的信息化建设做出了系统明确的安排，其他医院要么安排规划相对片面，要么根本没有指定规划，而这对于人事档案管理的信息化建设显然是不利的。二是缺乏足够的重视，在资金、人才、技术等方面的投入不足。在医院的日常工作中，医疗卫生工作相较于档案管理工作重要的多，因此，医院在资源配置中必然要有所偏向，将更多的资源投入到医院医疗卫生服务水平的提升上，资金、人才、技术这三个关键因素的缺失，让人事档案的信息化建设工作始终难以落到实处。三是档案质量偏低，不符合信息化管理要求。信息化环境下，统一化、标准化的信息内容才能够保证信息的录入、传输、调用。然而，目前医院在档案管理中缺乏统一认识，缺乏严格的档案标准，导致人事档案在不同环节的管理出现矛盾，更是对医院之间的信息传递制造了阻碍，降低了档案信息分享与利用效果。四是专业性人才不足，由于医院管理层对人事档案重视程度不高，在人力资源安排上也相对随意，一些年龄偏大、工作方法陈旧的工作人员长期停留在岗位上，这些人对于信息化档案管理的适应性不强，缺乏主动参与信息化建设的动力，从而影响了人事档案管理与现代信息技术的融合。

二、新形势下医院人事档案管理信息化建设的策略

（一）转变管理意识，构建人事档案管理信息化制度。新形势下管理者应当对信息化档案工作的转型与创新给予足够重视，主动学习国内外信息化管理经验，树立信息化管理理念，从宏观层面推动医院内部管理制度的调整与优化，以便充分适应信息时代对医院人力资源管理提出的新要求。档案管理制度建设是各项工作有序进行的保障，医院应以国家相关政策为指导，从制度上做出安排，确保各项资源的合理投入，利用已经存在的信息系统平台构建科学发展规划，从长期、短期等多个层面推进信息化管理制度的有序建设；在制度的落实过程中，管理层应当深入研究当前医改新趋势，把握信息化人事档案管理的新特征，提高信息化档案管理制度的执行效果，促进人事档案信息资源的有效挖掘；提高信息安全管理意识，明确制度规范在风险管理中的意义，统一医院档案管理标准，针对信息安全建立风险控制机制，完善风险管理规范，以确保人事档案在存储、利用过程中的完整性和安全性。

（二）增加资源投入，提高信息化人事档案的利用效率。医院应从软硬件两个层面入手，打造全方位、立体化的档案管理模式，以实现对人事档案的高效、安全管理，提高档案资源的利用效率。目前，相关部门颁布的《全国档案系统信息化建设实施纲要》对于医院的人事档案信息化管理做出了明确指导，医院应结合《纲要》内容，开列硬件采购清单，如电脑、复印机、速印机等，为人事档案的信息化转型奠定坚实的物质基础；医院应根据全面性与动态性原则，完善软件系统，结合医院员工管理构建系统功能，对考勤轮班、人工成本管理、人力资源管理、人员招聘等形成数据信息，并纳入档案，依托软件平台分析对个人经历、思想品德、业务能力等进行整合，形成更具参考意义的档案资源。此外，管理者还应通过分析数据的关联性，将人事档案作为医护人员职业素养评价的重要标准，根据大数据分析，组织医护人员进行卫生技术考核，形成医德医风档案等等，依靠信息化人事档案打造高素质的医疗卫生服务队伍。

（三）完善人事档案管理细节，提高人事档案信息化管理水平。新形势下，医院的人事档案不再是存在于档案室的静态资源，而是与员工的日常工作密切相关的信息内容。因此，医院应将人事档案的信息化建设与日常工作流程相结合，将员工的工作过程纳入系统平台中来，以形成更加细致、完善的档案信息，从而为大数据的开发与运用提供支持。例如，在各科室医护人员轮班考勤的过程中，医院可以采用智能化手段，利用专业软件定制考勤方案，通过不同的日期、为医护人员一键添加“白班、晚班、休息”的规则，并导入排班表，利用更加多元化的方式提高考勤的灵活性与实效性；在绩效管理中，系统软件则可以充分结合不同科室、不同岗位的医护人员设置差异化的绩效考核方案，充分体现医护人员的工作价值，驱动医护人员在医疗卫生服务中持续保持积极向上的心态，并将考核结果录入档案，成为其发展的依据；利用移动云平台，对医院工作人员的工作交接、转调、晋升、离岗等作出灵敏反应，确保人力资源管理效率，提高管理工作质量。

（四）加强安全系统构建，有效控制人事档案信息化管理风险。信息安全是信息化建设工作中的一个关键性问题。医院的人事档案管理涉及员工的隐私，保密工作由此显得更加重要。医院在人事档案信息化管理中，一方面应加强制度建设，利用制度安排提高相关人员的责任意识，切实落实信息安全管理责任，根据制度运行实现对人事档案的保密与维护，杜绝信息丢失、泄密等问题；另一方面则应加强信息系统的建设与管理，提高系统自身抵御风险的能力，例如在系统登录时利用唯一的用户名和密码，验证登录者身份，建立多层级备份机制，在系统故障时实现自动备份，避免人事档案的丢失，确保用户数据能够迅速恢复且不被第三方截获，系统采用SLL体结构对数据传输进行加密，确保数据的保密性和完整性，构建网络监控系统，对网络设备的运行状况进行实时监控，以确保能够针对信息安全问题即时作出警示，制定多层次、全方位的防毒策略；在维护和使用过程中，将管理员的系统功能维护和系统功能维护相分离，管理员能够在后台维护档案管理所有功能模块，但是在前台只能根据授权情况维护部分功能模块等等。只有如此，才能更好地保证人事档案安全，提高信息资源利用价值。

（五）提高档案管理人员素质，促进信息化建设工作的有序落实。优质人才是现代社会发展中的必要因素。新形势下，医院人事档案管理面临着信息化转型，而人才在这一过程中的重要性是不言而喻的。因此，医院在人事档案管理过程中，应当加强工作人员的素质培养。首先，加强对档案管理人员专业技术和理论知识的构建，结合信息化管理要求提高其专业素质，尤其强调其信息整合、挖掘与利用的能力。其次，注重对人力资源管理人员的培训，根据人事档案信息内容对医院的人事安排进行规划，并针对档案信息管理利用效果构建绩效管理机制，利用绩效考核调动员工的积极性。

三、结语

综上所述，信息化是当前医院人事档案管理转型与创新发展的基本趋势，更加准确、有效的信息化管理制度不仅能够推进人事档案管理从纸质向数字化的转型，更能够促进医院的整体信息化发展。目前各级医院在人事档案信息化建设中已经取得了初步成绩，但同时也存在着诸如重视程度不高、缺乏长远规划、档案质量偏低、缺乏专业性人才等一系列问题，使得医院在管理工作中难以最大化实现信息化转化。针对此，本文从多角度入手，围绕着提升人事档案信息化管理工作效率与质量的基本要求，就推进信息系统的建设与运转，切实提升医院信息化管理水平作了相关论述，以期能为今后的相关研究和实践工作提供一定的启示，并就教于诸位方家。