信息社会视角下企业办公室文书档案管理改革与创新

文/鹤庆县档案局 舒新

随着我国现代信息化技术不断提升，我国企业办公室的传统文书档案管理工作方式已不适应于当前的社会大环境，逐渐被时代所淘汰，信息技术的冲击对我国企业办公室文书档案的管理工作提出了巨大的挑战。为适应当前的现代化信息社会，企业办公室人员需不断探索企业办公室文书档案管理工作的新模式，将现代化信息技术融入传统的企业办公室文书档案管理工作中。对文书档案管理工作的改革与创新，可进一步提升企业的工作效率，为企业的良好发展夯实基础。

一、文书档案管理工作改革与创新的重要性

企业的各项工作与企业办公室的文书档案管理工作有联系，良好的文书档案管理工作可推动企业各项工作顺利进展，提高企业的工作效率。当前，我国企业管理层及其员工对于企业办公室的文书档案管理工作没有形成正确的思想认识，认为文书档案管理工作的作用不明显，因此在实际的办公室文书档案管理工作中，往往会造成文书档案信息的丢失或损毁。办公室员工在面对新型的文书档案种类时，往往无从下手。在现代信息社会视角下，现代化信息技术的进步对于我国的文书档案管理工作提出了更高的要求，同时对办公室员工也提出相应的要求。在这一大环境下，如何优化办公室文书档案管理工作，成为我国企业办公室人员所面临的难题。为适应现代信息化社会，我国企业办公室员工需不断对文书档案管理工作进行改革与创新，才能使企业的文书档案管理工作适应现代社会的需求。保障企业文书档案管理工作的安全，杜绝企业文书档案丢失及损毁。办公室员工需借助现代化信息技术，有效改善企业办公室文书档案管理工作所存在的问题，优化企业办公室文书档案管理工作，不断提高自身的办公室文书档案管理能力，增强文书档案管理的技术水平，进一步推动企业良好运营。

二、企业办公室文书档案管理工作所存在的问题

我国企业目前的办公室文书档案管理工作未能适应现代化信息社会发展，存在的问题具体如下：

（一）管理人员能力良莠不齐。目前企业负责办公室文书档案管理工作的员工能力良莠不齐，业务水平存在着较大的差异性，这一现状导致管理方法存在很多不同。不同的管理方法会直接影响到文书档案管理工作的优劣，很难形成科学、统一的档案归类方法。若想改革企业办公室文书档案的管理工作，必须形成科学统一的档案归类法。

（二）未形成整体的文书档案管理工作规划。目前企业虽然有现代化电子信息存档系统，但目前的现代化电子信息存档系统缺乏整体的运营模式，没有办法形成各个部门的文书档案管理信息，一定程度上妨碍了企业的文书档案管理工作。企业管理工作人员需重视这一问题，对现代化电子信息存档系统进行优化。

（三）不注重文书档案的管理工作。企业高层及具体管理人员对于文书档案的管理工作重视程度不够，因此在企业文书档案管理工作上所投入的资金相对较少，缺乏充足的资金支持，企业办公室档案管理工作无法进行相应的改革与创新，不能将企业文书档案管理工作的价值体现出来，造成恶性循环。因此，企业需加强对文书档案管理工作的重视程度，才能将文书档案管理工作的优势最大化发挥出来。

三、企业办公室文书档案管理工作的创新方式

针对目前企业办公室文书档案管理工作所存在的问题，进行相应的创新，具体创新方式如下所述：

（一）对档案进行过程管理。企业应做好档案的过程管理工作，对档案的每一个环节都进行充分的把控。在整合搜集档案内容所需的相关资料时，必须确保所搜集数据的准确性及方式的合法性，禁止随意篡改资料内容的情况发生，更不能用虚假资料作为档案内容。在进行资料归档时，应做好编号记录，方便日后查询的便捷性，且需符合企业的归档制度。

（二）建立员工的个人档案。为有效保障企业办公室文书档案管理工作的顺利进展，企业应给每一名员工建立个人档案，提升员工工作的积极性及主动性，一旦工作发生重大状况，可依据具体的档案将责任落实到个人身上。

（三）将文书档案管理工作落实到每一个部门。将文书档案管理工作落实到企业的每一个部门，可以有效保障企业办公室文书档案管理工作有序发展。绝不能出现部门因为工作繁琐，而拒绝文书档案归档。在这一全方位的管理中，还应关注文书档案工作的安全性，避免造成信息的泄露。

