新型冠状病毒肺炎疫情中心地区档案收集工作研究

文/交通运输部长江航务管理局档案中心 刘俊玲

发生在2019年底至今的新型冠状病毒病疫情是新中国成立以来在我国发生的传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件。武汉处于此次疫情中心，自疫情发生以来，广大档案工作者牢记使命勇于承担责任，在做好防控疫情工作的同时，始终践行兰台人的本职担当，而随着疫情持续蔓延，开展疫情期间各类档案的收集工作成了档案工作者工作的重点，也是挑战。鉴于此，我们怎样在疫情防控的同时，同步跟进收集疫情期间产生的大量资料，做到疫情期间疫情防控与档案收集齐头并进，保证档案人员自身安全及疫情期间档案资源的齐全完整是我们急需解决的问题。本文将就此方面展开探讨。

一、落实疫情防控期间档案部门疫情防控责任

（一）学习并落实各级疫情防控指挥部门要求及指示精神。自疫情发生以来，党中央成立应对疫情工作领导小组，习近平总书记亲自指挥部署，全国上下万众一心、众志成城，各级政府启动重大公共突发卫生事件响应机制，采取了最全面、最严格、最彻底的防控举措。在疫情暴发及蔓延的中心地区，档案部门首要任务是学习并领会各级疫情防控指挥部门防控要求与指示精神，以坚定的信心、积极的态度、科学的视角、参与到疫情防控工作中去，切实落实各项防控措施及指示精神。与此同时，作为“为国守史，为党管档”的档案工作者，应在认真学习及落实中央应对疫情工作领导小组各项指示精神的同时，根据指示结合自身部门业务，将防控任务落实到本部门业务工作中去，做到严格防控、封控。

（二）全力参与并落实疫情防控各项具体措施。全力按照各级疫情防控指挥部门要求，积极参与开展联防联控机制，制定本部门疫情防控具体办法，使之具有科学性及可操作性，切实保证本部门档案工作者生命安全及档案安全；参与本单位疫情防控各项措施的落实工作，认真做好各项应急措施；在做好本单位本部门疫情防控的同时，积极参与各基层单位疫情防控，下沉社区，切实做好各项群众服务工作。确保本部门疫情防控各项具体工作落实到位。在疫情暴发高位运行阶段，实行封闭馆（室）的管理办法，立即下发通知，暂停人员面对面交流的档案进馆、档案收集、档案征集等各项档案接收及移交工作，对档案移交缓冲室、除尘室等场所进行全面消毒，采取必要的科学的防护措施，确保档案工作人员人身安全。

二、落实疫情防控期间对所属部门档案收集工作的指导责任

（一）迅速制定疫情期间档案管理办法，指导疫情防控期间档案收集工作。学习上级档案行政部门下发的有关疫情防控期间档案管理的有关通知，根据通知要求，结合本单位疫情期间防控及产生档案的实际情况，制定并下发本单位疫情防控期间档案管理规定及实施细则。重点制定新型冠状病毒肺炎疫情档案收集范围，新型冠状病毒肺炎疫情档案是指在防控疫情工作过程中形成的有价值的各种门类与载体的文件材料和数据等，包括党和国家有关部门及领导的批示讲话、重大决策部署、相关政策文件、会议纪要、协调机制、防控方案与措施、卫生检疫、医院诊治、科研攻关、物资保障、社会动员与捐赠、社会综合治理、工作汇报与总结、检疫监测、疫情统计、舆情治理、媒体报道与宣传、社会参与、国际合作等。这些档案资料记录了全国上下万众一心，众志成城抗击新型冠状病毒肺炎疫情的过程，凝聚着各种一线救治经验，各类组织参与及各级联防联控具体举措，科研攻关以及经验总结等各种智慧，既是历史的见证，又可为今后应对突发公共卫生事件提供翔实的资料，能够从广泛的角度为应对将来突发公众事件提供经验支持。因此，经过调研，了解本单位各部门产生和将要产生的疫情防控档案资料，制定与本单位适应的疫情防控档案归档范围，并使之具备直观可操作性，是每个档案部门首先要做的。将制定的疫情防控档案归档范围迅速下发到各部门，尤其是一线人员手中，对档案归档范围进行宣贯，开展档案归档范围的精细化及内容解释工作，能够加深一线人员档案意识，将有利于疫情防控档案的收集，实现收集工作的前端控制，从档案资料产生源头保障档案资料的收集。

