电大教育学籍档案管理信息化建设研究

文/陕西广播电视大学商洛分校 张慧林

学生学籍信息纸质文档利用扫描或录入等方式存入计算机数据库，从而形成学籍档案信息，利用信息化建设手段对其进行科学化、系统化、规范化、网络化的管理。将以传统纸质为载体的档案资源通过现代科学技术进行数学化档案信息的转化，并利用二进制编码形式进行存储，这种数字化的学籍档案信息不仅有利于海量数据的存储、利用，同时提供计算机管理、检索、传输、查阅、调用等服务也极为便捷，进一步提高了档案社会化服务功能，使档案资源共享得以实现，使其经济价值和社会价值得以充分发挥。

一、电大教育学籍档案网络化管理的特点

（一）信息容量扩大。随着时代的进步和教育制度的全面改革，学生在校活动等信息越来越多元化，数据也越来越庞大，面对学籍信息的发展趋势，传统学籍档案管理模式已无法适应网络时代的学籍信息管理。目前在学籍档案中需要涵盖的学生信息不仅包括学生学籍，还涉及学生在学校内参与的各类评比成绩和表现、校内各项竞赛活动成绩、思想品德情况，以及休学退学或转学等学籍变动情况等，甚至还包括学分制度改革对学生成绩所造成的影响。采用传统的档案管理模式，极容易出现因人工操作失误而造成档案内容错漏等情况，另外管理人员的管理能力和方法参差不齐，也使档案管理的可靠性降低。随着信息化技术和计算机技术的应用，对电大教育学籍管理进一步实现信息化建设，能够有效克服和弥补传统学籍管理中存在的缺陷和不足，使学籍内容的规范、清晰、及时录入得以实现。

（二）服务查询功能便利。相较于对传统学籍管理模式，学籍档案信息化建设和网络化管理能够实现实时服务查询功能，能够不受地点、时间的限制，实现随时远距离的信息查询和求证。目前网络化学籍档案管理服务所提供的查询功能主要包括三类：从学籍档案中可以有效提取学校教学质量信息；根据学生招生部分的内容可以对生源质量信息和专业受欢迎程度进行统计和分析；根据学生毕业部分内容可以对教学理论和实践成果以及学校社会信誉度等进行分析，分析总结结果可作为学校开展教育教学改革和发展的重要研究数据。在学籍档案管理系统中，针对学生在校的所有学习资料进行详细的分类和统计，其中包括学生的品德特长爱好、综合能力以及思想品德等，这些都可作为学生毕业后，学籍档案系统能够向相关就业单位或升学学校提供的信息服务内容；另外管理人员可以实现学籍档案管理系统的直接调用，具有格式规范统一、方便快捷等优势，能够对学校信息化建设和管理水平进行充分体现。随着计算机技术和网络技术的广泛应用，通过全国教育学生信息网的构建和连接，使远距离信息求证以及方便快捷的查询功能得以实现，学籍信息利用率有效提高。同时也有利于有效打击买卖假文凭的行为，确保为用人单位提供全面、可靠的用人信息。

二、电大教育学籍档案管理现状及存在的问题

（一）档案管理制度不健全。目前在不少电大教育系统中，教育管理者对档案管理缺乏足够的重视，对学籍档案管理的重要性认识不足，造成学籍档案管理制度不健全，档案资料不规范、不完整等，给学生升级或就业带来不利影响。另外学籍档案网络信息化建设力度不足，相关管理人员缺乏必要的培训计划，因此无法对学籍档案的安全性、完整性和系统性予以保障。

（二）档案管理手段落后。在电大教育学籍档案管理中，不少仍采用原始、传统的手工操作管理模式，随着电大教育招生规模的扩大，学生档案数据不断增加，以及学生分配去向广、流动快等特点，由于管理手段落后，学籍数字档案的信息无法有效建立。为了促进信息化建设，需要通过电子摄像、扫描以及直接录入计算机等手段，对纸质档案、录音录像、胶版等进行数字化转换和加工，但在实际建设过程中，不少高校投入力度不足，导致信息化建设滞后，造成信息资源共享无法有效实现，无法为相关用人单位提供相应的信息服务。

（三）档案安全保密措施缺失。在不少学校建立学籍档案时，作为学籍档案管理的重要内容，学籍档案信息安全性设置和保护不完善。在网络平台上进行学生个人信息的共享，学生信息的保密和安全问题至关重要，但在实际管理过程中，缺乏对公布内容的审核，极可能导致机密信息的泄漏。另外对于使用信息者缺乏必要限制和访问权限的设定，以及必要的有效安全防护措施，导致信息篡改、丢失等问题，导致档案信息的安全性无法得到有效保障。