（四）进行系统化的管理。为有效推动企业办公室文书档案管理工作的改革与创新，企业需对办公室文书档案管理工作实施系统化的管理。实施系统化的管理，有利于企业形成管理模式的优化，精细化、程序化的管理模式有利于推动企业办公室文书档案管理工作的进步。

四、文书档案管理工作改革与创新的策略

（一）构建完善的信息档案管理系统。目前，企业办公室的文书档案管理缺乏有效完善的信息档案管理系统，企业需加强管理，构建有效的信息档案管理系统。可以有效推动企业办公室文书档案管理工作顺利运作，全方位提升企业的工作效率。同时，信息档案管理系统的构建，可以进一步加强企业办公室文书档案的安全性，对文书档案进行保密等级制度设定。设定文书档案的保密等级，可将文书档案的保密等级大致划分为绝密、机密、秘密、一般四种形式，不同的保密等级对应不同的保密程度，可进一步优化企业办公室文书档案管理工作。在这一过程中，需注意构建档案管理的大致顺序，具体流程可分为接收文书档案、按标准对文书档案进行分类、传送分类好的文书档案、催办、对文书档案进行立卷、归档文书档案、销毁文书档案，具体实施中，应严格按照这一顺序来执行。此外，对于信息档案管理系统的保密性也不能掉以轻心。办公室管理人员需针对此做好相关的培训工作，最好签订必要的保密协议，一旦信息泄露，可依法追究责任。为方便开展企业办公室文书档案管理具体工作，平时需规范化制定企业办公室文书档案，严格按照公司的相关文书档案制度来执行，将相关制度贯彻于文书档案的起草及归档过程中。

（二）加强科学性及时效性。随着现代化信息技术的不断发展，企业办公室的文书档案管理工作中也纳入了现代化信息技术，现代化信息技术与企业办公室文书档案管理工作的融合，有效提升了文书档案管理工作的实时性及科学性。为有效保障企业办公室文书档案管理工作的实时性，需加强对文书档案管理人员的相关培训，使文书档案管理人员充分掌握现代化信息技术，在开展企业办公室文书档案管理工作时，可熟练应用现代化的信息技术。通过将现代化信息技术引入企业办公室文书档案管理工作中，可快速解决文书档案管理工作的延时性质，提高企业办公室文书档案管理工作的实时性及科学性，大幅度提升企业文书档案管理工作的工作效率，进一步带动企业的运营，优化企业的管理模式。

（三）制定相关的管理制度。要想有效确保企业办公室文书档案管理工作，企业需制定切合实际需求的相关管理制度。使得企业办公室文书档案管理工作在现代化信息社会的大背景下，能够实现更加优化的管理模式，将文书档案管理工作的价值最大化体现出来。在制定相关的管理制度时，企业需针对相关使用部门来确定。例如可将文书档案不得损坏加入文书档案的制度管理中，可加强工作人员对于文书档案的爱惜程度，在对文书档案进行归档时，不会像往常一样采取随意的模式，而是谨慎对待之。必要时，可将惩罚制度引入文书档案的管理工作中，一旦毁坏，可追究相关工作人员的责任。最为关键的一点是，在对企业文书档案进行电子文档的使用时，使用部门需注意切断一切外网，仅在企业内部网络上进行浏览，这样做可避免企业电子文书档案的信息泄露，提高企业文书档案的安全性，保障企业自身的利益，不会对企业造成巨大的打击。

（四）注重电子防火墙的安装。为有效保障企业文书档案的安全性，避免企业文书档案的信息丢失，企业应在内部普及安装电子防火墙及各类杀毒软件，在规定时间内对电脑进行杀毒，这样一来，可确保企业电子文书档案的安全程度，不会被外来病毒及电子黑客攻击企业内网，盗取企业的核心机密等。企业可将这一制度纳入企业的文书档案管理体系中，若有不遵守规定的员工，可依法给予批评处分。

五、结语

综上所述，企业办公室的文书档案管理工作对于企业的发展有着十分重要的作用，加强文书档案的管理工作，可有效提升企业内部的工作效率，推动企业的运营，获得更高的经济收益。随着现代化信息技术在日常生活中的普及，传统的企业文书档案管理模式已不能满足现代化社会的诉求。企业文书档案管理工作的改革与创新已是大势所趋，企业应注重构建完善的信息档案管理系统、加强科学性及时效性、制定相关的管理制度、注重电子防火墙的安装，才能有效推动企业办公室文书档案管理工作不断进步，适应现代化信息社会的需求。