（二）开展多种收集方式，指导各单位针对疫情发展不同阶段调整收集模式。先了解各单位所处位置疫情蔓延程度，针对各单位处于不同程度疫情地区，指导各单位开展差异化档案资料收集模式，疫情“震中”地区以开展线上收集为主，线下收集为辅的模式，二者进行互补；使疫情防控档案归档范围最大限度地被一线疫情防控人员所了解，使一线疫情防控人员意识上时刻保持档案资料归档的敏锐性，通过线上线下协助一线业务人员对资料进行归档，档案人员要充分发挥主观能动性，在做好自身防护的基础上深入一线，现场帮助一线业务人员对疫情防控资料档案的收集工作。对处于疫情较缓和地区的单位，档案人员要与一线业务人员时刻保持一致，坚守疫情防控一线，实地开展档案资料的归档及档案征集工作，确保疫情防控档案应收尽收，应归尽归。在档案资料的收集过程中，要指导一线业务人员进行档案资料的全过程管理及全流程管理，力争疫情防控工作做到哪里，档案收集就跟到哪里，确保档案资料归档的及时性，同时对一线业务人员进行档案规范收集的业务指导，确保档案资料收集的规范性、真实性。对于疫情暴发阶段因采取线上收集方式，或因疫情防控利用需要，暂时不能收集归档的资料，要在疫情好转时期或疫情结束后，及时补缺查漏，确保档案资料不遗漏、不流失，做到档案资料收集的完整性及成套性。在档案资料收集过程中，注重指导档案人员对各种渠道产生的多种形式的档案资料进行分辨及收集。档案人员要熟悉产生疫情防控档案的各类媒体渠道，例如新闻媒体在直播、采访过程中的相关纪实资料，众多网络平台、小程序及手机APP产生的诸如微博纪实、微信推送及发布等各类不同媒体渠道产生的档案资料。对在各类平台发布的属于归档范围内的疫情防控资料及宣传报道要进行鉴定与分类收集。不仅要做好诸如工作笔记、总结、汇报等传统纸质资料的收集工作，还要注重对抗疫过程中军民间涌现的感人事迹等标志性材料的收集与归档，譬如对抗疫日记、请战书、援鄂医疗队相关涂鸦，志愿者工作记录、特殊机票等的收集工作。同时还要注重对民间防疫抗疫的相关文化创作、文学作品、影视作品、故事，农村地区防控疫情的做法与经验的资料收集。档案资料收集要跳出思维局限性，要加强对各类媒体渠道产生的视频资料、文字报道、录音资料、数字图片、口述资料以及实物等其他载体形式档案资料的重点关注，并按照相应的规范进行分类收集。

三、落实疫情防控期间本级部门档案收集主体责任

（一）落实本级档案部门档案收集责任。在疫情防控期间，在迅速制订收集方案，落实指导所属单位档案收集工作的基础上，要兼顾本部门新冠疫情防控期间业务资料和专题资料的收集与归档，要确保疫情期间常规业务资料收集不缺失，疫情防控专题档案收集不缺位。对于本单位疫情防控期间产生的常规业务方面文件，在因疫情而全面封控时期，可通过线上OA系统进行收集并自动归档，待疫情结束后再进行纸质档案的补充收集。对于本单位产生的疫情防控专题资料，则要在做好自身防护的基础上，尽可能与一线疫情防控人员进行对接，深入一线进行收集，对疫情初期因防控封闭需要，暂时不能完成的档案资料收集可采用预立卷模式，进行案卷位置预留及目录打印，待疫情态势向好或疫情防控结束后再进行统一集中。

（二）根据疫情防控情况适时开展档案征集活动。随着疫情发展，要在审慎研判的基础上，适时开展疫情防控档案征集工作，对疫情期间涌现的各类具有代表性的，典型的，极为重要的档案，可在确保安全的基础上，进行征集。征集以专题档案、档案展览及纪念馆筹备、档案进一步编研利用需求等方式进行，征集档案要多元化，不限于传统形式纸质档案，还应当包括各种音频、图片、实物，譬如：各传统媒体渠道及新媒体渠道产生网络信息，微信公众号及微博发布内容；各类民间产生的大量资料，如战地日记、个人自拍视频、自述、见闻、记录影像、充满记忆的壁画、纪念防护服等。确定合理的征集范围，科学的征集方案，为档案资源的进一步优化与整合奠定一定的基础。需要特别注意的是，由于此次新冠肺炎疫情防控耗时长，蔓延范围广，因此期间产生的档案资料浩瀚复杂，各级档案机构人员应当按照档案征集相关规定，合理确定档案征集范围，既不可因征集工作不到位而造成档案散落、遗失等安全问题，也不可任意扩大档案征集范围，应按照“以我为主”的原则，征集跟本单位相关或在本档案机构行政管辖范围内的档案。

（三）及时进行档案收集过程的档案管理，补充全宗卷内容。此次新冠肺炎疫情，是我们面临的前所未有的重大突发公共卫生事件，新冠肺炎疫情防控工作规模空前，其产生的档案资料数量巨大、种类繁多、内容丰富，相关文献积累数量也日益庞大。总结疫情期间档案收集经验，形成新冠肺炎疫情防控档案收集管理的档案，及时续编全宗卷，充实全宗卷及大事记等档案检索工具内容；建立此次重大活动档案独立管理卷，对疫情防控档案的收集工作进行经验总结和资料汇总，进而将文献资料凝聚的经验及智慧更好的汇集，为今后应对突发公共卫生事件提供资料支撑。