（四）档案管理人员综合素质较低。目前在档案管理工作中，由于物力、人力方面的投入不足，在信息化建设方面研究力度欠缺，对档案管理工作造成不利影响。同时不少档案管理人员专业知识缺乏，对信息化建设认识不足，专职档案管理队伍薄弱。因此，有效推动学籍档案管理的信息化建设，需要加强人才团队建设和专业人员培训，更好地适应信息化时代档案管理的创新和改进。

三、电大教育学籍信息化建设的有效措施

（一）建全学籍档案管理制度。学籍档案信息化建设和网络化管理的重要前提是加强学籍档案网络管理制度和机制的建立和完善，将传统的静态式学籍管理模式转变为信息化时代的动态管理模式，使学籍档案能够更好地为需求者提供有效服务，使档案管理目的得以实现。通过合理科学的管理机制，在与学生在校活动等密切相关的院系及单位中，进行学籍档案管理权限的下放，并将信息化建设和管理职责进行有效落实，利用各种先进的软、硬件技术，加强学生学籍内容的收集、记录、整理、储存等；另外需要根据网络信息化建设和管理的有关制度规定，加强相关管理人员的培训力度，使其能够充分掌握并严格执行，确保学籍档案的安全性、完整性和系统性。

（二）网络技术支持。学籍档案信息化建设和网络化管理的重要保障是网络技术和计算机技术的有力支持。在实际建设过程中，需要对网络用户终端以及正版优质的档案网络管理系统进行选择和安装，使计算机网络系统处理信息的高效性、稳定性得以有效保证。在档案管理的信息化建设中，档案管理人员需要不断提高自身综合素质，其中主要包括档案人员的职业道德和业务素质，需要对档案机密、历史资料等进行有效保护，加强责任心，并提供良好的档案信息服务。同时随着信息技术的发展，对学籍档案管理的信息化建设提出了更高的要求，加强相关专业管理人员的配备至关重要，管理人员不仅需要掌握先进的计算机技术、信息处理技术以及网络技术等，还需要对档案保护技术、档案管理学进行培训，以及对网络终端管理人员进行网络知识培训等，确保管理人员能够充分利用计算机功能和存储特点进行信息录入，并充分发挥网络化管理的优势，对信息库内容不断更新完善，并确保原始性材料的有效保管，使学籍档案的现代化管理得以实现。

（三）安全保密措施加强。在学籍档案的信息化建设中，信息安全性是其中重点环节。在学籍档案管理中，会将学生个人信息通过网络平台进行发布，有利于相关需求者的查询和研究，同时也关系到学生信息的保密和安全问题。首先需要加强对公布内容的严格审查，避免出现保密等级较高的信息泄密的问题；另外加强对信息查询者的限制，通过设立相应的权限限制，对信息的安全性予以保证；针对网络信息的输入、输出和使用三个层面加强安全防护措施的运用，可采用安全代理、防火墙、权限控制等技术，有效避免数据丢失或篡改，使档案信息的安全得到有效保障。

（四）学籍档案资源的建立完善。建立有效学生学籍档案主要包括资源建设和环境建设两方面，前者为建设核心，后者为建设基础，两者都不可或缺。电大教育学籍数字档案的信息主要通过电子摄像、扫描以及直接录入计算机等手段，将纸质档案、录音录像、胶版等进行数字化转换和加工，使数字化档案得以建立。另外通过教学软件，对相关学生的有效信息和电子文件进行生成，并在数据库的单元模块中进行存储，与教务信息管理系统的电子文件相脱离。通过学籍档案资源的有效建立，能够更好地提供计算机管理、检索、传输、查阅、调用等服务，使档案社会化服务功能得以实现。

四、结束语

电大教育档案管理信息化建设和网络化管理是电大学籍管理和发展的必然选择，学籍档案具有长期性、艰巨性的特点，其管理质量直接影响着学生就业和终生发展。因此相关档案管理人员应不断提高自身综合素质与专业管理能力，将信息化技术等充分融入档案管理工作中，结合信息化时代发展的大环境，加快档案管理的信息化建设速度，加大档案管理力度，有效提高学籍管理水平和管理质量，更好地为学生和社会提供所需服务，在教育现代化发展进程中充分发挥学籍档案管理信息化建设的价值。